Як безпечно ділитися договорами та документами NDA

У діловому середовищі договори та NDA (угоди про нерозголошення) належать до найбільш конфіденційних документів. Вони містять умови угод, комерційна таємниця і юридичні зобов'язання. Якщо такі документи потраплять до сторонніх осіб, наслідки можуть бути вкрай серйозними як юридичні, так і фінансові.

Тим не менш, багато компаній, як і раніше, передають подібні документи у вигляді вкладень в електронні листи або через відкриті посилання в хмарних сховищах. У цій статті розбираються типові ризики при обміні NDA та договорами, а також пропонуються безпечні засоби їх передачі.

Чому ділитися NDA та договорами небезпечно

Проблема пересилання електронної пошти

Договір, надісланий електронною поштою, може бути без обмежень пересланий будь-кому. Позначка "Не пересилати" не має жодної технічної сили. Сервери електронної пошти зламують, пристрої втрачають - і конфіденційний документ перебувають у чужих руках.

Вразливості хмарних сховищ

Документи на Google Drive або Dropbox доступні будь-кому, хто отримає посилання для спільного доступу. Навіть при тонкому налаштуванні прав доступу завантажені копії вже неможливо контролювати.

Ризик історії чатів

Файли договорів, надіслані через Slack або Telegram, залишаються в історії листування назавжди. Звільнення співробітників, крадіжка пристроїв або злом облікових записів можуть розкрити ці записи в будь-який момент.

5 поширених помилок під час обміну юридичними документами

| Помилка Рівень ризику Опис | |--------|--------------|----------| | Вкладення оригіналу у лист | Висока | Необмежене пересилання, копії на серверах | Публічні хмарні посилання | Висока | Доступ для будь-кого, хто має посилання | | Надсилання файлів через месенджери | Середня | Постійне зберігання історії чату | | PDF без пароля Середня | Миттєве читання під час перехоплення файлу | | Обмін без дії | Середня | Доступ зберігається після необхідності |

Три принципи безпечного обміну документами

1. Контроль доступу: захист паролем

Для перегляду документа потрібно ввести пароль. Посилання та пароль передаються різними каналами - компрометація одного з них не дає доступу до документа.

2. Обмеження за часом: термін дії

Якщо визначено період розгляду договору, встановіть такий самий термін дії для посилання. Після підписання зберігайте оригінал, а загальне посилання автоматично деактивується.

3. Відстеження: журнал доступу

Якщо ви можете бачити, хто і коли звертався до документа, ви зможете негайно відреагувати на несанкціонований доступ.

Як безпечно ділитися NDA за допомогою LOCK.PUB

Захищені паролем посилання LOCK.PUB дозволяють застосувати всі три принципи в одному робочому процесі.

Покрокове керівництво

1. Завантажте документ -- розмістіть NDA або договір у хмарному сховищі (Google Drive, OneDrive тощо)
2. Створіть захищене посилання -- введіть URL-адресу документа на LOCK.PUB і задайте пароль
3. Встановіть термін дії -- задайте термін, що відповідає періоду розгляду (наприклад, 7 днів)
4. Надішліть посилання -- передайте посилання LOCK.PUB електронною поштою
5. Передайте пароль окремо -- повідомте пароль за телефоном або SMS
6. Слідкуйте за доступом -- використовуйте аналітику, щоб переконатися, що одержувач переглянув документ

Чому цей підхід працює

• Без пароля неможливо перейти до вихідного URL-адреси документа
• Посилання автоматично закінчується після заданого періоду
• Вихідна URL ніколи не розкривається безпосередньо і не індексується пошуковими системами
• Аналітика доступу надає чіткий журнал переглядів

Порівняння способів обміну

| Критерій | Вкладення у лист | Хмарний доступ Захист посилання LOCK.PUB | |----------|-------------------|-----------------|---------------------------| | Захист паролем Ні | Обмежено | Так | | Термін дії Ні | Ні | Так | | Обмеження пересилання | Ні | Обмежено | Так (потрібний пароль) | | Відстеження доступу Ні | Обмежено | Так | | Складність налаштування | Легко | Середня | Легко | | Відкликання після підписання | Ні | вручну | Автоматичне закінчення |

Додаткові рекомендації для юристів

Контроль версій

Створюйте нове захищене посилання під час кожного надсилання виправленої версії. Посилання на попередні версії автоматично закінчуються, що унеможливлює випадкове використання застарілого документа.

Багатосторонні договори

Для угод за участю кількох сторін створюйте окремі захищені посилання з різними паролями для кожної сторони. Це дозволяє керувати доступом та відкликати його індивідуально.

Готовність до аудиту

Якщо необхідно вести облік поширення документів, дані аналітики LOCK.PUB є підтвердженням того, хто і коли звертався до кожного документа.

Почніть прямо зараз

Договори та NDA – це ключові активи бізнесу. Замість того, щоб надсилати їх без захисту електронною поштою, ділитесь ними через захищені посилання з паролем та автоматичним терміном дії.

Створіть своє перше захищене посилання на LOCK.PUB вже сьогодні.

Створити захищене посилання