Google E-Tablolar’a şifre konur mu? Sayfa koruması ve paylaşımın farkı

İş arkadaşlarınızın formülleri bozmadan bütçeyi güncellemesini veya müşterinin iç maliyetlerinizi görmeden teklifi incelemesini isteyebilirsiniz. Bunlar farklı ihtiyaçlardır. Yerel Google E-Tablolar dosyasını veya tek bir sekmeyi açmak için ayrı parola istenemez. Sayfa ve aralık koruması düzenlemeyi kontrol eder; Google paylaşım izinleri dosyayı kimin açabileceğini belirler.

Önce neyi koruyacağınızı belirleyin

Bir dosyada onaylı teklif, çalışma bütçesi ve özel kâr marjı hesaplaması bulunduğunu düşünün. Marj hücrelerini korumak belirli ortak çalışanların değişiklik yapmasını engeller, ancak değerleri gizlemez. Müşteri için yalnızca onaylı teklifi içeren ayrı dosya oluşturun. Formüllerin, yorumların ve diğer sekmelerin iç bilgileri açığa çıkarmadığını kontrol edin.

Google, sayfa korumasının güvenlik önlemi olarak kullanılmaması gerektiğini belirtir. Gizli sekmeler de sır saklamak için uygun değildir: düzenleyiciler sekmeleri gösterebilir, kopya oluşturabilen görüntüleyenler de kendi kopyalarında gösterebilir. Google koruma kılavuzu

Formüllerde yanlışlıkla değişiklik yapılmasını önleyin

Ortak çalışanlar tüm dosyayı okuyabiliyor ancak yalnızca bazı girdileri değiştirmeliyse:

1. Dosyayı bilgisayarda açın ve Veri → Sayfaları ve aralıkları koruyun seçeneğine gidin.
2. Bütçe formüllerinin aralığını ekleyin veya tüm sayfayı seçin.
3. İzinleri açıp kimlerin düzenleyebileceğini belirleyin. Yalnızca uyarı göstermek onay ister; değişikliği engellemez.
4. Girdi hücrelerini düzenlenebilir bırakın ve ortak çalışanın yetkileriyle deneyin.

Örneğin toplam ve vergi formüllerini korurken miktar hücrelerini açık bırakın. Sonraki sorumlunun amacını anlayabilmesi için korumaya açık bir ad verin.

Dosyayı okuyabilecek kişileri sınırlayın

Paylaş bölümünde genel erişimi Kısıtlı yapın ve yalnızca gerekli alıcıları ekleyin. Okuma için Görüntüleyen, geri bildirim için Yorumcu, değişiklik için Düzenleyici seçin. Üst klasörden gelen erişimi ve mevcut kişi ile grupları da inceleyin. Tek ayarı değiştirmek bütün erişim listesini kontrol etmenin yerini tutmaz.

Sunuluyorsa kopyalama, indirme, yazdırma ve düzenleyicilerin yeniden paylaşma ayarlarını inceleyin. Bunlar gelişigüzel dağıtımı azaltabilir, ancak önceden kaydedilmiş bilgiyi geri alamaz. Hem doğru alıcının erişebildiğini hem ilgisiz hesabın reddedildiğini test edin. Google paylaşım kılavuzu

Bağlantıya parola eklerken sınırlarını bilin

Parola adımı sürecinize uygunsa korumalı bağlantı oluşturun, hedef olarak e-tablonun URL’sini girin ve bu bağlantıyı paylaşın. Mümkünse parolayı başka kanaldan iletin. Google’daki asıl izinleri alıcıların ihtiyacıyla sınırlı tutun.

Bu bağlantı, asıl URL’nin öğrenilmesi aşamasını kontrol eder. E-tabloyu şifrelemez, Google izinlerini değiştirmez ve yetkisiz kişilere kısıtlı dosya erişimi sağlamaz. Asıl URL’yi öğrenen kişi Google izin veriyorsa doğrudan kullanabilir. Korumalı bağlantının süresini bitirmek veya onu kapatmak asıl URL’yi ya da indirilmiş kopyaları iptal etmez.

Dosyanın kendisine parola gerekiyorsa

Uygun Excel veya PDF kopyasını dışa aktarın; açmak için parola isteyen dosya şifreleme özelliğini kullanın. Çalışma kitabı veya sayfasının düzenleme koruması farklıdır. Göndermeden önce içeriği ve parola istemini kontrol edin; dışa aktarma tek başına şifreleme yapmaz. Bu kopya çevrim içi tablodaki sonraki değişiklikleri izlemez.

Sık sorulan sorular

Her sekmenin ayrı görüntüleme parolası olabilir mi?

Hayır. Farklı kitlelerin verilerini ayrı dosyalara bölün ve her birinin paylaşım izinlerini ayarlayın.

Sayfayı gizlemek içeriği korur mu?

Hayır. Gizlemek düzenleme kolaylığıdır, gizlilik sınırı değildir.

Korumalı bağlantı Google davetinin yerini alır mı?

Hayır. Paroladan sonra da kısıtlı e-tablo için Google’ın izin verdiği alıcı erişimi gerekir.

İlgili rehberler: Google Dokümanlar parolaları, Drive bağlantı koruması, paylaşım süresi, Drive bağlantısı sızarsa yapılacaklar.