Як установити термін доступу до файлів Google Диска

Підряднику потрібна папка проєкту до п’ятниці. Ви хочете надати її зараз, але не залишати доступ назавжди. Google Диск дозволяє обмежити термін доступу конкретної людини, однак функція доступна лише у відповідних робочих і навчальних облікових записах. Це не загальний таймер для анонімного посилання. Особистий обліковий запис потребує іншої процедури завершення спільної роботи.

Виберіть відповідний контроль доступу

Для конфіденційних матеріалів залиште Загальний доступ у режимі Обмежений і додайте конкретних одержувачів. Посібник Google пояснює вимоги до облікових записів і дозволи учасників.

Установіть термін у відповідному обліковому записі

На комп’ютері:

1. Відкрийте Диск, виберіть файл або папку та натисніть Поділитися.
2. Додайте одержувача з мінімально потрібними дозволами.
3. Відкрийте меню ролі біля його імені й виберіть Додати термін дії, якщо пункт доступний.
4. Виберіть дату, яку пропонує Диск, і збережіть зміни.
5. Знову відкрийте налаштування й перевірте одержувача, роль і термін.

Інструкція з керування доступом передбачає дату в межах року. Для папок термін можна встановити для переглядачів. Меню залежать від облікового запису, типу об’єкта, ролі та правил організації. Якщо пункту немає, перевірте ці умови з адміністратором: не кожен обліковий запис Workspace підтримує функцію.

Термін стосується налаштованого дозволу. Інший доступ через групу, батьківську папку або ширші параметри поширення може залишитися. Перевірте ці шляхи, перш ніж вважати обрану дату повним припиненням доступу.

Закрийте доступ вручну в особистому обліковому записі

Зміна назви файлу або дата в описі не додає особистому Gmail вбудованої функції завершення доступу. Залиште об’єкт обмеженим, поширте його серед визначених людей і додайте в календар нагадування видалити дозволи.

У визначений день відкрийте Поділитися, видаліть одержувача, збережіть і перевірте права батьківської папки. Якщо загальний доступ дозволяв відкриття всім, хто має посилання, обмежте й цей параметр. Перевіряйте з облікового запису без дозволу: сеанс власника не підтверджує, що чужий доступ завершився.

Додайте термін до посилання, яке надсилаєте

Можна створити посилання LOCK.PUB на URL Диска та встановити пароль, а термін дії — якщо це підтримує ваш тариф. Воно додає перевірку перед переспрямуванням. Після перевірки одержувачу все одно потрібні дозволи Диска, тому файл може залишатися обмеженим.

Ця перевірка не шифрує файл Диска й не скасовує його дозволів. Людина, яка вже скопіювала початкову URL-адресу, може використовувати її, доки Диск дозволяє доступ. Завершення терміну також не повертає завантажені копії й не заважає знімкам екрана. Керуйте оригіналом через дозволи Диска, а поширюваною точкою входу — через додаткове посилання.

Перевірте всю передачу

Для підрядника, що працює до п’ятниці, виділіть окрему папку проєкту й надайте перегляд, якщо редагування не потрібне. Налаштуйте вбудований термін, коли він доступний; інакше заплануйте видалення дозволів. Надішліть захищене посилання та поясніть кінцеву дату.

Перед надсиланням перевірте адресу одержувача, роль, доступ до батьківської папки та дату в кожному сервісі. Після дедлайну окремо перевірте надіслане посилання і Диск. Переміщення файлів або зміна ролей можуть змінити дозволи, тому після них перегляньте налаштування знову.

Поширені запитання

Чи буде видалено мій файл після завершення терміну?

Ні. Завершиться відповідний дозвіл, а файл власника залишиться. Збережені копії не контролюються цим дозволом.

Чому початкова URL-адреса досі відкривається?

Може існувати інший шлях доступу або завершився лише термін додаткового посилання. Перевірте параметри Диска й успадковані дозволи.

Чи можна для зручності зробити конфіденційний файл відкритим?

Залиште обмежений доступ і додайте потрібних людей. Пароль додаткового посилання не робить відкритий оригінал приватним.

Читайте також про парольний захист Диска, захист і паролі Google Таблиць та дії після витоку посилання Диска.