Google ชีตตั้งรหัสผ่านได้ไหม? แยกการป้องกันชีตออกจากการแชร์

คุณอาจต้องการให้เพื่อนร่วมงานอัปเดตงบประมาณโดยไม่แก้สูตร หรือให้ลูกค้าเห็นใบเสนอราคาแต่ไม่เห็นต้นทุนภายใน ทั้งสองกรณีเป็นคนละปัญหา Google ชีตแบบดั้งเดิมไม่สามารถกำหนดรหัสผ่านแยกเพื่อเปิดทั้งไฟล์หรือแท็บใดแท็บหนึ่งได้ การป้องกันชีตและช่วงควบคุมการแก้ไข ส่วนสิทธิ์แชร์ของ Google กำหนดว่าใครเปิดไฟล์ได้

เริ่มจากระบุสิ่งที่ต้องป้องกัน

สมมติไฟล์หนึ่งมีใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว งบประมาณทำงาน และการคำนวณกำไรภายใน การป้องกันเซลล์กำไรห้ามผู้ร่วมงานบางคนแก้ไข แต่ไม่ได้ทำให้ตัวเลขเป็นความลับ ให้สร้างไฟล์แยกสำหรับลูกค้าที่มีเฉพาะใบเสนอราคาที่อนุมัติ ตรวจด้วยว่าสูตร ความคิดเห็น และแท็บอื่นไม่เผยข้อมูลภายใน

Google เตือนว่าไม่ควรถือการป้องกันชีตเป็นมาตรการรักษาความปลอดภัย แท็บที่ซ่อนก็ไม่เหมาะสำหรับเก็บความลับ เพราะผู้แก้ไขแสดงแท็บกลับมาได้ และผู้ดูที่สร้างสำเนาได้ก็แสดงแท็บในสำเนานั้นได้ คู่มือการป้องกันของ Google

ป้องกันสูตรจากการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ

ถ้าผู้ร่วมงานอ่านทั้งไฟล์ได้ แต่ควรแก้เฉพาะข้อมูลนำเข้าบางส่วน ให้ทำดังนี้

1. เปิดสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์แล้วเลือก ข้อมูล → ป้องกันชีตและช่วง
2. เพิ่มช่วงที่มีสูตรงบประมาณ หรือเลือกทั้งชีต
3. เปิดสิทธิ์แล้วระบุผู้ที่แก้ไขได้ การแสดงคำเตือนอย่างเดียวเพียงขอการยืนยัน ไม่ได้ห้ามการเปลี่ยนแปลง
4. เปิดให้แก้ไขเซลล์รับข้อมูลที่ต้องใช้ และทดสอบด้วยสิทธิ์ของผู้ร่วมงาน

เช่น ป้องกันสูตรยอดรวมและภาษี แต่เปิดเซลล์จำนวนให้แก้ได้ ตั้งชื่อการป้องกันให้ชัดเพื่อให้ผู้ดูแลคนต่อไปเข้าใจจุดประสงค์

จำกัดผู้ที่อ่านสเปรดชีตได้

เปิด แชร์ เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงทั่วไปเป็น จำกัด แล้วเพิ่มเฉพาะผู้รับที่ต้องการ เลือกผู้ดูสำหรับอ่าน ผู้แสดงความคิดเห็นสำหรับให้ข้อเสนอแนะ และผู้แก้ไขสำหรับเปลี่ยนข้อมูล ตรวจสิทธิ์ที่สืบทอดจากโฟลเดอร์ รวมถึงบุคคลและกลุ่มที่มีอยู่ด้วย การเปลี่ยนตัวเลือกเดียวแทนการตรวจรายการเข้าถึงทั้งหมดไม่ได้

หากมีตัวเลือก ให้ตรวจการคัดลอก ดาวน์โหลด พิมพ์ และการแชร์ต่อของผู้แก้ไข สิ่งเหล่านี้อาจลดการส่งต่ออย่างไม่ระวัง แต่เรียกข้อมูลที่บันทึกไปแล้วกลับคืนไม่ได้ ทดสอบทั้งว่าผู้รับที่ถูกต้องเปิดได้ และบัญชีที่ไม่เกี่ยวข้องถูกปฏิเสธ คู่มือการแชร์ของ Google

