Google অ্যাকাউন্ট ছাড়া Drive শেয়ার করুন: লিংক নাকি ভিজিটর আমন্ত্রণ?

Drive-এর ফাইল খুলতে প্রাপকের সব সময় Google অ্যাকাউন্ট লাগে না। আগে ঠিক করুন, লিংক আছে এমন যে কেউ ফাইলটি দেখতে পারবে, নাকি নির্দিষ্ট কাউকে ইমেইল যাচাই করে আমন্ত্রণ জানাবেন। দুই পথেই নতুন অ্যাকাউন্ট তৈরি এড়ানো সম্ভব হতে পারে, কিন্তু কারা দেখতে পারবেন তার পরিসর আলাদা।

সবার জন্য উন্মুক্ত অনুষ্ঠানের সময়সূচিতে শুধু দেখার লিংক যথেষ্ট হতে পারে। কোনো ক্লায়েন্টকে খসড়া পর্যালোচনা করতে দিলে উপযুক্ত Google Workspace প্রতিষ্ঠান ভিজিটর শেয়ারিং দিতে পারে। ইমেইল PIN দিয়ে যাচাই করা ভিজিটর আমন্ত্রণ পাঠাতে এমন প্রতিষ্ঠানের Workspace অ্যাকাউন্ট দরকার, যেখানে সুবিধাটি চালু আছে। ব্যক্তিগত Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে এ ধরনের আমন্ত্রণ পাঠানো যায় না। সেটিং পাল্টানোর আগে ফাইলের পাঠক কারা হবেন তা স্থির করুন।

বিষয়বস্তু অনুযায়ী পথ বেছে নিন

Gmail নয় এমন ঠিকানাতেও Google অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে। তাই অফিসের ইমেইল দেখেই কাউকে অ্যাকাউন্টবিহীন ভিজিটর ভাববেন না। আসল পরিস্থিতি জেনে নিলে ভুল ঠিকানায় বারবার আমন্ত্রণ পাঠাতে হয় না।

পদ্ধতি ১: লগইন ছাড়া দেখার লিংক

আগে ব্যক্তিগত তথ্যবিহীন নমুনা ফাইল নিয়ে অনুশীলন করুন। কম্পিউটারে:

1. Drive-এ ফাইলের শেয়ার করুন উইন্ডো খুলুন।
2. সাধারণ অ্যাক্সেস অংশে উপযুক্ত ও উপলভ্য হলে লিংক আছে এমন যে কেউ বেছে নিন।
3. সম্পাদনার দরকার না হলে ভূমিকা দর্শক রাখুন।
4. পরিবর্তন সেভ করে লিংক কপি করুন।
5. Google-এ লগইন নেই এমন ব্যক্তিগত ব্রাউজার উইন্ডোতে URL খুলুন।

সঠিক ফাইল দেখা যাচ্ছে এবং সম্পাদনা করা যাচ্ছে না কি না যাচাই করুন। অফিস বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাডমিন বাইরের শেয়ারিং বন্ধ রাখতে পারেন। অপশন না থাকা সব সময় ব্রাউজারের ত্রুটি নয়; নতুন করে লিংক কপি করলেও নীতি বদলায় না।

লিংক অন্যকে পাঠানো যায়। প্রথম বার্তায় যাদের পাঠালেন, শুধু তারাই পড়বেন ধরে নেবেন না। বিষয়বস্তুও দেখুন: প্রকাশ্য সূচির নিচে ব্যক্তিগত ফোন নম্বর আছে? স্প্রেডশিটের অন্য ট্যাবে ভেতরের তালিকা রয়ে গেছে? অনুমতি পুরো ফাইলের জন্য, শুধু চোখের সামনে থাকা অংশের জন্য নয়।

পদ্ধতি ২: Workspace ভিজিটর আমন্ত্রণ

প্রেরকের প্রতিষ্ঠানে ভিজিটর শেয়ারিং চালু থাকতে হবে। প্রেরক ইমেইল ঠিকানা আমন্ত্রণ করেন এবং কাজ অনুযায়ী দেখা, মন্তব্য বা সম্পাদনার অনুমতি দেন। প্রাপক আমন্ত্রণ খুলে Google থেকে ওই ইমেইলে আসা PIN লিখে ঠিকানাটি যাচাই করেন।

