Kan Google Kalkylark lösenordsskyddas? Förstå bladskydd och delning

Du vill att kollegor uppdaterar en budget utan att ändra formlerna, eller att en kund ser en offert utan att se interna kostnader. Det är olika problem. Ett ursprungligt Google-kalkylark eller en enskild flik kan inte kräva ett separat lösenord för att öppnas. Skydd av ark och intervall styr redigering; Googles delningsbehörigheter bestämmer vem som får öppna filen.

Bestäm först vad du vill skydda

Anta att en fil innehåller en godkänd offert, en arbetsbudget och en privat marginalberäkning. Skyddade marginalceller hindrar vissa medarbetare från att ändra dem, men gör inte värdena hemliga. Skapa en separat kundfil med enbart den godkända offerten. Kontrollera att formler, kommentarer och andra flikar inte avslöjar intern information.

Google varnar för att använda bladskydd som säkerhetsåtgärd. Dolda flikar passar inte heller för hemligheter: redigerare kan visa dem, och läsare som kan skapa en kopia kan visa dem i sin kopia. Googles guide till skydd

Skydda formler mot oavsiktliga ändringar

Använd detta när medarbetare får läsa hela filen men endast ändra vissa inmatningar:

1. Öppna kalkylarket på en dator och välj Data → Skydda ark och intervall.
2. Lägg till intervallet med budgetformler eller välj ett helt ark.
3. Öppna behörigheterna och välj vem som får redigera. En varning begär bara bekräftelse; den blockerar inte ändringen.
4. Låt avsedda inmatningsceller vara redigerbara och testa med en medarbetares behörighet.

Skydda exempelvis formlerna för summa och skatt men lämna antalsceller öppna. Ge skyddet ett tydligt namn så att nästa ansvariga förstår syftet.

Begränsa vem som får läsa

Öppna Dela, ändra allmän åtkomst till Begränsad och lägg bara till avsedda mottagare. Välj Läsbehörig för läsning, Kommentator för synpunkter och Redigerare för ändringar. Granska även ärvd mappåtkomst samt befintliga personer och grupper. En ändrad inställning ersätter inte en genomgång av hela åtkomstlistan.

Granska inställningar för kopiering, nedladdning, utskrift och redigerares vidare delning där de finns. De kan minska lättvindig spridning men återkallar inte redan sparad information. Testa både att rätt mottagare kommer in och att ett oavsiktligt konto nekas. Googles delningsguide

Lägg till lösenord på länken med tydliga gränser

Passar ett lösenordssteg ditt arbetssätt, skapa en skyddad länk, ange kalkylarkets URL som mål och dela länken. Skicka om möjligt lösenordet via en annan kanal. Behåll Googles ursprungliga rättigheter så snäva som mottagarna behöver.

Länken styr steget innan original-URL:en avslöjas. Den krypterar inte kalkylarket, ändrar inte Googles behörigheter och ger inte obehöriga åtkomst till en begränsad fil. Den som känner till originaladressen kan använda den direkt om Google tillåter åtkomst. Att låta skyddslänken löpa ut eller stänga av den återkallar varken originaladressen eller nedladdade kopior.

När själva filen behöver ett lösenord

Exportera en lämplig Excel- eller PDF-kopia och använd kryptering som kräver lösenord för att öppna filen. Redigeringsskydd för arbetsböcker eller blad är en annan funktion. Kontrollera innehåll och lösenordsfråga före utskick; export i sig krypterar ingenting. Kopian följer inte senare ändringar i det levande kalkylarket.

Vanliga frågor

Kan varje flik ha ett eget läslösenord?

Nej. Dela upp data för olika målgrupper i separata filer och ställ in varje fils delningsbehörigheter.

Skyddar en dold flik innehållet?

Nej. Att dölja är ett sätt att organisera, inte en sekretessgräns.

Ersätter en skyddad länk en Google-inbjudan?

Nej. Efter lösenordet kräver ett begränsat kalkylark fortfarande av Google tillåten mottagaråtkomst.

Läs också om Google Dokument och lösenord, skydd för Drive-länkar, delningens slutdatum och en läckt Drive-länk.