เป้าหมาย	วิธีควบคุมที่เหมาะสม	ข้อจำกัดหลัก
รักษาสูตร	ป้องกันช่วงหรือชีต	ผู้อ่านที่มีสิทธิ์ยังเห็นเนื้อหา
เก็บแท็บเป็นความลับ	แยกข้อมูลที่อนุมัติไว้ในไฟล์จำกัดสิทธิ์	แท็บที่ซ่อนในต้นฉบับไม่ใช่พื้นที่ส่วนตัว
จำกัดผู้อ่าน	แชร์แบบจำกัดให้ผู้รับเฉพาะคน	ต้องตรวจโฟลเดอร์และกลุ่มด้วย
ขอรหัสผ่านก่อน URL ที่แชร์	ลิงก์ที่มีรหัสผ่าน	URL ต้นฉบับกับสิทธิ์ Google ยังแยกกัน
ส่งสำเนาคงที่แบบเข้ารหัส	เข้ารหัสตัวไฟล์ที่ส่งออก	ไม่มีการทำงานร่วมกันสดหรืออัปเดตภายหลัง

เพิ่มรหัสผ่านให้ลิงก์โดยเข้าใจข้อจำกัด

ถ้าขั้นตอนรหัสผ่านเหมาะกับงาน ให้สร้างลิงก์ที่ป้องกัน ใส่ URL ของชีตเป็นปลายทาง แล้วแชร์ลิงก์ใหม่นี้ หากทำได้ให้ส่งรหัสผ่านอีกช่องทาง รักษาสิทธิ์ Google ของต้นฉบับให้แคบเท่าที่ผู้รับจำเป็นต้องใช้

ลิงก์นี้ควบคุมขั้นตอนการทราบ URL ต้นฉบับ โดย ไม่ได้เข้ารหัสสเปรดชีต เปลี่ยนสิทธิ์ Google หรือให้คนไม่มีสิทธิ์เปิดไฟล์ที่จำกัด เมื่อรู้ URL ต้นฉบับแล้วก็ใช้โดยตรงได้หาก Google อนุญาต การให้ลิงก์ป้องกันหมดอายุหรือปิดใช้งานไม่เพิกถอน URL ต้นฉบับหรือสำเนาที่ดาวน์โหลดแล้ว

ถ้าต้องการรหัสผ่านที่ตัวไฟล์

ส่งออกสำเนา Excel หรือ PDF ที่เหมาะสม แล้วใช้การเข้ารหัสที่ต้องกรอกรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ การป้องกันการแก้ไขสมุดงานหรือเวิร์กชีตเป็นคนละคุณสมบัติ ตรวจเนื้อหาที่ส่งออกและหน้าขอรหัสผ่านก่อนส่ง การส่งออกอย่างเดียวไม่ได้เพิ่มการเข้ารหัส สำเนาคงที่นี้จะไม่เปลี่ยนตามชีตออนไลน์ภายหลัง

คำถามที่พบบ่อย

แต่ละแท็บมีรหัสผ่านสำหรับอ่านของตัวเองได้ไหม?

ไม่ได้ ให้แยกข้อมูลสำหรับคนต่างกลุ่มเป็นคนละไฟล์ แล้วกำหนดสิทธิ์แชร์ของแต่ละไฟล์

การซ่อนชีตป้องกันเนื้อหาไหม?

ไม่ การซ่อนช่วยจัดระเบียบ ไม่ใช่ขอบเขตความลับ

ลิงก์ที่ป้องกันใช้แทนคำเชิญ Google ได้ไหม?

ไม่ได้ หลังผ่านรหัสผ่าน ชีตที่จำกัดยังต้องมีสิทธิ์ของผู้รับตามที่ Google อนุญาต

อ่านต่อ: รหัสผ่าน Google เอกสาร, ป้องกันลิงก์ Drive, วันหมดอายุของการแชร์ และเมื่อ URL ของ Drive รั่วไหล