Google সাত দিনের যাচাইকরণ সেশন সম্পর্কে বলে। অনুমতি চালু থাকলে ভিজিটর মূল আমন্ত্রণে ফিরে আবার যাচাই করতে পারেন। এর মানে সাত দিন পরে ফাইল মুছে যাওয়া বা মালিকের দেওয়া সব অনুমতি নিজে থেকে শেষ হওয়া নয়।

কাজ আগে ঠিক করুন: PDF পড়া আর ফোল্ডারে ফাইল আপলোড করা আলাদা চাহিদা। ভিজিটরের সুবিধা ফাইলের ধরন ও অবস্থানের ওপর নির্ভর করে; পূর্ণ Drive অ্যাকাউন্টের সব ক্ষমতা এতে মেলে না। আমন্ত্রণের সুবিধা না থাকলে ফাইল সবার জন্য খুলে দেওয়ার আগে Workspace অ্যাডমিনের সঙ্গে কথা বলুন।

ভিজিটরকে কম্পিউটারের ব্রাউজার ব্যবহার করতে হবে; মোবাইল ডিভাইস বা কম্পিউটারের Drive অ্যাপে এই অ্যাক্সেস সমর্থিত নয়। ভিজিটর আমার ড্রাইভে ফাইল তৈরি বা আপলোড করতে পারেন না। শেয়ার্ড ড্রাইভের ফোল্ডারে আপলোড করতে সমর্থিত সংস্করণ ও উপযুক্ত অনুমতি দরকার।

তবুও লগইন চাইলে

• আসলে পাঠানো ফাইলটির অনুমতি খুলুন। URL কপি করলে অ্যাক্সেস বদলায় না।
• সাধারণ অ্যাক্সেস কেবল প্রতিষ্ঠানের ভেতরে সীমিত কি না দেখুন।
• ভিজিটর সঠিক ইমেইলের মূল আমন্ত্রণ খুলবেন এবং PIN-এর জন্য স্প্যামও দেখবেন।
• ওপরের ফোল্ডার বা শেয়ার্ড ড্রাইভ থেকে পাওয়া অনুমতি পরীক্ষা করুন।
• সেভ করে লগইন ছাড়া আবার দেখুন। ফল স্পষ্ট না হলে সীমিত রাখুন।

পাসওয়ার্ড লিংক কী সুরক্ষা দেয়?

LOCK.PUB লিংক তৈরি করলে পাঠানো URL-এর আগে পাসওয়ার্ডের ধাপ রাখা যায়। এটি LOCK.PUB দিয়ে ঢোকার পথ সুরক্ষিত করে, Google-এর ফাইল অনুমতি বদলায় না। মূল Drive URL জানা ব্যক্তি Google-এর সেটিং অনুযায়ী সরাসরি সেটি খুলতে পারেন।

উপযুক্ত লিংক বিতরণের বাড়তি ধাপ হিসেবে এটি ব্যবহার করুন। অ্যাক্সেস শেষ করতে Drive-এ অনুমতি সরান এবং ফোল্ডারের অ্যাক্সেসও দেখুন। সংবেদনশীল নথির জন্য সীমিত শেয়ারিং বা যথাযথ ফাইল এনক্রিপশনকে অগ্রাধিকার দিন।

সম্পর্কিত গাইড ও অফিসিয়াল তথ্যসূত্র

• Google Drive ফাইল সুরক্ষিত করুন
• Google Docs-এর পাসওয়ার্ড বিকল্প
• Google: ভিজিটর শেয়ারিংয়ের শর্ত ও সীমাবদ্ধতা
• Google: ভিজিটরের সঙ্গে শেয়ার করা
• Google: শেয়ারিং ও উত্তরাধিকারসূত্রে পাওয়া অনুমতি