Cara Menetapkan Masa Berlaku Berbagi di Google Drive

Seorang pekerja lepas membutuhkan folder proyek hingga Jumat. Anda ingin membagikannya sekarang tanpa membiarkan akses terbuka selamanya. Google Drive dapat mengakhiri akses seseorang pada tanggal tertentu, tetapi hanya pada akun kerja atau sekolah yang memenuhi syarat. Ini bukan penghitung waktu umum untuk URL berbagi anonim. Akun pribadi memerlukan prosedur penutupan yang berbeda.

Pilih kontrol akses yang sesuai

Untuk materi rahasia, pertahankan Akses umum sebagai Dibatasi dan tambahkan penerima tertentu. Panduan berbagi Google menjelaskan kelayakan akun dan izin penerima.

Tetapkan masa berlaku pada akun yang memenuhi syarat

Di komputer:

1. Buka Drive, pilih file atau folder, lalu klik Bagikan.
2. Tambahkan penerima dengan izin paling sedikit yang dibutuhkan.
3. Buka menu peran di samping namanya dan pilih Tambahkan masa berlaku, jika tersedia.
4. Pilih tenggat yang ditampilkan Drive dan simpan perubahan.
5. Buka kembali pengaturan berbagi untuk memastikan penerima, peran, dan tanggal berakhir.

Petunjuk pengelolaan akses Google menyebutkan tanggal dalam satu tahun. Untuk folder, masa berlaku tersedia pada akses Pelihat. Menu bergantung pada kelayakan akun, jenis item, peran, dan kebijakan organisasi. Jika opsi tidak ada, periksa kondisi tersebut dengan administrator, bukan menganggap semua akun Workspace mendukungnya.

Masa berlaku diterapkan pada izin yang Anda atur. Izin lain melalui grup, folder induk, atau pengaturan berbagi yang lebih luas mungkin tetap memberi akses. Periksa jalur tersebut sebelum menganggap tenggat sebagai penutupan akses sepenuhnya.

Akhiri berbagi secara manual pada akun pribadi

Mengganti nama file atau menuliskan tanggal di deskripsi tidak menambahkan fitur kedaluwarsa bawaan pada akun Gmail pribadi. Pertahankan item sebagai dibatasi, bagikan kepada orang tertentu, dan pasang pengingat kalender untuk mencabut izin.

Saat tenggat tiba, buka Bagikan, hapus penerima, simpan, lalu periksa izin folder induk. Jika akses umum sebelumnya mengizinkan siapa saja yang memiliki tautan, batasi pengaturan itu juga. Periksa dari akun yang tidak lagi memiliki izin; sesi pemilik tidak membuktikan bahwa akses orang lain sudah berakhir.

Tambahkan tenggat pada tautan yang dikirim

Anda dapat membuat tautan LOCK.PUB menuju URL Drive dan mengatur kata sandi, serta masa berlaku jika paket Anda mendukungnya. Ini menambahkan gerbang akses sebelum pengalihan. Setelah melewatinya, penerima masih memerlukan izin Drive, sehingga file yang dibatasi dapat tetap dibatasi.

Gerbang ini tidak mengenkripsi file Drive atau mencabut izinnya. Orang yang sudah menyalin URL asli dapat menggunakannya kembali selama Drive mengizinkan akses. Kedaluwarsa juga tidak menarik kembali salinan yang sudah diunduh atau mencegah tangkapan layar. Kendalikan file asli melalui izin Drive dan pintu masuk yang Anda sebarkan melalui tautan tambahan.

Periksa seluruh proses penyerahan

Untuk pekerja yang selesai pada Jumat, bagikan folder proyek terpisah sebagai Pelihat jika pengeditan tidak diperlukan. Tetapkan masa berlaku bawaan bila tersedia; jika tidak, jadwalkan pencabutan. Kirim tautan terlindungi dan jelaskan tenggatnya.

Sebelum mengirim, periksa email penerima, peran, akses folder induk, dan tanggal yang ditampilkan setiap layanan. Setelah tenggat, verifikasi tautan yang dikirim dan akses Drive secara terpisah. Memindahkan file atau mengganti peran dapat mengubah izin, jadi tinjau ulang berbagi setelah perubahan tersebut.

Pertanyaan umum

Apakah file saya terhapus saat masa berlaku habis?

Tidak. Izin terkait berakhir, sedangkan file pemilik tetap ada. Salinan yang sudah disimpan berada di luar kendali izin tersebut.

Mengapa URL asli masih bisa dibuka?

Mungkin ada jalur izin lain, atau hanya tautan tambahan yang kedaluwarsa. Periksa pengaturan berbagi Drive dan akses yang diwariskan.

Bolehkah file sensitif dibuat publik agar lebih mudah?

Pertahankan sebagai dibatasi dan beri akses kepada orang yang dituju. Kata sandi pada tautan tambahan tidak membuat file asli yang publik menjadi privat.

Baca juga perlindungan kata sandi Drive, perlindungan dan kata sandi Spreadsheet, serta langkah saat tautan Drive bocor.