آیا می‌توان Google Sheets را با رمز عبور محافظت کرد؟ حفاظت برگه و اشتراک‌گذاری

می‌خواهید همکاران بودجه را بدون تغییر فرمول‌ها به‌روز کنند، یا مشتری پیشنهاد قیمت را ببیند اما هزینه‌های داخلی را نبیند. این‌ها دو نیاز متفاوت‌اند. Google Sheets بومی نمی‌تواند برای باز کردن فایل یا یک زبانه، رمز عبور جداگانه بخواهد. حفاظت برگه و محدوده، ویرایش را کنترل می‌کند؛ مجوزهای اشتراک‌گذاری Google تعیین می‌کنند چه کسی فایل را باز کند.

نخست مشخص کنید چه چیزی باید محافظت شود

فرض کنید فایل شامل پیشنهاد تأییدشده، بودجه کاری و محاسبه خصوصی حاشیه سود است. محافظت از سلول‌های سود جلوی ویرایش برخی همکاران را می‌گیرد، اما مقدارها را پنهان نمی‌کند. برای مشتری فایل جداگانه‌ای بسازید که فقط پیشنهاد تأییدشده را داشته باشد. بررسی کنید فرمول‌ها، نظرها و زبانه‌های دیگر اطلاعات داخلی را فاش نکنند.

Google هشدار می‌دهد حفاظت برگه را نباید یک اقدام امنیتی دانست. زبانه‌های مخفی هم جای اسرار نیستند: ویرایشگران می‌توانند آن‌ها را آشکار کنند و خوانندگانی که اجازه ساخت نسخه دارند، می‌توانند در نسخه خودشان این کار را انجام دهند. راهنمای حفاظت Google

از تغییر ناخواسته فرمول‌ها جلوگیری کنید

اگر همکاران اجازه خواندن کل فایل را دارند ولی باید فقط ورودی‌های مشخصی را تغییر دهند:

1. صفحه گسترده را در رایانه باز کنید و داده‌ها ← محافظت از برگه‌ها و محدوده‌ها را انتخاب کنید.
2. محدوده فرمول‌های بودجه یا کل یک برگه را انتخاب کنید.
3. مجوزها را باز کنید و مشخص کنید چه کسی می‌تواند ویرایش کند. نمایش هشدار فقط تأیید می‌خواهد و مانع تغییر نمی‌شود.
4. سلول‌های ورودی را قابل ویرایش بگذارید و با دسترسی یکی از همکاران آزمایش کنید.

برای نمونه، فرمول‌های جمع و مالیات را محافظت کنید و سلول‌های تعداد را باز بگذارید. نام روشنی برای حفاظت انتخاب کنید تا مسئول بعدی هدف آن را بفهمد.

مشخص کنید چه کسی می‌تواند بخواند

هم‌رسانی را باز کنید، دسترسی عمومی را روی محدود بگذارید و فقط گیرندگان لازم را اضافه کنید. برای خواندن «بیننده»، برای بازخورد «نظر‌دهنده» و برای تغییر «ویرایشگر» را برگزینید. دسترسی ارث‌رسیده از پوشه و افراد و گروه‌های موجود را نیز بررسی کنید. تغییر یک گزینه جای مرور کل فهرست دسترسی را نمی‌گیرد.

اگر در دسترس‌اند، تنظیمات کپی، بارگیری، چاپ و اشتراک‌گذاری مجدد توسط ویرایشگران را هم مرور کنید. این گزینه‌ها می‌توانند انتشار بی‌دقت را کمتر کنند، اما اطلاعات ذخیره‌شده را پس نمی‌گیرند. هم ورود گیرنده درست و هم رد شدن حساب ناخواسته را آزمایش کنید. راهنمای اشتراک‌گذاری Google

با شناخت محدودیت‌ها به پیوند رمز بدهید

اگر این مرحله برای کارتان مناسب است، پیوند محافظت‌شده بسازید، نشانی صفحه گسترده را مقصد قرار دهید و پیوند جدید را بفرستید. در صورت امکان رمز را از کانال دیگری بفرستید. مجوزهای اصلی Google را به حداقل نیاز گیرندگان محدود نگه دارید.

این پیوند مرحله آگاهی از نشانی اصلی را کنترل می‌کند. صفحه گسترده را رمزگذاری نمی‌کند، مجوزهای Google را تغییر نمی‌دهد و فایل محدود را برای فرد بی‌مجوز باز نمی‌کند. کسی که نشانی اصلی را می‌داند، اگر Google اجازه دهد می‌تواند مستقیم از آن استفاده کند. انقضا یا غیرفعال شدن پیوند محافظ، نشانی اصلی یا نسخه‌های بارگیری‌شده را باطل نمی‌کند.

وقتی خود فایل به رمز نیاز دارد

نسخه مناسب Excel یا PDF خروجی بگیرید و از رمزگذاری‌ای استفاده کنید که برای باز کردن فایل رمز بخواهد. حفاظت ویرایش کارپوشه یا کاربرگ قابلیت دیگری است. پیش از ارسال، محتوا و درخواست رمز را آزمایش کنید؛ خروجی گرفتن به‌تنهایی رمزگذاری اضافه نمی‌کند. این نسخه تغییرات بعدی صفحه گسترده آنلاین را دنبال نمی‌کند.

پرسش‌های رایج

آیا هر زبانه می‌تواند رمز خواندن خودش را داشته باشد؟

خیر. داده‌های مخاطبان مختلف را در فایل‌های جدا بگذارید و مجوز هرکدام را تنظیم کنید.

آیا مخفی کردن برگه از محتوا محافظت می‌کند؟

خیر. مخفی کردن برای نظم دادن است، نه مرز محرمانگی.

آیا پیوند محافظت‌شده جای دعوت Google را می‌گیرد؟

خیر. پس از رمز هم، فایل محدود به دسترسی گیرنده مورد تأیید Google نیاز دارد.

بیشتر بخوانید: رمز Google Docs، حفاظت پیوندهای Drive، انقضای اشتراک‌گذاری و واکنش به افشای پیوند Drive.