Como compartir contratos y documentos NDA de forma segura
Descubre los riesgos de seguridad al compartir contratos y NDA por correo o la nube, y aprende a usar enlaces protegidos con contrasena para un intercambio seguro.
Como compartir contratos y documentos NDA de forma segura
En el mundo empresarial, los contratos y los NDA (acuerdos de confidencialidad) figuran entre los documentos mas sensibles que se manejan. Contienen condiciones comerciales, informacion propietaria y obligaciones legales. Si estos documentos caen en manos equivocadas, las consecuencias legales y financieras pueden ser graves.
Sin embargo, muchas empresas siguen compartiendo estos documentos como archivos adjuntos de correo electronico o enlaces abiertos en la nube. Este articulo analiza los riesgos mas comunes asociados a la distribucion de NDA y contratos, y explica como eliminarlos con practicas de intercambio seguro.
Por que es riesgoso compartir NDA y contratos
El problema del reenvio por correo
Un contrato enviado por correo electronico puede ser reenviado sin restriccion. Una nota de "No reenviar" no tiene efecto tecnico. Los servidores de correo pueden ser vulnerados, los dispositivos pueden perderse y, de repente, el acuerdo confidencial esta en manos no deseadas.
Vulnerabilidades del almacenamiento en la nube
Los documentos almacenados en Google Drive o Dropbox pueden ser accedidos por cualquiera que obtenga el enlace compartido. Incluso con permisos detallados, las copias descargadas escapan a todo control.
Historial de mensajeria
Enviar archivos de contratos por WhatsApp o Slack significa que esos archivos permanecen en el historial de conversacion indefinidamente. Salidas de empleados, robo de dispositivos o cuentas comprometidas pueden exponer esos registros en cualquier momento.
5 errores comunes al compartir documentos legales
| Error | Nivel de riesgo | Descripcion |
|---|---|---|
| Adjuntar originales al correo | Alto | Reenvio ilimitado, copias en servidores |
| Enlaces publicos en la nube | Alto | Cualquiera con el enlace puede acceder |
| Enviar archivos por mensajeria | Medio | Retencion permanente en historial |
| PDF sin proteccion | Medio | Lectura inmediata si se intercepta |
| Compartir sin fecha de expiracion | Medio | Acceso despues de que ya no es necesario |
Tres principios para compartir documentos de forma segura
1. Control de acceso: proteccion con contrasena
Se debe requerir una contrasena antes de acceder al documento. Al enviar el enlace y la contrasena por canales distintos, la vulneracion de uno solo no compromete el documento.
2. Limite de tiempo: fecha de expiracion
Si el periodo de revision del contrato esta definido, establezca el mismo plazo como fecha de expiracion del enlace. Tras la firma, conserve el original y deje que el enlace compartido se desactive automaticamente.
3. Seguimiento: registro de acceso
Cuando puede ver quien accedio al documento y cuando, puede reaccionar de inmediato ante cualquier acceso no autorizado.
Como compartir NDA de forma segura con LOCK.PUB
Los enlaces protegidos con contrasena de LOCK.PUB permiten aplicar los tres principios en un solo flujo de trabajo.
Guia paso a paso
- Suba su documento -- Coloque el NDA o contrato en su almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, etc.)
- Cree un enlace protegido -- Ingrese la URL del documento en LOCK.PUB y establezca una contrasena
- Configure la expiracion -- Ajuste la fecha de expiracion al periodo de revision (por ejemplo, 7 dias)
- Comparta el enlace -- Envie el enlace de LOCK.PUB por correo electronico
- Comparta la contrasena por separado -- Comunique la contrasena por telefono o mensaje de texto
- Monitoree el acceso -- Use la funcion de analitica para confirmar que el destinatario ha visto el documento
Por que este metodo funciona
- Sin la contrasena, la URL original del documento no puede ser alcanzada
- El enlace expira automaticamente tras el periodo configurado
- La URL original nunca queda expuesta directamente, por lo que los motores de busqueda no la indexan
- La analitica de acceso proporciona un registro claro de quien vio el documento y cuando
Comparacion de metodos de intercambio
| Caracteristica | Adjunto de correo | Nube compartida | Enlace protegido LOCK.PUB |
|---|---|---|---|
| Proteccion con contrasena | No | Limitada | Si |
| Fecha de expiracion | No | No | Si |
| Restriccion de reenvio | No | Limitada | Si (requiere contrasena) |
| Seguimiento de acceso | No | Limitado | Si |
| Dificultad de configuracion | Facil | Moderada | Facil |
| Revocacion post-firma | No | Manual | Expiracion automatica |
Consejos adicionales para profesionales legales
Control de versiones
Cree un nuevo enlace protegido cada vez que envie una version revisada. Los enlaces de versiones anteriores expiran automaticamente, evitando que la otra parte consulte un documento desactualizado.
Contratos multilaterales
Para acuerdos con multiples partes, cree enlaces protegidos independientes con contrasenas diferentes para cada parte. Esto permite gestionar y revocar el acceso de forma individual.
Preparacion para auditorias
Si necesita mantener registros de la distribucion de documentos, los datos de analitica de LOCK.PUB sirven como evidencia de quien accedio a cada documento y cuando.
Comience ahora
Los contratos y NDA son activos fundamentales de su negocio. En lugar de adjuntarlos sin proteccion a correos electronicos, compartelos a traves de enlaces seguros con proteccion por contrasena y expiracion automatica.
Cree su primer enlace protegido en LOCK.PUB hoy.
Palabras clave
Crea tu enlace protegido con contraseña ahora
Comparte información de forma segura y gratuita. Sin registro.
Comenzar Gratis