Como definir a expiração do compartilhamento no Google Drive

Um prestador precisa consultar a pasta de um projeto até sexta-feira. Você quer compartilhá-la agora sem deixar o acesso aberto indefinidamente. O Google Drive pode encerrar o acesso de uma pessoa específica em uma data, mas só em contas de trabalho ou escola qualificadas. Não é um temporizador universal para uma URL anônima. Contas pessoais precisam de outra rotina de encerramento.

Escolha o controle de acesso adequado

Objetivo	Abordagem indicada
Encerrar automaticamente o acesso de um colaborador identificado	Expiração do Drive, se a conta e a função permitirem
Encerrar o compartilhamento em conta pessoal	Restringir o acesso e remover os destinatários manualmente
Definir validade para um link distribuído	Link adicional com expiração, mantendo as permissões do Drive

Para materiais confidenciais, mantenha Acesso geral como Restrito e adicione pessoas específicas. O guia de compartilhamento do Google explica os requisitos da conta e as permissões dos destinatários.

Configure a expiração em uma conta qualificada

No computador:

Abra o Drive, selecione o arquivo ou pasta e clique em Compartilhar.
Adicione o destinatário com o mínimo de permissões necessário.
Abra o menu de função ao lado do nome e escolha Adicionar expiração, se disponível.
Selecione o prazo exibido pelo Drive e salve.
Abra o compartilhamento novamente e confira destinatário, função e expiração.

As instruções de gerenciamento de acesso orientam a selecionar uma data dentro de um ano. Em pastas, a expiração está disponível para leitores. Os menus dependem da elegibilidade da conta, do tipo de item, da função e das políticas da organização. Se a opção não aparecer, verifique essas condições com o administrador, sem presumir que toda conta Workspace oferece o recurso.

A expiração vale para a permissão configurada. Outro acesso concedido por grupo, pasta superior ou compartilhamento mais amplo pode continuar válido. Confira esses caminhos antes de considerar o prazo um corte completo de acesso.

Encerre manualmente em uma conta pessoal

Renomear um arquivo ou colocar uma data na descrição não adiciona expiração nativa a uma conta Gmail pessoal. Mantenha o item restrito, compartilhe com destinatários identificados e crie um lembrete no calendário para remover as permissões.

No prazo combinado, abra Compartilhar, remova o destinatário, salve e revise as permissões da pasta superior. Se o acesso geral permitia qualquer pessoa com o link, restrinja essa opção também. Confira usando uma conta que não tenha mais permissão; a sessão do proprietário não comprova que o acesso de outra pessoa terminou.

Coloque validade no link enviado

Você pode criar um link LOCK.PUB apontando para a URL do Drive e definir uma senha e, se o seu plano permitir, uma expiração. Isso cria uma barreira de acesso antes do redirecionamento. Depois dela, o destinatário ainda precisa cumprir as permissões do Drive, portanto o arquivo pode permanecer restrito.

A barreira não criptografa o arquivo nem revoga suas permissões. Quem já copiou a URL original poderá reutilizá-la enquanto o Drive permitir. A expiração também não recupera cópias baixadas nem impede capturas de tela. Controle o original pelas permissões do Drive e use o link adicional para gerenciar a entrada que você distribui.

Confira toda a entrega

No exemplo do prestador que termina na sexta, compartilhe uma pasta separada do projeto como leitor se ele não precisar editar. Configure a expiração nativa quando possível; caso contrário, agende a remoção. Envie o link protegido e explique o prazo.

Antes de enviar, confira o e-mail do destinatário, a função, o acesso à pasta superior e o prazo mostrado em cada serviço. Depois do prazo, verifique separadamente o link distribuído e o acesso ao Drive. Mover arquivos ou alterar funções pode mudar as permissões, então revise o compartilhamento após essas mudanças.

Perguntas frequentes

A expiração exclui meu arquivo?

Não. Ela encerra a permissão correspondente; o arquivo do proprietário permanece. Cópias já salvas ficam fora do controle dessa permissão.

Por que a URL original ainda abre?

Pode existir outra forma de permissão, ou apenas o link adicional expirou. Confira o compartilhamento no Drive e os acessos herdados.

Posso tornar público um arquivo sensível para facilitar?

Mantenha-o restrito e autorize as pessoas previstas. A senha de um link adicional não torna privado um original público.

Veja também proteção por senha no Drive, proteção e senhas no Planilhas e o que fazer após o vazamento de um link do Drive.