Как безопасно управлять передачей дел при увольнении

Увольнение сотрудника -- один из самых рискованных с точки зрения безопасности моментов для организации. Годы накопленных учётных данных, прав доступа и проектных знаний, сосредоточенных у одного человека, необходимо передать системно и безопасно.

Записывать пароли на стикерах, вести списки аккаунтов в общих таблицах или передавать информацию устно -- всё это может привести к серьёзным инцидентам безопасности. Это руководство охватывает безопасное управление передаваемыми материалами и содержит чек-листы как для увольняющегося сотрудника, так и для руководителя.

Почему увольнение -- это момент повышенного риска

Сосредоточенные права доступа

Сотрудники с большим стажем часто имеют доступ к десяткам систем и сервисов. Если эти права не переданы должным образом, работа останавливается. Если они не отозваны должным образом, возникают бреши в безопасности.

Неформальное управление информацией

Многие сотрудники хранят рабочую информацию в личных заметках, сохранённых в браузере паролях или приложениях-аутентификаторах на личных устройствах. Эту информацию сложно передать системно при увольнении.

Эмоциональные факторы

Недовольство или конфликты в процессе увольнения иногда приводят к намеренным утечкам или удалению данных.

Что необходимо передать безопасно

Элемент	Примеры	Уровень риска
Пароли аккаунтов	Учётные записи администратора, CMS, хостинг	Очень высокий
API-ключи и токены	Платёжные сервисы, сторонние API, облако	Очень высокий
Доступ к серверам	SSH-ключи, реквизиты БД, аккаунты VPN	Очень высокий
Проектные файлы	Проектная документация, техзадания, исходный код	Высокий
Контакты клиентов	Данные CRM, контакты ключевых поставщиков	Высокий
Рабочие процессы	Инструкции, регулярные процедуры, списки контактов	Средний

Опасные методы передачи

Стикеры и бумага

Физические записи легко теряются, фотографируются или копируются, и нет возможности отследить, кто видел информацию.

Общие таблицы

Хранение паролей в Google Таблицах или Excel означает, что любой с доступом может их увидеть, а после копирования файла контроль полностью утрачен.

Устная передача

Полагаться на память -- значит что-то упустить, а без письменного подтверждения споры о том, что было передано, неразрешимы.

Обычные мессенджеры

Отправка паролей через Telegram или Slack оставляет их навсегда в истории чата, доступной даже после увольнения сотрудника.

Безопасный процесс передачи

Шаг 1: Составьте инвентаризацию

Задокументируйте каждый аккаунт и право доступа увольняющегося сотрудника.

• Все активные аккаунты сервисов
• Используемые API-ключи и токены
• Реквизиты доступа к серверам и базам данных
• Расположение проектных документов
• Контактная информация клиентов и поставщиков

Шаг 2: Передача через записки с паролем

Создайте отдельные записки с паролем для каждого набора учётных данных и поделитесь ими с преемником. Ключевой момент -- установка срока действия.

Рекомендации по настройке:

• Если период передачи -- одна неделя, установите срок действия записки 10 дней
• Отправьте ссылку по электронной почте, а пароль -- по телефону или SMS
• Преемник должен сменить пароль сразу после просмотра

Шаг 3: Смена всех паролей

После подтверждения получения преемником немедленно измените пароли всех переданных аккаунтов. Это делает содержимое записки недействительным ещё до истечения срока.

Шаг 4: Отзыв прежнего доступа

Системно отзовите все права доступа увольняющегося сотрудника.

• Деактивируйте корпоративную почту
• Удалите доступ ко всем общим сервисам
• Отзовите VPN и удалённый доступ
• Соберите физические пропуска
• Подтвердите удаление корпоративных данных с личных устройств

Безопасная передача дел с LOCK.PUB

Записки с паролем от LOCK.PUB -- идеальный инструмент для передачи дел при увольнении.

Как использовать

1. Создайте отдельные секретные записки для каждого набора учётных данных
2. Установите срок действия, соответствующий периоду передачи (например, 7-14 дней)
3. Отправьте ссылки на записки преемнику по электронной почте
4. Передайте пароли по отдельному каналу (телефон, SMS)
5. Смените исходные пароли аккаунтов после подтверждения преемника

Преимущества этого подхода

• Записки автоматически становятся недоступными после истечения срока
• После смены паролей содержимое записки более не действительно
• Пароли не остаются навсегда в истории чата
• Аналитика позволяет отследить, просмотрел ли преемник информацию

Чек-лист для увольняющегося сотрудника

• Составлен ли список всех рабочих аккаунтов
• Переданы ли все учётные данные безопасным способом
• Удалены ли корпоративные данные с личных устройств
• Проверено ли отсутствие рабочих файлов в личных облачных хранилищах
• Подтверждено ли отсутствие информации, которая станет недоступной после ухода

Чек-лист для руководителя

• Определены ли все права доступа увольняющегося сотрудника
• Чётко ли определены период и метод передачи
• Изменены ли пароли всех переданных аккаунтов
• Отозваны ли все права доступа увольняющегося
• Настроен ли мониторинг аномальных обращений после увольнения
• Задокументировано ли завершение передачи

Начните прямо сейчас

Системная передача дел защищает и безопасность организации, и непрерывность бизнеса. Записки с паролем позволяют безопасно делиться информацией на период перехода с автоматическим отзывом доступа впоследствии.

Создайте свою первую записку для передачи дел на LOCK.PUB уже сегодня.

Создать секретную записку