Google Drive শেয়ারিংয়ে মেয়াদ শেষের তারিখ দেওয়ার উপায়

একজন ফ্রিল্যান্সারের শুক্রবার পর্যন্ত প্রকল্পের ফোল্ডারটি দরকার। আপনি এখনই শেয়ার করতে চান, কিন্তু অ্যাক্সেস অনির্দিষ্টকাল খোলা রাখতে চান না। Google Drive নির্দিষ্ট ব্যক্তির অ্যাক্সেসের মেয়াদ নির্ধারণ করতে পারে, তবে কেবল যোগ্য কর্মস্থল বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে। এটি পরিচয়হীন শেয়ারিং URL-এর জন্য সাধারণ টাইমার নয়। ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে শেয়ারিং শেষ করার আলাদা পদ্ধতি দরকার।

উদ্দেশ্য অনুযায়ী অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ বেছে নিন

গোপনীয় উপকরণের জন্য সাধারণ অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ রাখুন এবং নির্দিষ্ট প্রাপক যোগ করুন। Google-এর শেয়ারিং নির্দেশিকা অ্যাকাউন্টের যোগ্যতা ও প্রাপকের অনুমতি ব্যাখ্যা করে।

যোগ্য অ্যাকাউন্টে মেয়াদ নির্ধারণ করুন

কম্পিউটারে:

1. Drive খুলে ফাইল বা ফোল্ডার নির্বাচন করুন এবং শেয়ার করুন বেছে নিন।
2. প্রাপককে কাজের জন্য ন্যূনতম প্রয়োজনীয় অনুমতি দিয়ে যোগ করুন।
3. তাঁর নামের পাশের ভূমিকার মেনু খুলে পাওয়া গেলে মেয়াদ শেষের তারিখ যোগ করুন নির্বাচন করুন।
4. Drive-এ দেখানো সময়সীমা বেছে নিয়ে পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন।
5. শেয়ারিং আবার খুলে প্রাপক, ভূমিকা ও মেয়াদ যাচাই করুন।

Google-এর অ্যাক্সেস ব্যবস্থাপনা নির্দেশনা এক বছরের মধ্যে একটি তারিখ বেছে নিতে বলে। ফোল্ডারের ক্ষেত্রে দর্শকের অনুমতিতে মেয়াদ দেওয়া যায়। অ্যাকাউন্টের যোগ্যতা, আইটেমের ধরন, ভূমিকা ও প্রতিষ্ঠানের নীতির ওপর মেনু নির্ভর করে। বিকল্প না থাকলে সব Workspace অ্যাকাউন্টে এটি আছে ধরে না নিয়ে প্রশাসকের সঙ্গে শর্তগুলো যাচাই করুন।

মেয়াদ আপনার নির্ধারিত অনুমতির ওপর প্রযোজ্য। কোনো গ্রুপ, মূল ফোল্ডার বা আরও বিস্তৃত শেয়ারিং সেটিং থেকে পাওয়া অন্য অনুমতি কার্যকর থাকতে পারে। সময়সীমাকে পুরো অ্যাক্সেস বন্ধ হওয়া হিসেবে ধরার আগে এসব পথ পরীক্ষা করুন।

ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে নিজে শেয়ারিং বন্ধ করুন

ফাইলের নাম বদলালে বা বিবরণে তারিখ লিখলে ব্যক্তিগত Gmail অ্যাকাউন্টে নিজস্ব মেয়াদ সুবিধা যোগ হয় না। আইটেম সীমাবদ্ধ রাখুন, নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সঙ্গে শেয়ার করুন এবং অনুমতি সরানোর জন্য ক্যালেন্ডারে মনে করিয়ে দেওয়ার ব্যবস্থা করুন।

সময় হলে শেয়ার করুন খুলে প্রাপককে সরান, সংরক্ষণ করুন এবং মূল ফোল্ডারের অনুমতি দেখুন। সাধারণ অ্যাক্সেস আগে লিংক থাকা যে কাউকে অনুমতি দিলে সেটিও সীমাবদ্ধ করুন। এখন আর অনুমতি নেই এমন অ্যাকাউন্ট দিয়ে পরীক্ষা করুন; মালিকের নিজের সেশন অন্যের অ্যাক্সেস শেষ হওয়ার প্রমাণ নয়।

