Como gestionar de forma segura los materiales de traspaso al dejar un empleo

La salida de un empleado es uno de los momentos de mayor riesgo para la seguridad organizacional. Anos de credenciales acumuladas, privilegios de acceso y conocimiento de proyectos concentrados en una persona deben transferirse de manera sistematica y segura.

Escribir contrasenas en notas adhesivas, listar cuentas en hojas de calculo compartidas o depender de traspasos verbales puede provocar incidentes de seguridad graves. Esta guia cubre como gestionar los materiales de traspaso de forma segura y proporciona listas de verificacion tanto para el empleado saliente como para los gerentes.

Por que las transiciones de empleados son de alto riesgo

Privilegios de acceso concentrados

Los empleados con mas antiguedad suelen tener acceso a docenas de sistemas y servicios. Cuando estos privilegios no se transfieren adecuadamente, el trabajo se paraliza. Cuando no se revocan adecuadamente, surgen brechas de seguridad.

Gestion informal de informacion

Muchos empleados gestionan informacion laboral a traves de notas personales, contrasenas guardadas en el navegador o aplicaciones de autenticacion en dispositivos personales. Esta informacion es dificil de transferir sistematicamente.

Factores emocionales

La frustracion o el conflicto durante el proceso de salida pueden ocasionalmente llevar a fugas o eliminaciones intencionales de datos.

Que debe transferirse de forma segura

Elemento	Ejemplos	Nivel de riesgo
Contrasenas de cuentas	Cuentas de administrador, CMS, hosting	Muy alto
Claves API y tokens	Servicios de pago, APIs externas, nube	Muy alto
Acceso a servidores	Claves SSH, credenciales de BD, cuentas VPN	Muy alto
Archivos de proyectos	Documentos de diseno, especificaciones, codigo fuente	Alto
Contactos de clientes	Datos CRM, contactos de proveedores clave	Alto
Procesos de trabajo	Manuales, procedimientos recurrentes, listas de contactos	Medio

Metodos de traspaso peligrosos

Notas adhesivas y papel

Las notas fisicas se pierden, fotografian o copian facilmente, y no hay forma de rastrear quien ha visto la informacion.

Hojas de calculo compartidas

Listar contrasenas en Google Sheets o Excel significa que cualquier persona con acceso puede verlas, y una vez copiado el archivo, se pierde todo control.

Comunicacion verbal

Depender de la memoria lleva a omisiones, y sin registro escrito, las disputas sobre lo comunicado no pueden resolverse.

Aplicaciones de mensajeria comunes

Enviar contrasenas por WhatsApp o Slack las deja permanentemente en el historial de chat, accesibles incluso despues de la salida del empleado.

Un proceso de traspaso seguro

Paso 1: Crear un inventario de activos

Documente cada cuenta y privilegio de acceso que posee el empleado saliente.

• Todas las cuentas de servicio activas
• Claves API y tokens en uso
• Credenciales de acceso a servidores y bases de datos
• Ubicaciones de documentos de proyectos
• Informacion de contacto de clientes y proveedores

Paso 2: Transferir mediante memos protegidos con contrasena

Cree memos protegidos individuales para cada conjunto de credenciales y compartelos con el sucesor. La clave es establecer un tiempo de expiracion.

Guia de configuracion:

• Si el periodo de traspaso es de una semana, establezca la expiracion del memo en 10 dias
• Envie el enlace por correo y la contrasena por llamada o mensaje de texto
• El sucesor debe cambiar la contrasena inmediatamente despues de verla

Paso 3: Cambiar todas las contrasenas

Despues de que el sucesor confirme la recepcion, cambie inmediatamente las contrasenas de todas las cuentas transferidas. Esto invalida el contenido del memo incluso antes de la fecha de expiracion.

Paso 4: Revocar accesos anteriores

Revoque sistematicamente todos los accesos del empleado saliente.

• Desactivar la cuenta de correo corporativa
• Eliminar el acceso de todos los servicios compartidos
• Revocar credenciales VPN y de acceso remoto
• Recoger tarjetas de acceso fisicas
• Confirmar la eliminacion de datos corporativos de dispositivos personales

Implementar traspasos seguros con LOCK.PUB

Los memos protegidos con contrasena de LOCK.PUB son una herramienta ideal para las transiciones de empleados.

Como usarlo

1. Cree memos secretos separados para cada conjunto de credenciales
2. Establezca tiempos de expiracion que coincidan con el periodo de traspaso (ej. 7-14 dias)
3. Envie los enlaces de los memos al sucesor por correo
4. Entregue las contrasenas por un canal separado (telefono, texto)
5. Cambie las contrasenas originales despues de que el sucesor confirme la recepcion

Ventajas de este enfoque

• Los memos se vuelven automaticamente inaccesibles tras la expiracion
• Una vez cambiadas las contrasenas, el contenido del memo ya no es valido
• Las contrasenas no permanecen de forma permanente en el historial de chat
• La analitica permite rastrear si el sucesor ha visto la informacion

Lista de verificacion para el empleado saliente

• Ha listado todas las cuentas de trabajo que gestiona
• Ha transferido cada conjunto de credenciales mediante un metodo seguro
• Ha eliminado los datos de la empresa de sus dispositivos personales
• Ha verificado que no quedan archivos de trabajo en su almacenamiento personal en la nube
• Ha confirmado que no hay informacion que sera inaccesible tras su salida

Lista de verificacion para gerentes

• Ha identificado todos los privilegios de acceso del empleado saliente
• Ha definido claramente el periodo y metodo de traspaso
• Ha cambiado las contrasenas de todas las cuentas transferidas
• Ha revocado todos los accesos del empleado saliente
• Ha configurado el monitoreo de accesos anomalos tras la salida
• Ha documentado la finalizacion del traspaso

Comience ahora

Un traspaso sistematico protege tanto la seguridad organizacional como la continuidad del negocio. Los memos protegidos con contrasena permiten compartir informacion de forma segura durante el periodo de transicion, con revocacion automatica del acceso despues.

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