چگونه اسناد مالیاتی را به‌صورت امن با حسابدار یا همسر خود به اشتراک بگذارید

فصل مالیات می‌رسد و حسابدارتان ایمیل می‌زند: «می‌تونی فرم W-2، اظهارنامه سال گذشته و یه کپی از کارت تأمین اجتماعی‌ات رو بفرستی؟» گوشی را برمی‌دارید، از همه چیز عکس می‌گیرید و ایمیل می‌کنید. در کمتر از یک دقیقه، شماره تأمین اجتماعی، جزئیات درآمد و اطلاعات کارفرمای شما در دو صندوق ایمیل رمزگذاری‌نشده نشسته‌اند — برای همیشه.

اسناد مالیاتی غنی‌ترین منبع واحد اطلاعات شخصی هستند که اکثر مردم تاکنون به اشتراک می‌گذارند. در اینجا نحوه انجام این کار به‌صورت امن آمده است.

چرا اشتراک‌گذاری اسناد مالیاتی اینقدر خطرناک است

یک اظهارنامه مالیاتی واحد حاوی همه چیزی است که یک مجرم برای سرقت هویت و پول شما نیاز دارد.

داده‌هایی که در اسناد مالیاتی رایج یافت می‌شوند

سند	داده‌های حساس
W-2 / 1099	شماره تأمین اجتماعی، شناسه کارفرما، درآمد، آدرس
اظهارنامه مالیاتی (1040)	شماره تأمین اجتماعی (شما و همسرتان)، درآمد، شماره‌های مسیریابی بانکی، شماره تأمین اجتماعی افراد تحت تکفل
کارت تأمین اجتماعی	شماره کامل تأمین اجتماعی، نام قانونی
1098 (سود رهن)	مبلغ وام، آدرس ملک، اطلاعات وام‌دهنده
K-1 (درآمد مشارکت)	شماره تأمین اجتماعی/شناسه، درآمد تجاری، توزیع‌ها

چرا این داده‌ها یک معدن طلا برای مجرمان است

• کلاهبرداری بازپرداخت مالیاتی: کسی قبل از شما با استفاده از شماره تأمین اجتماعی شما یک اظهارنامه جعلی ثبت می‌کند — و بازپرداخت شما را می‌دزدد
• سرقت هویت کامل: شماره تأمین اجتماعی + تاریخ تولد + آدرس از یک اظهارنامه مالیاتی کافی است برای باز کردن کارت‌های اعتباری، وام و حساب‌های بانکی
• کلاهبرداری استخدامی: شماره تأمین اجتماعی شما می‌تواند برای استخدام استفاده شود و شما با بدهی مالیاتی مواجه شوید
• مشکلات با اداره مالیات: حل‌وفصل سرقت هویت با اداره مالیات به‌طور میانگین ۶ تا ۱۲ ماه طول می‌کشد

اداره مالیات آمریکا بیش از ۱.۱ میلیون مورد سرقت هویت مرتبط با مالیات را در سال‌های اخیر گزارش کرده است. اکثر آن‌ها با داده‌های شخصی سرقت‌شده شروع شده‌اند.

چه زمانی نیاز به اشتراک‌گذاری اسناد مالیاتی دارید

۱. ارسال اسناد به حسابدار یا CPA

تهیه‌کننده مالیاتی شما به W-2ها، 1099ها، اظهارنامه‌های قبلی و اسناد پشتیبان نیاز دارد. بسیاری از حسابداران هنوز این‌ها را از طریق ایمیل معمولی قبول می‌کنند.

۲. اشتراک‌گذاری با همسر

ثبت مشترک یعنی هر دو شریک نیاز به دسترسی به اسناد درآمد، اظهارنامه‌های قبلی و شماره‌های شناسایی شخصی یکدیگر دارند.

۳. درخواست رهن یا وام

وام‌دهندگان به دو سال اظهارنامه مالیاتی، W-2ها و گاهی رونوشت‌های کامل مستقیم از اداره مالیات نیاز دارند. شما اغلب این‌ها را از طریق مسئول وام با ایمیل به اشتراک می‌گذارید.

۴. ارائه اسناد برای کمک مالی تحصیلی (FAFSA)

درخواست‌های کمک مالی دانشگاه نیاز به اظهارنامه مالیاتی والدین دارند، یعنی والدین اسناد بسیار حساسی را با فرزندان خود به اشتراک می‌گذارند — اغلب از طریق پیام متنی.

۵. کار با مشاور مالی

برنامه‌ریزی ارث، پیش‌بینی بازنشستگی و استراتژی‌های سرمایه‌گذاری همگی نیاز به داده‌های مالیاتی شما دارند.

