离职时如何安全管理交接资料

员工离职是组织面临的最高安全风险时刻之一。多年积累的账号信息、访问权限和项目知识集中在一个人身上，需要系统且安全地完成交接。

在便签上写密码、在共享电子表格中列出账号清单、或依赖口头传达，都可能导致严重的安全事故。本指南介绍如何安全管理交接资料，并为离职员工和管理者提供检查清单。

员工离职为何是高风险时刻

集中的访问权限

任职时间越长的员工，往往拥有越多系统和服务的访问权限。这些权限如果没有妥善移交，业务会中断；如果没有妥善回收，则会产生安全漏洞。

非正式的信息管理

许多员工通过个人笔记、浏览器保存的密码或个人设备上的验证器应用来管理工作信息。这些信息在离职时很难系统性地传递。

情绪因素

离职过程中产生的不满或冲突，偶尔会导致故意的数据泄露或删除。

需要安全交接的项目

项目	示例	风险级别
账号密码	管理员账号、CMS、托管服务	极高
API密钥和令牌	支付服务、第三方API、云服务	极高
服务器访问信息	SSH密钥、数据库凭据、VPN账号	极高
项目文件	设计文档、需求文档、源代码	高
客户联系方式	CRM数据、重要供应商联系方式	高
工作流程	操作手册、常规工作程序、联系人清单	中

危险的交接方式

便签和纸条

纸质笔记容易丢失、被拍照或复制，且无法追踪谁查看了信息。

共享电子表格

在Google表格或Excel中列出密码，意味着所有有权限的人都能看到，文件一旦被复制就完全失控。

口头传达

依赖记忆会遗漏信息，且没有书面记录，发生争议时无法举证。

普通聊天软件

通过微信或钉钉发送密码，密码会永久保留在聊天记录中，员工离职后仍可访问。

安全的交接流程

第1步：创建资产清单

列出离职员工拥有的所有账号和访问权限。

• 所有在用的服务账号
• 持有的API密钥和令牌
• 服务器和数据库访问凭据
• 项目文档和文件位置
• 负责的客户和供应商信息

第2步：通过密码保护备忘录安全传递

为每组凭据创建单独的密码保护备忘录，传递给接任者。关键是设置过期时间。

设置指南：

• 如果交接期为一周，将备忘录过期时间设为10天
• 链接通过邮件发送，密码通过电话或短信另行告知
• 接任者查看后立即更改原账号密码

第3步：更改所有密码

接任者确认接收后，立即更改所有已交接账号的密码。这样即使备忘录尚未过期，其中的信息也已失效。

第4步：回收原有访问权限

系统性地回收离职员工的所有访问权限。

• 停用公司邮箱账号
• 移除所有共享服务的访问权限
• 回收VPN和远程访问凭据
• 收回实体门禁卡
• 确认个人设备上的公司数据已删除

用LOCK.PUB实现安全交接

LOCK.PUB的密码保护备忘录是员工交接的理想工具。

使用方法

1. 为每组账号信息创建单独的秘密备忘录
2. 根据交接期设置过期时间（如7-14天）
3. 将备忘录链接通过邮件发给接任者
4. 密码通过其他渠道（电话、短信）传递
5. 接任者确认后更改原账号密码

该方法的优势

• 过期后备忘录自动无法访问
• 密码更改后备忘录内容不再有效
• 密码不会永久留在聊天记录中
• 分析功能可追踪接任者是否已查看

离职员工检查清单

• 是否列出了所有管理的工作账号
• 是否通过安全方式将每组凭据传递给接任者
• 是否从个人设备删除了公司数据
• 个人云存储中是否还有工作文件
• 是否确认离职后不存在无法访问的关键信息

管理者检查清单

• 是否确认了离职员工的所有访问权限清单
• 是否明确定义了交接期和交接方式
• 是否更改了所有已交接账号的密码
• 是否回收了离职员工的所有访问权限
• 是否设置了离职后异常访问监控
• 是否将交接完成情况记录在案

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