Bisakah Google Spreadsheet Diberi Kata Sandi? Perlindungan dan Berbagi

Anda ingin rekan memperbarui anggaran tanpa mengubah rumus, atau klien melihat penawaran tanpa mengetahui biaya internal. Keduanya memerlukan pengaturan berbeda. Google Spreadsheet asli tidak menyediakan kata sandi terpisah untuk membuka file atau tab tertentu. Perlindungan sheet dan rentang mengendalikan pengeditan; izin berbagi Google menentukan siapa yang dapat membuka file.

Tentukan dahulu apa yang perlu dilindungi

Misalnya, satu file berisi penawaran yang disetujui, anggaran kerja, dan perhitungan margin rahasia. Melindungi sel margin mencegah kolaborator tertentu mengubahnya, tetapi tidak menyembunyikan nilainya. Buat file khusus klien yang hanya memuat penawaran yang disetujui. Periksa juga rumus, komentar, dan tab lain agar tidak membocorkan informasi internal.

Google memperingatkan agar perlindungan sheet tidak dianggap sebagai langkah keamanan. Tab tersembunyi juga tidak cocok untuk menyimpan rahasia: editor bisa menampilkannya, dan pelihat yang boleh menyalin file bisa menampilkannya dalam salinan. Panduan perlindungan Google

Cegah perubahan rumus yang tidak disengaja

Gunakan langkah berikut jika kolaborator boleh membaca seluruh file, tetapi hanya mengedit masukan tertentu:

1. Buka spreadsheet di komputer, lalu pilih Data → Lindungi sheet dan rentang.
2. Tambahkan rentang berisi rumus anggaran atau pilih seluruh sheet.
3. Buka izin dan tentukan siapa yang boleh mengedit. Peringatan saja hanya meminta konfirmasi, bukan memblokir perubahan.
4. Biarkan sel masukan dapat diedit dan uji pengaturan menggunakan akses kolaborator.

Contohnya, lindungi rumus total dan pajak sambil membiarkan sel jumlah terbuka. Berikan nama perlindungan yang jelas agar pengelola berikutnya memahami tujuannya.

Batasi siapa yang dapat membaca

Buka Bagikan, ubah akses umum menjadi Dibatasi, dan tambahkan hanya penerima yang dimaksud. Pilih Pelihat untuk membaca, Pemberi komentar untuk masukan, atau Editor untuk perubahan. Tinjau pula akses warisan folder serta orang dan grup yang sudah memiliki izin. Mengubah satu opsi tidak menggantikan pemeriksaan seluruh daftar akses.

Jika tersedia, tinjau pengaturan penyalinan, unduhan, pencetakan, dan berbagi ulang oleh editor. Opsi tersebut dapat mengurangi penyebaran sembarangan, tetapi tidak menarik informasi yang sudah disimpan. Pastikan penerima yang benar dapat masuk dan akun yang tidak dimaksud tidak dapat membukanya. Panduan berbagi Google

Tambahkan kata sandi pada tautan dengan memahami batasnya

Jika sesuai dengan proses Anda, buat tautan terlindungi, masukkan URL spreadsheet sebagai tujuan, lalu bagikan tautan itu. Bila memungkinkan, kirim kata sandi lewat saluran lain. Pertahankan izin file Google sesempit kebutuhan penerima.

Tautan ini membatasi langkah untuk mengetahui URL asli. Tautan tidak mengenkripsi spreadsheet, mengubah izin Google, atau memberi penerima tanpa izin akses ke file terbatas. Setelah mengetahui URL asli, seseorang dapat menggunakannya langsung jika Google mengizinkan. Kedaluwarsa atau penonaktifan tautan pelindung tidak mencabut URL asli maupun salinan unduhan.

Jika file itu sendiri memerlukan kata sandi

Ekspor salinan Excel atau PDF yang sesuai, lalu gunakan fitur enkripsi yang meminta kata sandi untuk membuka file. Perlindungan pengeditan buku kerja atau worksheet merupakan fitur berbeda. Periksa isi ekspor dan permintaan kata sandi sebelum mengirim; ekspor saja tidak menambahkan enkripsi. Salinan tersebut tidak mengikuti perubahan berikutnya pada spreadsheet daring.

Pertanyaan umum

Bisakah setiap tab memiliki kata sandi baca sendiri?

Tidak. Pisahkan data untuk kelompok berbeda ke file tersendiri dan atur izin setiap file.

Apakah menyembunyikan sheet melindungi isinya?

Tidak. Menyembunyikan membantu penataan, bukan membentuk batas kerahasiaan.

Apakah tautan terlindungi menggantikan undangan Google?

Tidak. Setelah langkah kata sandi, file terbatas tetap memerlukan akses penerima yang diizinkan Google.

Baca juga kata sandi Google Dokumen, perlindungan tautan Drive, masa berlaku berbagi, dan tindakan saat tautan Drive bocor.