Googleドライブの共有に有効期限を設定する方法

外部の担当者に金曜日までプロジェクトフォルダを見てもらう場合、共有後もアクセス権が残り続けないようにしたいものです。Googleドライブでは特定の相手のアクセスに有効期限を設定できますが、対象となる職場・学校アカウントに限られます。匿名の共有URL全体にタイマーを設定する機能ではありません。個人アカウントでは別の終了手順が必要です。

目的に合ったアクセス制御を選ぶ

目的	適した方法
指定した共同作業者のアクセスを自動で終了する	アカウントと権限が対応していればドライブの有効期限を使う
個人アカウントの共有を終了する	アクセスを制限し、共有相手を手動で削除する
配布するリンクに期限を付ける	ドライブの権限を維持したまま別の期限付きリンクを使う

機密資料では一般的なアクセスを制限付きに保ち、必要な相手だけを追加してください。対象アカウントと相手の権限についてはGoogleの共有ガイドで説明されています。

対象アカウントで有効期限を設定する

パソコンで次の操作を行います。

ドライブでファイルまたはフォルダを選び、共有を開きます。
相手を追加し、必要最小限の権限を付与します。
相手の名前の横にある権限メニューで、表示される場合は有効期限を追加を選びます。
ドライブに表示される期限を選択して保存します。
共有画面を開き直し、相手、権限、有効期限を確認します。

Googleのアクセス管理の説明では、1年以内の日付を選択するよう案内しています。フォルダでは閲覧者のアクセスに期限を設定できます。メニューは対象アカウント、項目の種類、権限、組織のポリシーによって異なります。項目が見つからない場合は、すべてのWorkspaceアカウントで使えると思い込まず、管理者に条件を確認してください。

期限は設定したアクセス権に適用されます。グループ、親フォルダ、より広い共有設定から別の権限を得ていれば、引き続きアクセスできる場合があります。期限ですべて遮断できると考える前に、これらの経路も確認しましょう。

個人アカウントでは手動で共有を終了する

個人のGmailアカウントでファイル名を変えたり、説明欄に日付を書いたりしても、標準の期限設定機能は追加されません。項目を制限付きにして相手を指定し、カレンダーに権限削除の予定を登録してください。

期限になったら共有から相手を削除して保存し、親フォルダの権限も確認します。一般的なアクセスが「リンクを知っている全員」になっていた場合は、そちらも制限します。権限を失ったアカウントから確認してください。所有者として開けることは、相手のアクセスが終了した証拠にはなりません。

送るリンクに期限を付ける

ドライブのURLを指定してLOCK.PUBリンクを作成し、パスワードを設定できます。有効期限は対応するプランで設定できます。これは転送前のアクセス確認を追加する仕組みです。その確認を通過してもドライブ側の権限は必要なので、ファイルは制限付きのままで構いません。

この仕組みでドライブのファイルが暗号化されたり、元のアクセス権が取り消されたりするわけではありません。元のURLをコピーした人は、ドライブで許可されている間は再利用できます。期限切れによってダウンロード済みのコピーを回収したり、スクリーンショットを防いだりもできません。原本はドライブの権限で、配布する入口は追加のリンクで管理しましょう。

共有から終了まで確認する

金曜日まで作業する外部担当者の例なら、編集が不要な場合は専用のプロジェクトフォルダを閲覧者として共有します。対象アカウントなら標準の有効期限を設定し、それ以外は削除の予定を入れます。保護リンクを送り、期限も伝えてください。

送信前に相手のメールアドレス、権限、親フォルダのアクセス、各サービスに表示される期限を確認します。期限後は配布リンクとドライブへのアクセスを別々に確認してください。ファイルの移動や権限の変更でアクセス関係が変わるため、変更後にも共有設定を見直しましょう。

よくある質問

有効期限が切れるとファイルは削除されますか？

いいえ。該当のアクセス権が終了するだけで、所有者のファイルは残ります。保存済みのコピーはその権限では管理できません。

元のURLを引き続き開けるのはなぜですか？

別の経路で権限を持っているか、追加したリンクだけが期限切れになった可能性があります。ドライブの共有設定と継承したアクセス権を調べてください。

手間を省くために機密ファイルを公開してもよいですか？

制限付きのまま、必要な相手に権限を付与してください。追加リンクのパスワードは、公開された原本を非公開にはしません。