چرا ایمیل بدترین انتخاب برای اسناد مالیاتی است

اکثر مردم اسناد مالیاتی را ایمیل می‌کنند چون حسابدارشان از آن‌ها اینگونه می‌خواهد. اینجا دلیل مشکل‌ساز بودن آن آمده:

• ایمیل به‌طور پیش‌فرض رمزگذاری نشده: ایمیل استاندارد پیوست‌ها را به‌صورت متن ساده در اینترنت ارسال می‌کند
• ذخیره‌سازی دائمی: آن اسناد برای همیشه در هر دو صندوق ایمیل می‌مانند مگر اینکه به‌صورت دستی حذف شوند — و حتی بعد از حذف در پشتیبان‌ها باقی می‌مانند
• نقض حساب: اگر هر یک از حساب‌های ایمیل هک شود، هر سند مالیاتی‌ای که تا به حال ارسال شده در معرض قرار می‌گیرد
• گیرنده اشتباه: تکمیل خودکار اظهارنامه مالیاتی شما را به «احمد» اشتباهی می‌فرستد و نمی‌توانید آن را لغو کنید
• اداره مالیات در برابر آن هشدار می‌دهد: اداره مالیات آمریکا صراحتاً به مالیات‌دهندگان توصیه می‌کند شماره تأمین اجتماعی یا اسناد مالیاتی را از طریق ایمیل رمزگذاری‌نشده ارسال نکنند

۴ روش امن برای اشتراک‌گذاری اسناد مالیاتی

۱. پورتال امن مشتری حسابدار شما

بسیاری از شرکت‌های CPA و سرویس‌های تهیه مالیات (Intuit، H&R Block، Drake) پورتال‌های رمزگذاری‌شده مشتری برای آپلود اسناد ارائه می‌دهند. همیشه از حسابدارتان بپرسید آیا چنین پورتالی دارد — و از آن استفاده کنید.

۲. لینک یادداشت رمزگذاری‌شده

برای اشتراک‌گذاری اطلاعات خاص مانند شماره‌های تأمین اجتماعی، شناسه‌های کارفرما یا شماره‌های مسیریابی بانکی، یک یادداشت رمزگذاری‌شده در LOCK.PUB ایجاد کنید. جزئیات را تایپ کنید، رمز عبور و زمان انقضا تنظیم کنید (۲۴ ساعت برای فصل مالیات کافی است)، سپس لینک را از یک کانال و رمز عبور را از کانال دیگر بفرستید. اطلاعات پس از انقضا به‌طور خودکار حذف می‌شوند.

۳. اشتراک‌گذاری فایل رمزگذاری‌شده

نیاز به ارسال اسکن W-2، PDF اظهارنامه مالیاتی یا عکس مدرک شناسایی دارید؟ از LOCK.PUB برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها پشت یک رمز عبور با تاریخ انقضا استفاده کنید. حسابدار شما لینک را باز می‌کند، رمز عبور را وارد می‌کند، آنچه نیاز دارد دانلود می‌کند و لینک منقضی می‌شود. بدون نسخه‌هایی که به‌صورت نامحدود در سرورهای ایمیل شناور باشند.

۴. تحویل حضوری اسناد

برای حساس‌ترین اسناد — کارت‌های تأمین اجتماعی، اظهارنامه‌های مالیاتی اصلی — نسخه‌های فیزیکی را مستقیماً به دفتر حسابدار خود ببرید. بدون ردپای دیجیتال، بدون خطر رهگیری.

چک‌لیست اشتراک‌گذاری اسناد مالیاتی

قبل از ارسال هر سند مالیاتی، این پنج مورد را تأیید کنید:

• آیا حداقل لازم را به اشتراک می‌گذارید؟ حسابدار شما ممکن است فقط به اعداد خاصی نیاز داشته باشد، نه اسناد کامل
• آیا کانال رمزگذاری‌شده یا رمزگذاری‌شده است؟ اگر جواب «ایمیل معمولی» است، روش بهتری پیدا کنید
• آیا روش اشتراک‌گذاری تاریخ انقضا دارد؟ اسناد مالیاتی نباید به‌صورت دائمی در یک فضای مشترک زندگی کنند
• آیا گیرنده را تأیید کرده‌اید؟ آدرس ایمیل یا شماره تلفن را قبل از ارسال دوبار بررسی کنید
• آیا می‌توانید قانونی بودن درخواست را تأیید کنید؟ کلاهبرداری‌های فیشینگ مرتبط با مالیات در هر فصل ثبت اوج می‌گیرند — درخواست‌ها را مستقیماً با حسابدارتان تأیید کنید

از اطلاعات مالیاتی خود از همین فصل محافظت کنید

اسناد مالیاتی شما حاوی متمرکزترین مجموعه اطلاعات شخصی هستند که تاکنون با آن سروکار خواهید داشت. دفعه بعد که حسابدارتان W-2 می‌خواهد یا همسرتان برای ثبت مشترک به شماره تأمین اجتماعی‌تان نیاز دارد، سی ثانیه وقت بگذارید و آن را با رمز عبور و تاریخ انقضا محافظت کنید. این عادت کوچک تفاوت بین یک فصل مالیاتی روان و ماه‌ها بازیابی از سرقت هویت است.

همین الان یک لینک امن ایجاد کنید -->