วิธีตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel: คู่มือทุกแพลตฟอร์ม

สเปรดชีตเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดในองค์กร เงินเดือน รายชื่อลูกค้า ประมาณการรายได้ การคำนวณภาษี ข้อมูล HR หากตกไปอยู่ในมือที่ผิด ผลกระทบอาจร้ายแรง

ข่าวดี: Microsoft Excel มีการเข้ารหัสในตัวที่ใช้ AES-256 มาตรฐานเดียวกับธนาคารและหน่วยงานราชการ

วิธีที่ 1: Excel บน Windows

1. เปิดไฟล์ Excel
2. คลิก File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password
3. ใส่รหัสผ่านที่แข็งแรงและยืนยัน
4. บันทึกไฟล์

วิธีที่ 2: Excel บน Mac

1. เปิดไฟล์ > Review > Protect Workbook
2. ใส่รหัสผ่าน > ยืนยัน > บันทึก

วิธีที่ 3: Google Sheets

Google Sheets ไม่รองรับรหัสผ่านป้องกัน สิ่งที่ทำได้คือจำกัดการแชร์ ตั้งสิทธิ์ดูอย่างเดียว ปิดการดาวน์โหลด

วิธีที่ 4: LibreOffice Calc

1. File > Save As > เลือก Save with Password > ใส่รหัสผ่าน > บันทึก

ขั้นตอนที่มักถูกลืม: แชร์รหัสผ่านอย่างปลอดภัยอย่างไร

คุณเข้ารหัสไฟล์แล้ว ตอนนี้ต้องส่งรหัสผ่านให้ผู้รับ นี่คือจุดที่คนส่วนใหญ่ทำผิดพลาด

สิ่งที่ไม่ควรทำ:

• ส่งไฟล์และรหัสผ่านในอีเมลเดียวกัน
• ส่งรหัสผ่านผ่าน LINE ในเธรดเดียวกันที่แชร์ไฟล์

วิธีที่ดีกว่า:

ส่งไฟล์และรหัสผ่านผ่าน ช่องทางต่างกัน LOCK.PUB ให้คุณสร้างลิงก์ที่มีรหัสผ่านป้องกัน (หมดอายุอัตโนมัติได้กับ Pro):

1. ไปที่ lock.pub สร้าง secret memo
2. พิมพ์รหัสผ่าน Excel ลงใน memo
3. หากใช้ Pro ตั้งเวลาหมดอายุ (เช่น 24 ชั่วโมง)
4. แชร์ลิงก์ LOCK.PUB ให้ผู้รับ

ผู้รับเปิดลิงก์ ใส่รหัสเข้าถึง เห็นรหัสผ่าน และ memo จะเปิดไม่ได้อีกเมื่อหมดอายุ (Pro) ไม่มีรหัสผ่านค้างในอีเมล ไม่มีข้อความแชทให้แคปหน้าจอ

สรุป

การตั้งรหัสผ่าน Excel ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที แต่การเข้ารหัสแข็งแรงเท่ากับวิธีส่งรหัสผ่านเท่านั้น

เข้ารหัสไฟล์ ใช้รหัสผ่านที่แข็งแรง และแชร์รหัสผ่านผ่านช่องทางชั่วคราวที่ปลอดภัยเช่น LOCK.PUB เพื่อไม่ให้มันค้างอยู่ในกล่องจดหมายของใครตลอดไป