Как безопасно делиться договорами и документами NDA

В деловой среде договоры и NDA (соглашения о неразглашении) относятся к наиболее конфиденциальным документам. В них содержатся условия сделок, коммерческая тайна и юридические обязательства. Если такие документы попадут к посторонним лицам, последствия могут быть крайне серьёзными -- как юридические, так и финансовые.

Тем не менее многие компании по-прежнему передают подобные документы в виде вложений в электронные письма или через открытые ссылки в облачных хранилищах. В этой статье разбираются типичные риски при обмене NDA и договорами, а также предлагаются безопасные способы их передачи.

Почему делиться NDA и договорами опасно

Проблема пересылки электронной почты

Договор, отправленный по электронной почте, может быть без ограничений переслан кому угодно. Пометка «Не пересылать» не имеет никакой технической силы. Серверы электронной почты взламывают, устройства теряют -- и конфиденциальный документ оказывается в чужих руках.

Уязвимости облачных хранилищ

Документы на Google Drive или Dropbox доступны любому, кто получит ссылку для общего доступа. Даже при тонкой настройке прав доступа скачанные копии уже невозможно контролировать.

Риск истории чатов

Файлы договоров, отправленные через Slack или Telegram, остаются в истории переписки навсегда. Увольнение сотрудников, кража устройств или взлом аккаунтов могут раскрыть эти записи в любой момент.

5 распространённых ошибок при обмене юридическими документами

Ошибка	Уровень риска	Описание
Вложение оригинала в письмо	Высокий	Неограниченная пересылка, копии на серверах
Публичные облачные ссылки	Высокий	Доступ для любого, кто имеет ссылку
Отправка файлов через мессенджеры	Средний	Постоянное хранение в истории чата
PDF без пароля	Средний	Мгновенное чтение при перехвате файла
Обмен без срока действия	Средний	Доступ сохраняется после окончания необходимости

Три принципа безопасного обмена документами

1. Контроль доступа: защита паролем

Для просмотра документа требуется ввод пароля. Ссылка и пароль передаются по разным каналам -- компрометация одного из них не даёт доступа к документу.

2. Ограничение по времени: срок действия

Если период рассмотрения договора определён, установите такой же срок действия для ссылки. После подписания храните оригинал, а общая ссылка деактивируется автоматически.

3. Отслеживание: журнал доступа

Если вы можете видеть, кто и когда обращался к документу, вы сможете немедленно отреагировать на несанкционированный доступ.

Как безопасно делиться NDA с помощью LOCK.PUB

Защищённые паролем ссылки LOCK.PUB позволяют применить все три принципа в одном рабочем процессе.

Пошаговое руководство

1. Загрузите документ -- разместите NDA или договор в облачном хранилище (Google Drive, OneDrive и т. д.)
2. Создайте защищённую ссылку -- введите URL документа на LOCK.PUB и задайте пароль
3. Установите срок действия -- задайте срок, соответствующий периоду рассмотрения (например, 7 дней)
4. Отправьте ссылку -- передайте ссылку LOCK.PUB по электронной почте
5. Передайте пароль отдельно -- сообщите пароль по телефону или в SMS
6. Отслеживайте доступ -- используйте аналитику, чтобы убедиться, что получатель просмотрел документ

Почему этот подход работает

• Без пароля невозможно перейти к исходному URL документа
• Ссылка автоматически истекает после заданного периода
• Исходный URL никогда не раскрывается напрямую и не индексируется поисковыми системами
• Аналитика доступа предоставляет чёткий журнал просмотров

Сравнение способов обмена

Критерий	Вложение в письмо	Облачный доступ	Защищённая ссылка LOCK.PUB
Защита паролем	Нет	Ограниченно	Да
Срок действия	Нет	Нет	Да
Ограничение пересылки	Нет	Ограниченно	Да (нужен пароль)
Отслеживание доступа	Нет	Ограниченно	Да
Сложность настройки	Легко	Средне	Легко
Отзыв после подписания	Нет	Вручную	Автоматическое истечение

Дополнительные рекомендации для юристов

Контроль версий

Создавайте новую защищённую ссылку при каждой отправке исправленной версии. Ссылки на предыдущие версии автоматически истекают, что исключает случайное использование устаревшего документа.

Многосторонние договоры

Для соглашений с участием нескольких сторон создавайте отдельные защищённые ссылки с разными паролями для каждой стороны. Это позволяет управлять доступом и отзывать его индивидуально.

Готовность к аудиту

Если необходимо вести учёт распространения документов, данные аналитики LOCK.PUB служат подтверждением того, кто и когда обращался к каждому документу.

Начните прямо сейчас

Договоры и NDA -- это ключевые активы бизнеса. Вместо того чтобы отправлять их без защиты по электронной почте, делитесь ими через защищённые ссылки с паролем и автоматическим сроком действия.

Создайте свою первую защищённую ссылку на LOCK.PUB уже сегодня.

Создать защищённую ссылку