契約書やNDA文書を安全に共有する方法

ビジネスにおいて、契約書やNDA（秘密保持契約書）は最も機密性の高い文書に分類されます。取引条件、機密情報、法的義務が記載されたこれらの文書が、想定外の人物に渡った場合、深刻な法的・経済的損害が生じる可能性があります。

それにもかかわらず、多くの企業がメール添付やクラウドの共有リンクでこうした文書をやり取りしています。本記事では、NDAや契約書の共有時によくあるセキュリティリスクと、それを防ぐ安全な共有方法を整理します。

NDA・契約書の共有が危険な理由

メール転送のリスク

メールで送った契約書は、受信者が無制限に転送できます。「転送禁止」と記載しても技術的に制御することはできません。メールサーバーのハッキングや端末の紛失により、文書が漏洩するリスクが常に存在します。

クラウドストレージの脆弱性

Google DriveやDropboxにアップロードした文書は、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできます。アクセス権限を細かく設定しても、ダウンロードされたコピーは制御できません。

メッセンジャーの履歴問題

SlackやLINEで送った契約書ファイルは、チャット履歴に永久に残ります。退職者の履歴、端末の紛失、アカウント乗っ取りなどで、いつでも流出する可能性があります。

契約書共有でよくある5つの失敗

失敗例	リスク度	説明
メールに原本を添付	高	無制限転送可能、サーバーにコピーが残存
公開クラウドリンク	高	リンク流出で誰でもアクセス可能
メッセンジャーでファイル送信	中	チャット履歴に永久保管
パスワードなしのPDF	中	ファイル窃取時に即座に閲覧可能
有効期限なしの共有	中	必要期間後もアクセス可能

安全な文書共有のための3原則

1. アクセス制御：パスワード保護

文書にアクセスするには、必ずパスワードの入力を要求します。文書リンクとパスワードを異なるチャネルで送ることで、一方が漏洩しても文書は閲覧できません。

2. 時間制限：有効期限の設定

契約書のレビュー期間が決まっている場合、共有リンクにも同じ期間の有効期限を設定します。署名完了後は原本のみを保管し、共有リンクは自動的に無効化させます。

3. 追跡管理：アクセス記録

誰がいつ文書を閲覧したかを追跡できれば、不正アクセスが発生した際に即座に対応できます。

LOCK.PUBでNDAを安全に共有する方法

LOCK.PUBのパスワード保護リンクを活用すれば、この3原則をすべて適用できます。

ステップガイド

1. 文書をアップロード -- NDAや契約書をクラウドストレージ（Google Drive、OneDriveなど）にアップロードします
2. 保護リンクを作成 -- LOCK.PUBで文書のURLを入力し、パスワードを設定します
3. 有効期限を設定 -- レビュー期間に合わせて期限を設定します（例：7日間）
4. リンクを送信 -- 生成されたLOCK.PUBリンクをメールで送ります
5. パスワードを別途送信 -- パスワードは電話やSMSなど別のチャネルで伝えます
6. アクセス確認 -- 分析機能で相手が文書を確認したか追跡します

この方法が安全な理由

• パスワードがなければ元の文書URLにアクセスできません
• 設定した期間が過ぎるとリンクが自動で失効します
• 元のURLが直接公開されないため、検索エンジンにインデックスされません
• アクセス分析で閲覧履歴を確認できます

共有方法の比較表

項目	メール添付	クラウド共有	LOCK.PUB保護リンク
パスワード保護	なし	限定的	あり
有効期限設定	なし	なし	あり
転送制限	なし	限定的	あり（要パスワード）
アクセス追跡	なし	限定的	あり
設定の簡単さ	簡単	普通	簡単
署名後の回収	不可	手動	自動失効

法務担当者向けの追加アドバイス

バージョン管理

契約書の修正版を送るたびに新しい保護リンクを作成してください。以前のバージョンのリンクは自動で失効するため、相手が旧版を参照するミスを防げます。

多者間契約

複数の当事者が関わる契約の場合、当事者ごとに異なるパスワードを設定した別々の保護リンクを作成すれば、アクセスを個別に管理できます。

監査対応

文書共有の記録を残す必要がある場合、LOCK.PUBのアクセス分析データを活用すれば、誰がいつ文書にアクセスしたかを証明できます。

今すぐ始めましょう

契約書やNDAはビジネスの重要資産です。メールに無防備に添付するのではなく、パスワード保護と有効期限付きの安全なリンクで共有しましょう。

LOCK.PUBで今すぐ最初の保護リンクを作成してみてください。

安全な保護リンクを作成する