Een vervaldatum instellen voor delen via Google Drive

Een freelancer heeft de projectmap tot vrijdag nodig. Je wilt die nu delen zonder de toegang voor altijd open te laten. Google Drive kan de toegang van een specifieke persoon laten verlopen, maar alleen met geschikte werk- of schoolaccounts. Het is geen algemene timer voor een anonieme deel-URL. Persoonlijke accounts hebben een andere afsluitprocedure nodig.

Kies de juiste toegangscontrole

Doel	Geschikte aanpak
Toegang van een benoemde medewerker automatisch beëindigen	Vervaldatum in Drive, als account en rol dit ondersteunen
Delen met een persoonlijk account beëindigen	Toegang beperken en ontvangers handmatig verwijderen
Een termijn geven aan een verstuurde link	Een aparte verlopende link, met behoud van Drive-rechten

Houd bij vertrouwelijk materiaal Algemene toegang op Beperkt en voeg specifieke ontvangers toe. Googles handleiding voor delen legt de geschikte accounts en ontvangersrechten uit.

Stel een vervaldatum in met een geschikt account

Op een computer:

Open Drive, selecteer het bestand of de map en kies Delen.
Voeg de ontvanger toe met zo weinig mogelijk noodzakelijke rechten.
Open het rolmenu naast de naam en kies Vervaldatum toevoegen, als dat beschikbaar is.
Selecteer de door Drive getoonde deadline en sla de wijziging op.
Open het delen opnieuw en controleer ontvanger, rol en vervaldatum.

Googles instructies voor toegangsbeheer noemen een datum binnen één jaar. Voor mappen is verlopen beschikbaar bij de rol Kijker. De menu’s hangen af van het account, het soort item, de rol en het organisatiebeleid. Ontbreekt de optie, controleer dan deze voorwaarden met de beheerder in plaats van aan te nemen dat elk Workspace-account dit ondersteunt.

De vervaldatum geldt voor de ingestelde toestemming. Via een groep, bovenliggende map of bredere deelinstelling kan nog andere toegang bestaan. Controleer die routes voordat je de deadline als volledige afsluiting beschouwt.

Beëindig delen handmatig met een persoonlijk account

Een bestandsnaam veranderen of een datum in de beschrijving zetten geeft een persoonlijk Gmail-account geen ingebouwde vervaldatum. Houd het item beperkt, deel het met benoemde personen en zet een herinnering in je agenda om de rechten in te trekken.

Open op de deadline Delen, verwijder de ontvanger, sla op en controleer de rechten van de bovenliggende map. Was algemene toegang ingesteld op iedereen met de link, beperk die instelling dan ook. Controleer met een account dat geen rechten meer heeft; je eigen eigenaarsessie bewijst niet dat andermans toegang is beëindigd.

Geef de verstuurde link een deadline

Je kunt een LOCK.PUB-link maken naar de Drive-URL en een wachtwoord instellen en, als je abonnement dit ondersteunt, een vervaldatum. Dat voegt een toegangspoort toe vóór de doorverwijzing. Daarna moet de ontvanger nog steeds aan de Drive-rechten voldoen, dus een beperkt bestand kan beperkt blijven.

De poort versleutelt het Drive-bestand niet en trekt de oorspronkelijke rechten niet in. Wie de originele URL al heeft gekopieerd, kan die gebruiken zolang Drive toegang toestaat. Een vervaldatum haalt ook geen gedownloade kopieën terug en voorkomt geen schermafbeeldingen. Beheer het origineel met Drive-rechten en het verspreide toegangspunt met de aanvullende link.

Controleer de hele overdracht

Deel voor de freelancer die vrijdag klaar is een aparte projectmap als Kijker wanneer bewerken niet nodig is. Stel de ingebouwde vervaldatum in als dat kan; plan anders het verwijderen van rechten. Verstuur de beschermde link en leg de deadline uit.

Controleer vooraf het e-mailadres, de rol, de toegang tot de bovenliggende map en de deadline in elke dienst. Test na de deadline de verstuurde link en Drive-toegang afzonderlijk. Bestanden verplaatsen of rollen wijzigen kan de rechten veranderen, dus controleer daarna opnieuw de deelinstellingen.

Veelgestelde vragen

Wordt mijn bestand verwijderd bij het verlopen?

Nee. De betreffende toestemming eindigt, maar het bestand van de eigenaar blijft bestaan. Opgeslagen kopieën vallen buiten die toestemming.

Waarom opent de originele URL nog?

Er kan een andere toegangsroute bestaan, of alleen de aanvullende link is verlopen. Controleer de Drive-instellingen en overgenomen rechten.

Kan ik een gevoelig bestand voor het gemak openbaar maken?

Houd het beperkt en geef de bedoelde personen toegang. Het wachtwoord van een extra link maakt een openbaar origineel niet privé.

Lees ook wachtwoordbeveiliging voor Drive, Sheets-beveiliging en wachtwoorden en wat te doen als een Drive-link uitlekt.