如何安全共享合約與NDA保密協議

在商業環境中，合約與NDA（保密協議）屬於最為敏感的文件。這些文件包含交易條款、商業機密和法律義務，一旦落入無關人員手中，可能造成嚴重的法律和財務損失。

然而，許多企業仍然透過電子郵件附件或雲端共享連結來傳遞這類文件。本文將分析NDA和合約共享中常見的安全風險，並介紹有效的安全共享方案。

合約與NDA共享的風險

電子郵件轉寄的隱患

透過電子郵件發送的合約可以被收件人無限轉寄。即使註明「請勿轉寄」也無法從技術層面加以限制。郵件伺服器遭到攻擊或裝置遺失都可能導致文件外洩。

雲端儲存的弱點

上傳到Google Drive或Dropbox的文件，只要知道共享連結就能被任何人存取。即便設定了精細的存取權限，已下載的副本也無法控制。

即時通訊的紀錄問題

透過LINE或Slack發送的合約檔案會永久保留在聊天紀錄中。離職員工的聊天紀錄、裝置遺失、帳號被盜等情況都可能導致檔案外洩。

合約共享中的5個常見錯誤

錯誤做法	風險等級	說明
電子郵件附件發送原件	高	可無限轉寄，伺服器留存副本
公開雲端連結	高	連結外洩後任何人可存取
即時通訊發送檔案	中	聊天紀錄永久保存
無密碼的PDF檔案	中	檔案被截獲後可立即開啟
無到期時間的共享	中	需要期過後仍可存取

安全文件共享的三大原則

1. 存取控制：密碼保護

存取文件前必須輸入密碼。將文件連結和密碼透過不同管道分別發送，即使其中一個管道遭到洩露，文件也無法被開啟。

2. 時間限制：設定到期時間

如果合約審查有明確的期限，共享連結也應設定相同的到期時間。簽署完成後只保留原件，共享連結自動失效。

3. 追蹤管理：存取紀錄

能夠追蹤誰在什麼時間檢視了文件，就能在發生未授權存取時立即回應。

使用LOCK.PUB安全共享NDA

LOCK.PUB的密碼保護連結可以同時滿足以上三大原則。

操作步驟

1. 上傳文件 -- 將NDA或合約上傳到雲端儲存（Google Drive、OneDrive等）
2. 建立保護連結 -- 在LOCK.PUB中輸入文件URL並設定密碼
3. 設定到期時間 -- 根據審查期限設定連結有效期（如7天）
4. 傳送連結 -- 透過電子郵件傳送產生的LOCK.PUB連結
5. 單獨傳送密碼 -- 透過電話或簡訊等其他管道告知密碼
6. 確認存取 -- 利用分析功能追蹤對方是否已檢視文件

為什麼這種方式更安全

• 沒有密碼就無法存取原始文件URL
• 設定時間到期後連結自動失效
• 原始URL不會直接暴露，搜尋引擎無法索引
• 存取分析功能可檢視完整的瀏覽紀錄

共享方式比較

功能	電子郵件附件	雲端共享	LOCK.PUB保護連結
密碼保護	無	有限	有
到期時間	無	無	有
轉寄限制	無	有限	有（需密碼）
存取追蹤	無	有限	有
設定難度	簡單	中等	簡單
簽署後撤回	不可	手動	自動到期

給法律專業人士的建議

版本控制

每次傳送合約修訂版時，建立新的保護連結。舊版本的連結會自動到期，避免對方誤用過時的文件。

多方合約

涉及多個簽約方的合約，可以為每一方建立獨立的保護連結並設定不同密碼，從而單獨管理各方的存取權限。

稽核準備

如需保留文件分發紀錄，LOCK.PUB的存取分析資料可以作為證據，證明誰在什麼時間存取了哪些文件。

立即開始

合約和NDA是企業的核心資產。與其以明文方式透過電子郵件傳送，不如使用帶密碼保護和自動到期功能的安全連結來共享。

現在就在LOCK.PUB建立您的第一個保護連結。

建立安全保護連結