วิธีตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel: คู่มือทุกแพลตฟอร์ม

สเปรดชีตเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สุดในองค์กร เงินเดือน รายชื่อลูกค้า ประมาณการรายได้ การคำนวณภาษี ข้อมูล HR หากตกไปอยู่ในมือที่ผิด ผลกระทบอาจร้ายแรง

ข่าวดี: Microsoft Excel มีการเข้ารหัสในตัวที่ใช้ AES-256 มาตรฐานเดียวกับธนาคารและหน่วยงานราชการ

วิธีที่ 1: Excel บน Windows

1. เปิดไฟล์ Excel
2. คลิก File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password
3. ใส่รหัสผ่านที่แข็งแรงและยืนยัน
4. บันทึกไฟล์

วิธีที่ 2: Excel บน Mac

1. เปิดไฟล์ > Review > Protect Workbook
2. ใส่รหัสผ่าน > ยืนยัน > บันทึก

วิธีที่ 3: Google Sheets

Google Sheets ไม่รองรับรหัสผ่านป้องกัน สิ่งที่ทำได้คือจำกัดการแชร์ ตั้งสิทธิ์ดูอย่างเดียว ปิดการดาวน์โหลด

วิธีที่ 4: LibreOffice Calc

1. File > Save As > เลือก Save with Password > ใส่รหัสผ่าน > บันทึก

ขั้นตอนที่มักถูกลืม: แชร์รหัสผ่านอย่างปลอดภัยอย่างไร

คุณเข้ารหัสไฟล์แล้ว ตอนนี้ต้องส่งรหัสผ่านให้ผู้รับ นี่คือจุดที่คนส่วนใหญ่ทำผิดพลาด

สิ่งที่ไม่ควรทำ:

• ส่งไฟล์และรหัสผ่านในอีเมลเดียวกัน
• ส่งรหัสผ่านผ่าน LINE ในเธรดเดียวกันที่แชร์ไฟล์

วิธีที่ดีกว่า:

ส่งไฟล์และรหัสผ่านผ่าน ช่องทางต่างกัน LOCK.PUB ให้คุณสร้างลิงก์ที่มีรหัสผ่านป้องกันและหมดอายุอัตโนมัติ:

1. ไปที่ lock.pub สร้าง secret memo
2. พิมพ์รหัสผ่าน Excel ลงใน memo
3. ตั้งเวลาหมดอายุ (เช่น 24 ชั่วโมง)
4. แชร์ลิงก์ LOCK.PUB ให้ผู้รับ

ผู้รับเปิดลิงก์ ใส่รหัสเข้าถึง เห็นรหัสผ่าน และ memo หมดอายุอัตโนมัติ

สรุป

การตั้งรหัสผ่าน Excel ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที แต่การเข้ารหัสแข็งแรงเท่ากับวิธีส่งรหัสผ่านเท่านั้น

เข้ารหัสไฟล์ ใช้รหัสผ่านที่แข็งแรง และแชร์รหัสผ่านผ่านช่องทางชั่วคราวที่ปลอดภัยเช่น LOCK.PUB เพื่อไม่ให้มันค้างอยู่ในกล่องจดหมายของใครตลอดไป