Ein Ablaufdatum für Freigaben in Google Drive festlegen

Ein externer Mitarbeiter braucht bis Freitag einen Projektordner. Sie möchten ihn jetzt freigeben, ohne den Zugriff dauerhaft offen zu lassen. Google Drive kann den Zugriff einer bestimmten Person befristen. Diese Funktion ist jedoch nur für geeignete Arbeits- oder Schulkonten verfügbar. Sie ist kein allgemeiner Timer für eine anonyme Freigabe-URL. Bei privaten Konten ist ein anderer Abschluss erforderlich.

Die passende Zugriffskontrolle wählen

Ziel	Geeignete Methode
Zugriff einer benannten Person automatisch beenden	Drive-Ablaufdatum, sofern Konto und Rolle es unterstützen
Freigabe eines privaten Kontos beenden	Zugriff einschränken und Empfänger manuell entfernen
Einen verteilten Link befristen	Separater ablaufender Link bei weiterhin geltenden Drive-Berechtigungen

Bei vertraulichen Unterlagen sollte Allgemeiner Zugriff auf Eingeschränkt bleiben. Fügen Sie nur die vorgesehenen Personen hinzu. Googles Freigabeanleitung erläutert geeignete Konten und Empfängerberechtigungen.

Ablaufdatum in einem geeigneten Konto einstellen

Am Computer:

Öffnen Sie Drive, wählen Sie die Datei oder den Ordner und dann Freigeben.
Fügen Sie den Empfänger mit den geringsten benötigten Rechten hinzu.
Öffnen Sie das Rollenmenü neben seinem Namen und wählen Sie, falls vorhanden, Ablaufdatum hinzufügen.
Wählen Sie die in Drive angezeigte Frist und speichern Sie.
Öffnen Sie die Freigabe erneut und prüfen Sie Empfänger, Rolle und Ablaufdatum.

Googles Anleitung zur Zugriffsverwaltung nennt ein Datum innerhalb eines Jahres. Bei Ordnern ist die Befristung für Betrachter verfügbar. Die Menüs hängen von Konto, Elementtyp, Rolle und Organisationsrichtlinien ab. Fehlt die Option, klären Sie diese Voraussetzungen mit der Administration, statt die Funktion bei jedem Workspace-Konto vorauszusetzen.

Das Ablaufdatum gilt für die eingestellte Berechtigung. Über eine Gruppe, einen übergeordneten Ordner oder eine umfassendere Freigabe kann weiterhin Zugriff bestehen. Prüfen Sie diese Wege, bevor Sie die Frist als vollständige Zugriffssperre betrachten.

Freigaben privater Konten manuell beenden

Ein privates Gmail-Konto erhält keine native Ablauf-Funktion, wenn Sie eine Datei umbenennen oder ein Datum in die Beschreibung schreiben. Lassen Sie das Element eingeschränkt, geben Sie es für benannte Personen frei und tragen Sie eine Erinnerung zum Entfernen der Rechte ein.

Öffnen Sie zum Termin Freigeben, entfernen Sie den Empfänger, speichern Sie und prüfen Sie den übergeordneten Ordner. War der allgemeine Zugriff für alle Personen mit dem Link geöffnet, schränken Sie auch ihn ein. Kontrollieren Sie das Ergebnis mit einem nicht mehr berechtigten Konto. Ihre eigene Eigentümersitzung belegt nicht, dass fremder Zugriff beendet wurde.

Den versendeten Link befristen

Sie können einen LOCK.PUB-Link erstellen, der auf die Drive-URL verweist, und ein Passwort sowie, wenn Ihr Tarif dies unterstützt, ein Ablaufdatum festlegen. Damit entsteht eine Zugangsschranke vor der Weiterleitung. Danach benötigt der Empfänger weiterhin die Drive-Berechtigung; eine eingeschränkte Datei kann eingeschränkt bleiben.

Diese Schranke verschlüsselt die Drive-Datei nicht und entzieht keine Originalberechtigungen. Wer die ursprüngliche URL schon kopiert hat, kann sie weiterhin verwenden, solange Drive den Zugriff erlaubt. Ein Ablaufdatum holt auch keine heruntergeladenen Kopien zurück und verhindert keine Screenshots. Kontrollieren Sie das Original über Drive und den verteilten Einstieg über den zusätzlichen Link.

Die gesamte Übergabe prüfen

Für den bis Freitag tätigen Mitarbeiter empfiehlt sich ein eigener Projektordner mit Betrachterzugriff, wenn keine Bearbeitung nötig ist. Nutzen Sie bei geeigneten Konten das native Ablaufdatum; andernfalls planen Sie das Entfernen ein. Versenden Sie den geschützten Link mit einem Hinweis auf die Frist.

Prüfen Sie vorher Empfängeradresse, Rolle, übergeordnete Ordnerrechte und die in jedem Dienst angezeigte Frist. Prüfen Sie danach den verteilten Link und Drive getrennt. Verschieben von Dateien oder Rollenänderungen können Berechtigungen beeinflussen; überprüfen Sie die Freigabe anschließend erneut.

Häufige Fragen

Wird meine Datei beim Ablauf gelöscht?

Nein. Die betreffende Berechtigung endet, die Datei des Eigentümers bleibt erhalten. Bereits gespeicherte Kopien unterliegen dieser Berechtigung nicht.

Warum lässt sich die ursprüngliche URL noch öffnen?

Es kann ein anderer Berechtigungsweg bestehen oder nur der Zusatzlink abgelaufen sein. Prüfen Sie Drive-Freigaben und geerbte Rechte.

Kann ich eine sensible Datei zur Vereinfachung öffentlich machen?

Lassen Sie sie eingeschränkt und berechtigen Sie die vorgesehenen Personen. Ein Passwort auf einem Zusatzlink macht ein öffentliches Original nicht privat.

Weitere Schritte: Passwortschutz für Drive, Sheets-Schutz und Passwörter und Hilfe bei einem offengelegten Drive-Link.