退職時に引き継ぎ資料を安全に管理する方法

従業員の退職は、組織にとって最もセキュリティリスクが高い瞬間の一つです。長年にわたって蓄積されたアカウント情報、アクセス権限、プロジェクト知識が一人に集中しており、これを体系的かつ安全に引き継ぐ必要があるためです。

付箋にパスワードを書いたり、共有スプレッドシートにアカウント一覧を整理したり、口頭で伝えたりする方法は、深刻なセキュリティ事故につながりかねません。このガイドでは、退職時の引き継ぎ資料を安全に管理する方法と、退職者・管理者双方のためのチェックリストを提供します。

退職時にセキュリティリスクが高い理由

集中したアクセス権限

長期間勤務した従業員ほど、多くのシステムやサービスへのアクセス権限を持っています。これらの権限が適切に移行されなければ業務に空白が生じ、適切に回収されなければセキュリティ事故が発生します。

非公式な情報管理

多くの従業員が個人メモ、ブラウザ保存のパスワード、個人端末の認証アプリなど、非公式な方法で業務情報を管理しています。こうした情報は退職時に体系的に伝達するのが困難です。

感情的要因

退職プロセスで生じる不満や対立が、意図的な情報流出やデータ削除につながることがあります。

安全に引き継ぐべき項目

項目	例	リスク度
アカウントパスワード	管理者アカウント、CMS、ホスティング	非常に高い
APIキー・トークン	決済サービス、外部API、クラウド	非常に高い
サーバー接続情報	SSHキー、DB接続情報、VPNアカウント	非常に高い
プロジェクトファイル	設計書、仕様書、ソースコード	高い
顧客連絡先	CRMデータ、主要取引先連絡先	高い
業務プロセス	マニュアル、定期業務手順、担当者リスト	中程度

危険な引き継ぎ方法

付箋やメモ用紙

物理的なメモは紛失、撮影、コピーが容易で、誰が情報を確認したか追跡できません。

共有スプレッドシート

Googleスプレッドシートやエクセルにパスワードを整理すると、アクセス権を持つ全員が閲覧でき、ファイルがコピーされれば制御不能になります。

口頭伝達

記憶に頼ると情報の漏れが発生し、伝達内容の記録がないため、紛争時に証明できません。

一般的なメッセンジャー

SlackやLINEでパスワードを送ると、チャット履歴に永久に残り、退職後もアクセス可能です。

安全な引き継ぎプロセス

ステップ1：資産リストの作成

退職者が保有するすべてのアカウントとアクセス権限をリスト化します。

• 使用中の全サービスアカウント
• 保有するAPIキー・トークン
• サーバーおよびデータベース接続情報
• プロジェクト関連ドキュメントとファイルの場所
• 担当顧客・取引先情報

ステップ2：パスワード保護メモで安全に伝達

各アカウント情報を個別のパスワード保護メモとして作成し、後任者に伝達します。ポイントは有効期限を設定することです。

設定ガイド：

• 引き継ぎ期間が1週間なら、有効期限を10日に設定
• リンクはメールで、パスワードは電話やSMSで別途伝達
• 後任者が情報を確認後、直ちにパスワードを変更

ステップ3：パスワード変更

後任者が情報を確認した後、引き継がれたすべてのアカウントのパスワードを即座に変更します。これにより、有効期限前でもメモの情報は無効になります。

ステップ4：旧アクセス権限の回収

退職者のすべてのアクセス権限を体系的に回収します。

• 会社メールアカウントの無効化
• すべての共有サービスのアクセス権限を削除
• VPNおよびリモートアクセス権限の回収
• 物理的な入館カードの返却
• 個人端末からの会社データ削除を確認

LOCK.PUBで安全な引き継ぎを実現

LOCK.PUBのパスワード保護メモは、従業員の引き継ぎに最適なツールです。

使い方

1. 各アカウント情報を別々のシークレットメモとして作成
2. 引き継ぎ期間に合わせて有効期限を設定（例：7～14日）
3. メモリンクを後任者にメールで送信
4. パスワードは別チャネル（電話、SMS）で伝達
5. 後任者の確認後、元のアカウントパスワードを変更

この方法の利点

• 有効期限後にメモへのアクセスが自動的に不可に
• パスワード変更後はメモの内容が無効に
• メッセンジャー履歴にパスワードが永久に残らない
• 分析機能で後任者の確認有無を追跡可能

退職者のためのチェックリスト

• 管理しているすべての業務アカウントをリスト化したか
• 各アカウント情報を安全な方法で後任者に伝達したか
• 個人端末から会社データを削除したか
• 個人クラウドに業務ファイルが残っていないか
• 退職後にアクセスできなくなる情報がないか確認したか

管理者のためのチェックリスト

• 退職者の全アクセス権限リストを確認したか
• 引き継ぎ期間と方法を明確に定めたか
• 引き継がれた全アカウントのパスワードを変更したか
• 退職者のすべてのアクセス権限を回収したか
• 退職後の異常アクセス監視を設定したか
• 引き継ぎ完了を文書化したか

今すぐ始めましょう

体系的な引き継ぎは、組織のセキュリティと業務継続性の両方を守ります。パスワード保護メモを活用すれば、引き継ぎ期間中だけ安全に情報を共有し、その後は自動的にアクセスが遮断されます。

今すぐLOCK.PUBで最初の引き継ぎ用シークレットメモを作成してみてください。

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