Cach quan ly an toan tai lieu ban giao khi nghi viec

Viec nhan vien nghi viec la mot trong nhung thoi diem co rui ro bao mat cao nhat doi voi to chuc. Nhieu nam tich luy thong tin tai khoan, quyen truy cap va kien thuc du an tap trung vao mot nguoi can duoc chuyen giao mot cach he thong va an toan.

Viet mat khau tren giay nho, liet ke tai khoan trong bang tinh chia se, hay chi truyen mieng deu co the dan den su co bao mat nghiem trong. Bai viet nay huong dan cach quan ly tai lieu ban giao an toan va cung cap danh sach kiem tra cho ca nhan vien nghi viec va quan ly.

Tai sao chuyen giao nhan vien la thoi diem rui ro cao

Quyen truy cap tap trung

Nhan vien lam viec lau thuong nam giu quyen truy cap vao hang chuc he thong va dich vu. Khi cac quyen nay khong duoc chuyen giao dung cach, cong viec bi dinh tre. Khi khong duoc thu hoi dung cach, lo hong bao mat xuat hien.

Quan ly thong tin phi chinh thuc

Nhieu nhan vien quan ly thong tin cong viec qua ghi chu ca nhan, mat khau luu tren trinh duyet hoac ung dung xac thuc tren thiet bi ca nhan. Nhung thong tin nay rat kho truyen giao mot cach he thong.

Yeu to cam xuc

Su bat man hoac xung dot trong qua trinh nghi viec doi khi dan den ro ri hoac xoa du lieu co chu dich.

Nhung gi can ban giao an toan

Hang muc	Vi du	Muc do rui ro
Mat khau tai khoan	Tai khoan quan tri, CMS, hosting	Rat cao
Khoa API va token	Dich vu thanh toan, API ben ngoai, dam may	Rat cao
Thong tin truy cap may chu	Khoa SSH, thong tin DB, tai khoan VPN	Rat cao
File du an	Tai lieu thiet ke, dac ta, ma nguon	Cao
Lien he khach hang	Du lieu CRM, lien he nha cung cap	Cao
Quy trinh cong viec	Huong dan, thu tuc dinh ky, danh sach lien he	Trung binh

Phuong phap ban giao nguy hiem

Giay nho va giay dan

Ghi chu vat ly de bi mat, bi chup anh hoac sao chep, va khong the theo doi ai da xem thong tin.

Bang tinh chia se

Liet ke mat khau trong Google Sheets hoac Excel co nghia la bat ky ai co quyen truy cap deu co the xem, va mot khi file bi sao chep thi mat kiem soat.

Truyen mieng

Phu thuoc vao tri nho dan den thieu sot, va khong co ban ghi thi tranh chap khong the giai quyet.

Ung dung nhan tin thong thuong

Gui mat khau qua Zalo hay Slack de chung ton tai vinh vien trong lich su chat, co the truy cap ngay ca sau khi nhan vien da nghi.

Quy trinh ban giao an toan

Buoc 1: Tao danh sach tai san

Liet ke moi tai khoan va quyen truy cap ma nhan vien nghi viec dang nam giu.

• Tat ca tai khoan dich vu dang hoat dong
• Khoa API va token dang su dung
• Thong tin truy cap may chu va co so du lieu
• Vi tri tai lieu va file du an
• Thong tin lien he khach hang va nha cung cap

Buoc 2: Truyen qua ghi chu bao ve mat khau

Tao ghi chu bao ve mat khau rieng cho tung bo thong tin dang nhap va chia se voi nguoi ke nhiem. Dieu quan trong la thiet lap thoi gian het han.

Huong dan cai dat:

• Neu thoi gian ban giao la mot tuan, dat han ghi chu la 10 ngay
• Gui lien ket qua email va mat khau qua dien thoai hoac tin nhan
• Nguoi ke nhiem phai doi mat khau ngay sau khi xem

Buoc 3: Doi tat ca mat khau

Sau khi nguoi ke nhiem xac nhan da nhan, doi ngay mat khau cua tat ca tai khoan da ban giao. Dieu nay lam cho noi dung ghi chu khong con gia tri ngay ca truoc khi het han.

Buoc 4: Thu hoi quyen truy cap cu

Thu hoi he thong tat ca quyen truy cap cua nhan vien nghi viec.

• Vo hieu hoa tai khoan email cong ty
• Xoa quyen truy cap khoi tat ca dich vu chia se
• Thu hoi thong tin dang nhap VPN va truy cap tu xa
• Thu hoi the ra vao vat ly
• Xac nhan du lieu cong ty da bi xoa khoi thiet bi ca nhan

Thuc hien ban giao an toan voi LOCK.PUB

Ghi chu bao ve mat khau cua LOCK.PUB la cong cu ly tuong cho chuyen giao nhan vien.

Cach su dung

1. Tao ghi chu bi mat rieng cho tung bo thong tin tai khoan
2. Dat thoi gian het han phu hop voi thoi gian ban giao (vi du: 7-14 ngay)
3. Gui lien ket ghi chu cho nguoi ke nhiem qua email
4. Truyen mat khau qua kenh rieng (dien thoai, tin nhan)
5. Doi mat khau tai khoan goc sau khi nguoi ke nhiem xac nhan

Uu diem cua phuong phap nay

• Ghi chu tu dong khong the truy cap sau khi het han
• Sau khi doi mat khau, noi dung ghi chu khong con hieu luc
• Mat khau khong nam vinh vien trong lich su chat
• Phan tich cho phep theo doi nguoi ke nhiem da xem thong tin chua

Danh sach kiem tra cho nhan vien nghi viec

• Da liet ke tat ca tai khoan cong viec dang quan ly chua
• Da truyen tung bo thong tin dang nhap bang phuong phap an toan chua
• Da xoa du lieu cong ty khoi thiet bi ca nhan chua
• Da kiem tra khong con file cong viec tren bo nho dam may ca nhan chua
• Da xac nhan khong co thong tin nao se khong the truy cap sau khi nghi chua

Danh sach kiem tra cho quan ly

• Da xac dinh tat ca quyen truy cap cua nhan vien nghi viec chua
• Da dinh nghia ro thoi gian va phuong phap ban giao chua
• Da doi mat khau cua tat ca tai khoan da ban giao chua
• Da thu hoi tat ca quyen truy cap cua nhan vien nghi viec chua
• Da thiet lap giam sat truy cap bat thuong sau khi nghi chua
• Da ghi nhan hoan thanh ban giao chua

Bat dau ngay

Ban giao co he thong bao ve ca bao mat to chuc va tinh lien tuc cua cong viec. Ghi chu bao ve mat khau cho phep chia se thong tin an toan trong thoi gian chuyen giao, voi tu dong thu hoi quyen truy cap sau do.

Tao ghi chu ban giao dau tien cua ban tren LOCK.PUB ngay hom nay.

Tao ghi chu bi mat