如何替PDF、Word、Excel和ZIP檔案設定密碼保護

你要用電子郵件寄送報稅資料、分享合約，或傳送財務紀錄。在按下傳送之前，有一個不到一分鐘就能完成的步驟可以大幅降低外洩風險——替檔案設定密碼。

替文件加上密碼代表即使檔案落入他人手中——被誤轉寄、從遭入侵的信箱下載、或在公共網路上被攔截——沒有正確密碼就無法開啟。本指南詳細介紹各種常見檔案類型的操作步驟。

為什麼密碼保護很重要

替檔案加密碼會新增一層加密，即使檔案本身可被存取，內容依然是鎖定的。就像房間裡的保險箱——即使有人進了房間，還是需要密碼才能打開。

核心優勢：

• 防止意外曝光：寄錯了郵件，檔案仍然是鎖著的。
• 雲端儲存保護：存在Google雲端硬碟的檔案，若帳號被盜就可能曝光。加了密碼的檔案無論如何都維持加密。
• 法規遵循：醫療、金融、法律產業通常要求檔案在傳輸前必須加密。
• 分享時更安心：搭配雙管道原則（密碼透過另一個管道傳達），用最少的力氣就能建立強大的安全體系。

如何替PDF設定密碼

方法1：Adobe Acrobat（Windows和Mac）

1. 用Adobe Acrobat（Pro或Standard）開啟PDF
2. 前往檔案 > 使用密碼保護
3. 選擇檢視（開啟需要密碼）或編輯（修改需要密碼）
4. 輸入強密碼並確認
5. 按套用並儲存檔案

方法2：Mac預覽程式（免費）

1. 用預覽程式開啟PDF
2. 前往檔案 > 輸出
3. 勾選對話框底部的加密核取方塊
4. 輸入密碼並確認
5. 按儲存

輸出的檔案已設定密碼保護。原始檔案仍未加保護，若只需要加密版本，請刪除原檔。

方法3：線上工具（需謹慎）

Smallpdf、iLovePDF等服務可以在瀏覽器中加密PDF。但你需要把檔案上傳到第三方伺服器。對於真正機密的檔案，避免使用線上工具，改用本機軟體。

如何替Word文件設定密碼

Windows（Microsoft Word）

1. 在Word中開啟文件
2. 前往檔案 > 資訊 > 保護文件 > 以密碼加密
3. 輸入密碼，按確定
4. 重新輸入密碼確認
5. 儲存文件

Mac（Microsoft Word）

1. 在Word中開啟文件
2. 前往校閱 > 保護 > 保護文件
3. 在「安全性」下設定開啟密碼和/或修改密碼
4. 按確定並儲存

注意事項

• Word從Office 2016起使用AES-256加密，對大多數用途來說夠強。
• 忘記密碼沒有復原方法。Microsoft也無法幫你解鎖。
• 密碼保護的是.docx檔案本身。如果有人在開啟前將其轉換為其他格式，保護可能不適用。

如何替Excel試算表設定密碼

Windows（Microsoft Excel）

1. 在Excel中開啟試算表
2. 前往檔案 > 資訊 > 保護活頁簿 > 以密碼加密
3. 輸入密碼並確認
4. 儲存檔案

Mac（Microsoft Excel）

1. 在Excel中開啟試算表
2. 前往校閱 > 保護 > 保護活頁簿
3. 設定密碼
4. 按確定並儲存

工作表保護 vs 活頁簿加密

保護層級	功能
活頁簿加密	鎖定整個檔案——沒有密碼無法開啟
工作表保護	限制特定工作表的編輯，但不加密檔案
範圍保護	鎖定特定儲存格範圍，其餘可編輯

出於安全目的，務必使用活頁簿加密（以密碼加密）。僅靠工作表保護很容易被免費工具繞過。

如何替ZIP檔案設定密碼

Windows（7-Zip——免費）

1. 下載安裝7-Zip
2. 右鍵點擊要壓縮的檔案
3. 選擇7-Zip > 新增至壓縮檔
4. 將壓縮格式設為zip或7z
5. 在加密區段輸入密碼
6. 將加密方法設為AES-256
7. 按確定

Mac（終端機）

1. 開啟終端機
2. 導覽到檔案所在的資料夾
3. 執行：zip -e protected.zip yourfile.pdf
4. 輸入並確認密碼

Mac（Keka——免費應用程式）

1. 下載Keka
2. 開啟Keka，在密碼欄位輸入你想要的密碼
3. 將檔案拖放到Keka視窗
4. 加密壓縮檔自動產生

密碼強度指南

保護的強度取決於密碼的強度。弱密碼可以被暴力破解工具在幾秒內攻破。

密碼類型	範例	預估破解時間
4位數字	1234	瞬間
常見單字	password	瞬間
8位混合	T4x$r3tN	幾小時到幾天
12位混合	Gr8!p@ssW0rd#	數百年
16位以上隨機	xK9#mP2$vL7@nQ4!	幾乎不可能

最低建議：10位以上，包含大小寫字母、數字和特殊符號。

如何安全傳達密碼

替檔案設密碼只是一半。另一半是安全地把密碼傳給接收者。

不要在寄送檔案的同一封郵件裡寫密碼。這是最常見的錯誤，完全抵消了加密的作用。

更好的做法：

• 透過電話告知密碼
• 用LOCK.PUB建立密碼備忘連結，設定自動到期
• 檔案透過電子郵件傳送，密碼透過LINE或Signal等其他應用程式傳達
• 當面告知

雙管道原則：檔案走一個管道，密碼走完全不同的另一個管道。

快速對照表

檔案類型	推薦工具（Windows）	推薦工具（Mac）	加密方式
PDF	Adobe Acrobat	預覽程式（免費）或Acrobat	AES-256
Word (.docx)	Microsoft Word	Microsoft Word	AES-256
Excel (.xlsx)	Microsoft Excel	Microsoft Excel	AES-256
ZIP	7-Zip（免費）	終端機或Keka	AES-256
任何檔案	7-Zip（.7z格式）	Keka	AES-256

密碼保護不夠用的時候

檔案級密碼是強大的第一道防線，但不是所有情況下的完整解決方案。

• 大量檔案分享：如果你經常分享大量檔案，考慮使用Tresorit這樣的零知識加密平台。
• 協作編輯：加了密碼的檔案無法協作編輯。團隊文件應該使用有權限控制的平台。
• 法規遵循：某些產業需要檔案密碼無法提供的稽核追蹤和存取日誌。

對於一次性或偶爾的檔案分享，密碼保護搭配雙管道原則仍然是最實用的方法。用LOCK.PUB建立包含密碼的備忘錄，設定到期時間，透過與檔案不同的管道傳送備忘連結。

傳送前先加鎖

每個要傳送的機密檔案都值得60秒的保護。選擇適合檔案類型的方法，設定強密碼，透過不同管道傳達密碼。這是大多數人跳過的、卻是最簡單的數位安全升級。

建立加密備忘連結 -->