Google Trang tính có đặt mật khẩu được không? Phân biệt bảo vệ và chia sẻ

Bạn muốn đồng nghiệp cập nhật ngân sách mà không sửa công thức, hoặc cho khách xem báo giá nhưng không thấy chi phí nội bộ. Đây là hai nhu cầu khác nhau. Google Trang tính nguyên bản không hỗ trợ mật khẩu riêng để mở cả tệp hay một thẻ cụ thể. Bảo vệ trang tính và dải ô kiểm soát việc chỉnh sửa; quyền chia sẻ của Google quyết định ai được mở tệp.

Xác định thứ cần bảo vệ trước

Giả sử một tệp chứa báo giá đã duyệt, ngân sách làm việc và phép tính biên lợi nhuận riêng. Bảo vệ ô lợi nhuận ngăn một số cộng tác viên sửa chúng, nhưng không giấu các giá trị đó. Hãy tạo tệp riêng cho khách, chỉ chứa báo giá đã duyệt. Kiểm tra cả công thức, nhận xét và thẻ khác để tránh lộ thông tin nội bộ.

Google cảnh báo không nên coi bảo vệ trang tính là biện pháp bảo mật. Thẻ ẩn cũng không phù hợp để giữ bí mật: người chỉnh sửa có thể hiện lại, còn người xem được phép tạo bản sao có thể hiện chúng trong bản sao. Hướng dẫn bảo vệ của Google

Tránh vô tình sửa công thức

Dùng quy trình này khi cộng tác viên được đọc toàn bộ tệp nhưng chỉ nên sửa một số dữ liệu đầu vào:

1. Mở bảng tính trên máy tính, chọn Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.
2. Thêm dải ô chứa công thức ngân sách hoặc chọn cả trang tính.
3. Mở phần quyền và chọn người được sửa. Chỉ hiện cảnh báo là yêu cầu xác nhận, không chặn chỉnh sửa.
4. Giữ các ô nhập liệu được chỉnh sửa và thử bằng quyền truy cập của cộng tác viên.

Ví dụ, bảo vệ công thức tổng và thuế, nhưng để ô số lượng mở. Đặt tên bảo vệ rõ ràng để người quản lý tiếp theo hiểu mục đích.

Giới hạn người được đọc bảng tính

Mở Chia sẻ, đổi quyền truy cập chung thành Bị hạn chế, rồi chỉ thêm người nhận cần thiết. Chọn Người xem để đọc, Người nhận xét để góp ý, Người chỉnh sửa để thay đổi. Kiểm tra quyền kế thừa từ thư mục và những người, nhóm đã có quyền. Đổi một tùy chọn không thay thế việc rà soát cả danh sách.

Nếu có, xem lại tùy chọn sao chép, tải xuống, in và chia sẻ lại của người chỉnh sửa. Chúng có thể giảm việc phát tán tiện tay, nhưng không thu hồi thông tin đã lưu. Khi thử, xác nhận cả người nhận đúng mở được và tài khoản ngoài dự kiến bị từ chối. Hướng dẫn chia sẻ của Google

Thêm mật khẩu cho liên kết và hiểu giới hạn

Nếu phù hợp quy trình, hãy tạo liên kết bảo vệ, đặt URL bảng tính làm đích rồi chia sẻ liên kết đó. Khi thuận tiện, gửi mật khẩu qua kênh khác. Giữ quyền Google của tệp gốc hẹp nhất theo nhu cầu người nhận.

Liên kết này kiểm soát bước biết URL gốc. Nó không mã hóa bảng tính, không đổi quyền Google và không cho người chưa được phép mở tệp hạn chế. Ai đã biết URL gốc có thể truy cập trực tiếp nếu Google cho phép. Làm hết hạn hoặc tắt liên kết bảo vệ không thu hồi URL gốc hay các bản tải xuống.

Khi chính tệp cần có mật khẩu

Xuất bản Excel hoặc PDF phù hợp, rồi dùng công cụ mã hóa yêu cầu mật khẩu để mở tệp. Bảo vệ chỉnh sửa sổ làm việc hoặc trang tính là chức năng khác. Kiểm tra nội dung xuất và lời nhắc mật khẩu trước khi gửi; chỉ xuất tệp không tạo mã hóa. Bản chụp này cũng không theo các chỉnh sửa mới của bảng tính trực tuyến.

Câu hỏi thường gặp

Mỗi thẻ có mật khẩu xem riêng được không?

Không. Tách dữ liệu cho từng nhóm người nhận thành các tệp riêng và đặt quyền chia sẻ riêng.

Ẩn trang tính có bảo vệ nội dung không?

Không. Ẩn giúp sắp xếp, không tạo ranh giới bảo mật dữ liệu.

Liên kết bảo vệ thay lời mời Google được không?

Không. Sau bước mật khẩu, bảng tính hạn chế vẫn cần quyền người nhận được Google chấp thuận.

Đọc thêm: mật khẩu Google Tài liệu, bảo vệ liên kết Drive, hạn chia sẻ và xử lý liên kết Drive bị lộ.