Peut-on protéger Google Sheets par mot de passe ? Protection et partage

Vous souhaitez que vos collègues actualisent un budget sans modifier les formules, ou qu’un client consulte un devis sans connaître vos coûts internes. Ces besoins sont différents. Google Sheets ne permet pas d’exiger un mot de passe distinct pour ouvrir un fichier natif ou un onglet particulier. La protection des feuilles et plages encadre les modifications ; les autorisations Google décident qui peut ouvrir le fichier.

Définir d’abord ce qu’il faut protéger

Imaginons un fichier avec un devis validé, un budget de travail et un calcul confidentiel de marge. Protéger les cellules de marge empêche certains collaborateurs de les modifier, mais ne cache pas leurs valeurs. Pour le client, créez un fichier séparé contenant uniquement le devis validé. Vérifiez que les formules, commentaires et autres onglets ne révèlent pas d’informations internes.

Google déconseille d’utiliser la protection des feuilles comme mesure de sécurité. Masquer des onglets ne convient pas non plus aux secrets : les éditeurs peuvent les afficher, et les lecteurs autorisés à copier le fichier peuvent les afficher dans leur copie. Guide de protection de Google

Éviter les modifications accidentelles des formules

Si les collaborateurs peuvent tout lire, mais ne doivent modifier que certaines saisies :

1. Ouvrez le fichier sur ordinateur et choisissez Données → Protéger des feuilles et des plages.
2. Ajoutez la plage contenant les formules du budget, ou sélectionnez une feuille entière.
3. Dans les autorisations, choisissez les personnes pouvant modifier. Un simple avertissement demande confirmation sans bloquer la modification.
4. Laissez les cellules de saisie modifiables et testez avec les droits d’un collaborateur.

Par exemple, protégez les formules du total et des taxes tout en laissant les quantités modifiables. Donnez un nom clair à la protection pour que le prochain responsable comprenne son rôle.

Limiter les personnes pouvant lire le fichier

Ouvrez Partager, réglez l’accès général sur Limité et ajoutez uniquement les destinataires prévus. Utilisez Lecteur pour consulter, Commentateur pour donner un avis et Éditeur pour modifier. Examinez aussi les accès hérités du dossier ainsi que les personnes et groupes existants : une seule option ne remplace pas la vérification de toute la liste.

Lorsqu’elles sont proposées, examinez les options de copie, téléchargement, impression et repartage par les éditeurs. Elles peuvent réduire les redistributions faciles, mais ne récupèrent pas les informations déjà enregistrées. Testez l’accès du bon destinataire et le refus d’un compte non prévu. Guide du partage de Google

Ajouter un mot de passe au lien en connaissant ses limites

Si cette étape convient à votre partage, créez un lien protégé, indiquez l’URL du tableau comme destination et envoyez ce lien. Si possible, transmettez le mot de passe par un autre canal. Conservez les droits Google aussi limités que les besoins des destinataires le permettent.

Ce lien contrôle la découverte de l’URL d’origine. Il ne chiffre pas le tableau, ne change pas les droits Google et n’ouvre pas un fichier limité à une personne non autorisée. Dès qu’une personne connaît l’URL d’origine, elle peut l’utiliser directement si Google l’y autorise. L’expiration ou la désactivation du lien protégé ne révoque ni cette URL ni les copies téléchargées.

Si le fichier lui-même doit demander un mot de passe

Exportez une copie Excel ou PDF adaptée, puis utilisez une fonction de chiffrement exigeant un mot de passe à l’ouverture. La protection contre les modifications d’un classeur ou d’une feuille est une autre fonction. Vérifiez le contenu et la demande de mot de passe avant l’envoi ; exporter ne suffit pas à chiffrer. Cette copie ne suivra plus les changements du tableau en ligne.

Questions fréquentes

Chaque onglet peut-il avoir son mot de passe de lecture ?

Non. Séparez les données destinées à différents publics dans des fichiers distincts, avec leurs propres autorisations.

Masquer une feuille protège-t-il son contenu ?

Non. C’est une facilité d’organisation, pas une frontière de confidentialité.

Le lien protégé remplace-t-il une invitation Google ?

Non. Après le mot de passe, un fichier limité exige toujours un accès destinataire autorisé par Google.

À lire aussi : mots de passe Google Docs, protection des liens Drive, expiration du partage et réagir à une fuite de lien Drive.