從傳真到數位化：企業轉型中的資安陷阱

傳真機在許多場景中仍未完全退場——醫院、政府機關、法律事務所等。但當企業從紙本流程轉向全數位化時，「數位化=安全」的假設是錯誤的。

紙本文件也不安全

紙本/傳真問題	說明
文件隨意放置	任何人都可以看到
傳真發錯	號碼輸錯發到別處
通訊無加密	傳真通訊不加密
廢棄管理不善	碎紙處理不徹底

數位轉型中的新風險

風險1：電子郵件替代傳真

• 附件不加密就寄出
• 自動補齊導致寄錯人
• 郵件伺服器永久保存

風險2：雲端儲存權限混亂

• 分享設定錯誤導致公開
• 離職員工權限未撤銷
• 下載後無法追蹤

風險3：通訊軟體分享檔案

用LINE或Teams分享檔案：

• 訊息永久保存
• 搜尋可找到機密資訊
• 截圖無法防止

風險4：電子簽章的法律效力

簽名方式	法律效力	採用難度
手寫簽名/印章	最高	需要正本
合格電子簽章	高	需認證機構
一般電子簽章	中	雲端服務即可
電子郵件確認	低	證據力不足

安全的數位轉型檢查清單

電子郵件安全

1. 確認TLS加密
2. 重要附件加密
3. 保持稽核日誌
4. 建立分級寄送規則

雲端安全

1. 最小權限原則
2. 分享連結設定到期
3. 必要時禁止下載
4. 離職自動撤銷權限

安全的檔案共享

不要透過email或LINE直接傳送機密檔案，用LOCK.PUB的密碼保護連結：

• 密碼保護：不知道密碼無法存取
• 自動到期：到期自動失效
• 存取記錄：追蹤誰查看了檔案
• 可撤回：隨時停止共享

產業注意事項

醫療機構

• 病患資訊保護法規嚴格
• 檢驗結果數位傳輸必須加密

法律事務所

• 律師保密義務要求最高安全
• 法院電子文件提交要求

不動產

• 電子契約本人驗證
• 敏感財務文件處理

中小企業

• 有限IT預算內的安全措施
• 員工資安訓練

結語

數位化是必然趨勢，但不等於自動安全。分享敏感檔案時，LOCK.PUB提供傳真從未有過的控制能力：密碼保護、到期設定、存取追蹤——全部免費。讓你的數位轉型既方便又安全。