পাঠানো লিংকে সময়সীমা যোগ করুন

Drive URL-এ যাওয়ার জন্য LOCK.PUB লিংক তৈরি করে পাসওয়ার্ড সেট করতে পারেন এবং আপনার প্ল্যানে সুবিধাটি থাকলে মেয়াদও নির্ধারণ করতে পারেন। এতে পুনর্নির্দেশের আগে একটি অ্যাক্সেস যাচাই যোগ হয়। সেটি পার হওয়ার পরও প্রাপককে Drive-এর অনুমতি পেতে হবে, তাই সীমাবদ্ধ ফাইল সীমাবদ্ধই থাকতে পারে।

এই যাচাই Drive ফাইল এনক্রিপ্ট করে না বা মূল অনুমতি বাতিল করে না। কেউ আগেই মূল URL কপি করলে Drive অনুমতি দেওয়া পর্যন্ত সেটি আবার ব্যবহার করতে পারবেন। মেয়াদ শেষ হলে ডাউনলোড করা কপি ফিরিয়ে আনা বা স্ক্রিনশট আটকানোও সম্ভব নয়। মূল ফাইল নিয়ন্ত্রণ করুন Drive-এর অনুমতি দিয়ে, আর বিতরণ করা প্রবেশপথ পরিচালনা করুন অতিরিক্ত লিংক দিয়ে।

পুরো হস্তান্তর যাচাই করুন

শুক্রবার কাজ শেষ করা ফ্রিল্যান্সারের উদাহরণে, সম্পাদনা দরকার না হলে আলাদা প্রকল্প ফোল্ডার দর্শক হিসেবে শেয়ার করুন। যোগ্য হলে নিজস্ব মেয়াদ সুবিধা সেট করুন; না হলে অনুমতি সরানোর সময় নির্ধারণ করুন। সুরক্ষিত লিংক পাঠিয়ে সময়সীমা বুঝিয়ে দিন।

পাঠানোর আগে প্রাপকের ইমেইল, ভূমিকা, মূল ফোল্ডারের অ্যাক্সেস এবং প্রতিটি সেবায় দেখানো সময়সীমা পরীক্ষা করুন। মেয়াদ শেষে পাঠানো লিংক ও Drive অ্যাক্সেস আলাদাভাবে যাচাই করুন। ফাইল সরানো বা ভূমিকা বদলালে অনুমতি বদলাতে পারে, তাই এসব পরিবর্তনের পর আবার শেয়ারিং দেখুন।

সাধারণ প্রশ্ন

মেয়াদ শেষ হলে কি আমার ফাইল মুছে যাবে?

না। সংশ্লিষ্ট অনুমতি শেষ হবে; মালিকের ফাইল থেকে যাবে। সংরক্ষিত কপিগুলো সেই অনুমতির নিয়ন্ত্রণের বাইরে।

মূল URL এখনও খোলে কেন?

অন্য কোনো অনুমতির পথ থাকতে পারে অথবা শুধু অতিরিক্ত লিংকের মেয়াদ শেষ হয়েছে। Drive-এর শেয়ারিং সেটিং ও উত্তরাধিকারসূত্রে পাওয়া অনুমতি দেখুন।

সুবিধার জন্য সংবেদনশীল ফাইল সর্বজনীন করতে পারি?

সীমাবদ্ধ রাখুন এবং নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের অনুমতি দিন। অতিরিক্ত লিংকের পাসওয়ার্ড সর্বজনীন মূল ফাইলকে ব্যক্তিগত করে না।

আরও পড়ুন: Drive-এ পাসওয়ার্ড সুরক্ষা, Sheets-এর সুরক্ষা ও পাসওয়ার্ড এবং Drive লিংক ফাঁস হলে করণীয়।