如何為Excel檔案設定密碼：全平台完整指南

試算表裡藏著大量敏感資訊。薪資明細、客戶名單、季度預算、合約報價、稅務報表。一旦這些檔案落入不該看到的人手中，後果可能非常嚴重。

好消息是：Microsoft Excel內建了AES-256加密功能，這和銀行、政府機構使用的是同一套加密標準。壞消息是：多數人要麼完全不知道這個功能，要麼加密完之後不知道怎麼安全地把密碼告訴對方。

這篇指南會逐一介紹各平台的操作步驟，最後還會解決大家最常忽略的問題：怎麼安全地把密碼傳給對方。

為什麼要為Excel檔案加密

想想你的試算表裡存了些什麼：

• 財務資料：預算、發票、營收預測
• 人事檔案：薪資、身分證字號、績效評估
• 客戶資訊：聯絡方式、合約條款、報價單
• 個人資料：報稅資料、醫療費用、貸款文件

一個沒有密碼保護的Excel檔案掛在電子郵件附件裡，就像一張明信片。任何能攔截郵件或登入收件者信箱的人，都能直接打開。

方法一：Windows版Excel（桌面版）

這是最可靠的方案。Windows版Excel支援AES-256加密，設定一個強密碼後，基本上無法被破解。

操作步驟：

1. 開啟Excel檔案
2. 點選頂部選單的檔案
3. 選擇資訊
4. 點選保護活頁簿
5. 選擇以密碼加密
6. 輸入密碼，點選確定
7. 再次輸入密碼確認
8. 儲存檔案

設定完成後，任何人開啟這個檔案都必須輸入密碼。沒有密碼就完全無法檢視內容。

強密碼範例：

弱密碼	強密碼
company2026	Tr!8kQ#mP2x&vL
password123	9Fj$wKn!4Rb@eZ
budget	mY_Budg3t!F1le#2026

建議至少12個字元，混合使用大小寫字母、數字和特殊符號。

方法二：Mac版Excel

Mac上的操作路徑與Windows略有不同。

操作步驟：

1. 開啟Excel檔案
2. 點選頂部選單的檢閱
3. 點選保護活頁簿（或進入檔案 > 密碼）
4. 在開啟密碼欄位輸入密碼
5. 可選：另外設定一個修改密碼
6. 點選確定並再次確認密碼
7. 儲存檔案

Mac版同樣支援AES-256加密，安全等級和Windows一致。

方法三：Google試算表（替代方案）

老實說：Google試算表不支援密碼保護。 沒有任何方法可以為Google試算表檔案設定密碼。

你能做的替代措施：

• 限制共用：點選共用，只允許特定電子郵件地址存取
• 設為唯讀：將權限設為「檢視者」，禁止編輯
• 禁止下載：在共用設定中取消「檢視者和留言者可以下載、列印和複製」
• 連結到期：利用Google Workspace的功能設定限時存取

這些都是存取控制，不是加密。Google伺服器上的檔案內容是可以被讀取的，有權限的人也可以截圖。如果需要真正的密碼保護，請下載為.xlsx格式，再用Excel或LibreOffice加密。

方法四：LibreOffice Calc

LibreOffice是一款免費開源軟體，也支援檔案加密。

操作步驟：

1. 在LibreOffice Calc中開啟或新建試算表
2. 點選檔案 > 另存新檔
3. 勾選使用密碼儲存
4. 輸入密碼並確認
5. 點選儲存

以.xlsx格式儲存時會使用AES-256加密，與Microsoft Excel完全相容。若儲存為.ods格式，預設使用Blowfish加密。

Excel線上版：你必須知道的限制

Excel線上版（瀏覽器版）無法加密檔案。 你可以開啟和編輯已經設定密碼的檔案，但無法透過網頁介面設定或變更密碼。

如果需要加密：

1. 將檔案下載到本機
2. 用桌面版Excel或LibreOffice開啟
3. 設定密碼
4. 重新上傳檔案

如果你的團隊只使用Microsoft 365的網頁版，這一點一定要注意。

Excel的三種保護類型

Excel提供了不同層級的保護功能，它們之間有本質區別。

保護類型	功能	安全等級
開啟密碼	使用AES-256加密整個檔案	非常高
修改密碼	可以檢視但編輯需要密碼	低
工作表保護	限制對特定儲存格或工作表的修改	非常低

重要提醒：工作表保護和修改密碼並不是加密。用網路上隨處可找到的工具，幾秒鐘就能破解。要真正防止資料被未授權存取，必須使用開啟密碼（以密碼加密）。

容易忽略的最後一步：如何安全地把密碼傳給對方

檔案加密完了，現在要把它發給同事、客戶或會計師。大多數人就是在這一步出了問題。

千萬別這樣做：

• 把檔案和密碼放在同一封電子郵件裡
• 在郵件標題裡寫密碼
• 在LINE裡傳完檔案，又在同一個對話裡傳密碼
• 把密碼寫在共用文件裡

一旦電子郵件被入侵，攻擊者同時拿到檔案和密碼，加密就等於白做。

更好的做法：

檔案和密碼透過不同的管道發送。例如用電子郵件發檔案，密碼透過另一個安全的方式傳遞。

LOCK.PUB 可以幫你建立一個加密的、會自動過期的臨時備忘錄來存放密碼。

1. 前往 lock.pub，建立一條加密備忘錄
2. 把Excel檔案的密碼輸入進去
3. 設定過期時間（例如24小時後或檢視1次後自動銷毀）
4. 把產生的 LOCK.PUB 連結傳給對方

對方開啟連結、輸入存取碼就能看到密碼。備忘錄到期後自動消失，不留任何痕跡。

各平台功能比較

功能	Excel Windows	Excel Mac	Google試算表	LibreOffice	Excel線上版
AES-256加密	支援	支援	不支援	支援（.xlsx）	不支援
開啟密碼	支援	支援	不支援	支援	不支援
修改密碼	支援	支援	不支援	支援	不支援
工作表保護	支援	支援	支援	支援	支援
免費	否	否	是	是	是

總結

為Excel檔案加個密碼，用不到一分鐘。背後的AES-256加密是軍事等級的安全標準。但加密的效果完全取決於你怎麼傳遞密碼。

加密你的檔案。用一個強密碼。然後透過 LOCK.PUB 這樣的安全臨時管道把密碼傳給對方，別讓密碼一直躺在別人的收件匣裡。

你花了多少心思製作這些資料，就該花同樣多的心思保護它們。