วิธีตั้งวันหมดอายุการแชร์ใน Google Drive

ฟรีแลนซ์ต้องใช้โฟลเดอร์โครงการถึงวันศุกร์ คุณอยากแชร์ตอนนี้โดยไม่เปิดสิทธิ์ทิ้งไว้ตลอดไป Google Drive ตั้งวันหมดอายุให้สิทธิ์ของบุคคลที่ระบุได้ แต่ใช้ได้เฉพาะบัญชีที่ทำงานหรือสถานศึกษาที่เข้าเงื่อนไขเท่านั้น ไม่ใช่ตัวจับเวลาสำหรับ URL แชร์แบบไม่ระบุตัวตนทุกประเภท บัญชีส่วนตัวจึงต้องใช้ขั้นตอนปิดการแชร์อีกแบบหนึ่ง

เลือกการควบคุมสิทธิ์ให้ตรงเป้าหมาย

สำหรับข้อมูลลับ ให้คง สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป เป็น จำกัด และเพิ่มผู้รับเป็นรายคน คู่มือการแชร์ของ Google อธิบายเงื่อนไขบัญชีและสิทธิ์ของผู้รับ

ตั้งวันหมดอายุด้วยบัญชีที่รองรับ

ทำบนคอมพิวเตอร์ดังนี้

1. เปิด Drive เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ แล้วกด แชร์
2. เพิ่มผู้รับพร้อมสิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นต่องาน
3. เปิดเมนูบทบาทข้างชื่อผู้รับ แล้วเลือก เพิ่มวันหมดอายุ หากมีตัวเลือกนี้
4. เลือกกำหนดเวลาที่ Drive แสดงแล้วบันทึกการเปลี่ยนแปลง
5. เปิดหน้าการแชร์อีกครั้งเพื่อตรวจสอบผู้รับ บทบาท และวันหมดอายุ

คำแนะนำการจัดการสิทธิ์ของ Google ระบุให้เลือกวันที่ภายในหนึ่งปี สำหรับโฟลเดอร์ วันหมดอายุใช้ได้กับสิทธิ์ผู้มีสิทธิ์ดู เมนูขึ้นอยู่กับเงื่อนไขบัญชี ประเภทของรายการ บทบาท และนโยบายองค์กร หากไม่มีตัวเลือก ให้ตรวจสอบเงื่อนไขกับผู้ดูแลระบบ แทนที่จะคิดว่าบัญชี Workspace ทุกบัญชีรองรับ

วันหมดอายุมีผลกับสิทธิ์ที่คุณตั้งไว้ หากได้รับสิทธิ์อื่นผ่านกลุ่ม โฟลเดอร์หลัก หรือการแชร์ที่กว้างกว่า ผู้รับอาจยังเข้าถึงได้ ตรวจสอบเส้นทางเหล่านี้ก่อนถือว่ากำหนดเวลาคือการตัดสิทธิ์ทั้งหมด

บัญชีส่วนตัวต้องปิดการแชร์ด้วยตนเอง

การเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือใส่วันที่ในคำอธิบายไม่ได้เพิ่มฟังก์ชันหมดอายุในตัวให้บัญชี Gmail ส่วนตัว ให้คงรายการเป็นแบบจำกัด แชร์กับบุคคลที่ระบุ และตั้งเตือนในปฏิทินให้นำสิทธิ์ออก

เมื่อถึงกำหนด เปิด แชร์ นำผู้รับออก บันทึก แล้วตรวจสอบสิทธิ์ของโฟลเดอร์หลักด้วย หากสิทธิ์ทั่วไปเดิมอนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์เปิดได้ ให้จำกัดค่านั้นเช่นกัน ทดสอบจากบัญชีที่ไม่มีสิทธิ์แล้ว เพราะเซสชันของเจ้าของเองพิสูจน์ไม่ได้ว่าสิทธิ์ของคนอื่นสิ้นสุดลง

เพิ่มกำหนดเวลาให้ลิงก์ที่ส่ง

คุณสามารถ สร้างลิงก์ LOCK.PUB ที่ชี้ไปยัง URL ของ Drive แล้วตั้งรหัสผ่านได้ ส่วนวันหมดอายุจะตั้งได้เมื่อแผนของคุณรองรับ วิธีนี้เพิ่มด่านตรวจสิทธิ์ก่อนเปลี่ยนเส้นทาง หลังผ่านด่าน ผู้รับยังต้องมีสิทธิ์ของ Drive ดังนั้นไฟล์ที่จำกัดจึงคงสถานะจำกัดไว้ได้

ด่านนี้ไม่ได้เข้ารหัสไฟล์ Drive หรือเพิกถอนสิทธิ์ต้นฉบับ คนที่คัดลอก URL ต้นฉบับไว้แล้วสามารถใช้ซ้ำได้ตราบที่ Drive ยังอนุญาต วันหมดอายุยังเรียกคืนสำเนาที่ดาวน์โหลดแล้วหรือป้องกันภาพหน้าจอไม่ได้ ให้ควบคุมต้นฉบับด้วยสิทธิ์ Drive และใช้ลิงก์เสริมจัดการช่องทางเข้าที่คุณแจกจ่าย

ตรวจสอบการส่งมอบทั้งกระบวนการ

ในตัวอย่างฟรีแลนซ์ที่ทำงานถึงวันศุกร์ ให้แชร์โฟลเดอร์โครงการแยกต่างหากเป็นผู้มีสิทธิ์ดูหากไม่จำเป็นต้องแก้ไข ตั้งวันหมดอายุในตัวเมื่อบัญชีรองรับ มิฉะนั้นนัดเวลานำสิทธิ์ออก ส่งลิงก์ที่ป้องกันแล้วพร้อมอธิบายกำหนดเวลา

ก่อนส่ง ตรวจสอบอีเมลผู้รับ บทบาท สิทธิ์โฟลเดอร์หลัก และกำหนดเวลาที่แต่ละบริการแสดง หลังครบกำหนดให้ทดสอบลิงก์ที่ส่งกับสิทธิ์ Drive แยกกัน การย้ายไฟล์หรือเปลี่ยนบทบาทอาจเปลี่ยนสิทธิ์ จึงควรตรวจการแชร์อีกครั้งหลังทำรายการเหล่านั้น

คำถามที่พบบ่อย

เมื่อหมดอายุ ไฟล์จะถูกลบหรือไม่

ไม่ สิทธิ์ที่เกี่ยวข้องจะสิ้นสุดลง แต่ไฟล์ของเจ้าของยังอยู่ สำเนาที่บันทึกไว้แล้วอยู่นอกการควบคุมของสิทธิ์นั้น

ทำไม URL ต้นฉบับยังเปิดได้

อาจมีสิทธิ์จากเส้นทางอื่น หรือมีเพียงลิงก์เสริมที่หมดอายุ ตรวจสอบการแชร์ใน Drive และสิทธิ์ที่สืบทอดมา

เปิดไฟล์อ่อนไหวเป็นสาธารณะเพื่อความสะดวกได้ไหม

ควรคงแบบจำกัดแล้วให้สิทธิ์เฉพาะผู้รับที่ต้องการ รหัสผ่านของลิงก์เสริมไม่ได้ทำให้ต้นฉบับที่เปิดสาธารณะกลายเป็นส่วนตัว

อ่านเพิ่มเติมเรื่อง การป้องกัน Drive ด้วยรหัสผ่าน, การป้องกันและรหัสผ่านในชีต และ วิธีรับมือเมื่อลิงก์ Drive รั่วไหล