Hur du delar skattedokument på ett säkert sätt med din revisor eller make

Skattesäsongen anländer och kontomannen mailar dig: "Kan du skicka mig din W-2, förra årets retur och en kopia av ditt socialförsäkringskort?" Du tar din telefon, tar bilder på allt och skickar tillbaka dem via e-post. På mindre än en minut finns ditt personnummer, inkomstinformation och arbetsgivarinformation i två okrypterade inkorgar - permanent.

Skattehandlingar är den enskilt rikaste källan till personuppgifter som de flesta någonsin delar. Så här gör du det säkert.

Vad gör skattedokument så farliga att dela

En enda skattedeklaration innehåller allt en brottsling behöver för att stjäla din identitet och dina pengar.

Data som finns i vanliga skattedokument

Dokument	Känsliga data
W-2 / 1099	SSN, arbetsgivarens EIN, inkomst, adress
Skattedeklaration (1040)	SSN (din och makas), inkomst, bankdirigeringsnummer, anhörigas SSN
Socialförsäkringskort	Fullständigt SSN, juridiskt namn
1098 (Inteckningsränta)	Lånebelopp, fastighetsadress, långivare info
K-1 (partnerskapsinkomst)	SSN/EIN, företagsinkomst, utdelningar

Varför denna data är en guldgruva för brottslingar

• Skatteåterbetalningsbedrägeri: Någon lämnar in en falsk deklaration med ditt SSN innan du gör det - stjäl din återbetalning
• Fullständig identitetsstöld: SSN + DOB + adress från deklaration räcker för att öppna kreditkort, lån och bankkonton
• Anställningsbedrägeri: Ditt SSN kan användas för att få anställning, vilket gör att du är skattskyldig
• IRS-komplikationer: Att reda ut identitetsstöld med IRS tar i genomsnitt 6-12 månader

IRS rapporterade över 1,1 miljoner skatterelaterade identitetsstöldfall de senaste åren. Majoriteten börjar med stulna personuppgifter.

När du behöver dela skattedokument

1. Skicka dokument till din revisor eller CPA

Din skatteförberedare behöver W-2s, 1099s, tidigare returer och stödjande dokument. Många revisorer accepterar fortfarande dessa via vanlig e-post.

2. Dela med din make

Gemensamt arkivering innebär att båda parter behöver tillgång till varandras inkomstdokument, tidigare returer och personnummer.

3. Ansöka om bolån eller lån

Långivare kräver två års skattedeklarationer, W-2s och ibland fullständiga utskrifter direkt från IRS. Dessa delar du ofta genom en lånehandläggare via e-post.

4. Tillhandahållande av dokument för ekonomiskt stöd (FAFSA)

Ansökningar om ekonomiskt stöd från college kräver skattedeklarationer från föräldrar, vilket innebär att föräldrar delar mycket känsliga dokument med sina barn - ofta genom sms.

5. Arbeta med en finansiell rådgivare

Fastighetsplanering, pensionsprognoser och investeringsstrategier kräver alla dina skatteuppgifter.

Varför e-post är det sämsta valet för skattedokument

De flesta skickar e-post till skattehandlingar eftersom deras revisor frågar efter dem på det sättet. Här är varför det är ett problem:

• E-post är inte krypterad som standard: Standard e-post skickar bilagor i vanlig text över internet
• Permanent lagring: Dessa dokument ligger i båda inkorgarna för alltid om de inte raderas manuellt - och även då ligger de kvar i säkerhetskopior
• Kontokollisioner: Om något av e-postkontona hackas avslöjas varje skattedokument som någonsin skickats
• Fel mottagare: Autoslutförande skickar din skattedeklaration till fel "John" och du kan inte ångra den
• IRS varnar för det: IRS rekommenderar uttryckligen skattebetalare att inte skicka SSN eller skattedokument via okrypterad e-post

4 säkra sätt att dela skattedokument

1. Din revisors säkra kundportal

Många CPA-företag och skatteförberedande tjänster (Intuit, H&R Block, Drake) erbjuder krypterade klientportaler för dokument ladda upp. Fråga alltid din kontoant om de har en - och använd den.

2. Lösenordsskyddad memo-länk

Skapa ett lösenordsskyddad memo på LOCK.PUB för att dela specifik information som SSN, EIN eller banknummer. Skriv in detaljerna, ställ in ett lösenord och en utgångstid (24 timmar är gott för skattesäsong), dela sedan länken via en kanal och lösenordet via en annan. Informationen automatisk raderings efter utgången.

3. Lösenordsskyddad fildelning

Behöver du skicka W-2-skanningar, PDF-filer för skattedeklarationer eller foton av identifiering? Använd LOCK.PUB för att dela filer bakom ett lösenord med ett utgångsdatum. Din revisor öppnar länken, anger lösenordet, laddar ner det de behöver och länken går ut. Inga kopior flyter runt e-postservrar på obestämd tid.

4. Handoff för personlig dokument

För de mest känsliga dokumenten – socialförsäkringskort, originaldeklarationer – ta med fysiska kopior direkt till ditt kontomanskontor. Inget digitalt spår, ingen avlyssningsrisk.

Checklista för delning av skattedokument

Innan du skickar något skattedokument, verifiera dessa fem saker:

• Delar du det minsta nödvändiga? Din revisor kanske bara behöver specifika nummer, inte hela dokument
• Är kanalen krypterad eller lösenordsskyddad? Om svaret är "vanlig e-post", hitta en bättre metod
• Upphörer delningsmetoden? Skattehandlingar ska inte permanentas i ett delat utrymme
• Har du bekräftat mottagaren? Dubbelkolla e-postadress eller telefonnummer innan du skickar
• Kan du verifiera att begäran är legitim? Skatterelaterad nätfiskebedrägeris spike varje anmälningssäsong — bekräfta förfrågningar direkt med ditt kontoant

Skydda din skatteinformation från och med den här säsongen

Dina skattehandlingar innehåller den mest koncentrerade insamlingen av personuppgifter du någonsin kommer att hantera. Nästa gång din kontoant ber om en W-2 eller din make behöver ditt SSN för en gemensam arkivering, spendera trettio sekunder på att skydda den med ett lösenord och ett utgångsdatum. Den lilla vanan är skillnaden mellan en smidig skattesäsong och månader av identitetsstöld återhämtning.

Skapa en säker länk nu -->