Cara Melindungi Data Pekerja pada Platform SaaS HR & Gaji

Jika syarikat anda menggunakan BambooHR, Gusto, Workday, atau Rippling untuk HR dan gaji, anda sudah tahu betapa mudahnya pengurusan sumber manusia berasaskan awan. Tetapi kemudahan datang dengan kos tersembunyi: semua data paling sensitif pekerja anda hidup di satu tempat.

Bagaimana Data Pekerja Sebenarnya Bocor

1. Kelayakan Pentadbir Dikongsi

Pengurus HR bercuti atau berhenti, dan penyelesaiannya ialah menghantar kata laluan melalui WhatsApp.

2. Laporan Gaji Dihantar Melalui E-mel

Pasukan kewangan rutin menghantar ringkasan gaji kepada akauntan melalui e-mel. Satu penerima yang salah dan data gaji seluruh syarikat terdedah.

3. Perkongsian Pihak Ketiga dengan Akauntan

Berkongsi dokumen cukai atau fail pendaftaran faedah dengan CPA luaran biasanya bermakna melampirkan hamparan ke e-mel. Tiada penyulitan, tiada kawalan akses, tiada tamat tempoh.

4. Akses Usang Selepas Offboarding

Jika akses platform HR bekas pekerja tidak dibatalkan pada hari terakhir mereka, mereka masih boleh melayari data peribadi semua orang.

Cara Lebih Selamat Berkongsi Data Pekerja Sensitif

Gunakan Pautan Dilindungi Kata Laluan untuk Perkongsian Luaran

Apabila anda perlu menghantar data gaji kepada akauntan, jangan hanya lampirkan hamparan ke e-mel. Gunakan LOCK.PUB untuk mencipta memo atau pautan dilindungi kata laluan dengan tarikh tamat tempoh.

Penyerahan Kelayakan Selamat

Apabila memindahkan akses pentadbir HR kepada ahli pasukan baru, gunakan memo rahsia musnah sendiri di LOCK.PUB. Memo hilang selepas dibaca — tiada kelayakan yang berlarutan dalam sejarah chat.

Tiga Perkara untuk Dilakukan Hari Ini

1. Aktifkan MFA — pada setiap akaun pentadbir HR dan gaji
2. Audit pengguna yang telah dioffboard — semak semua orang yang meninggalkan dalam 6 bulan lalu telah dinyahperuntuk sepenuhnya
3. Tukar cara anda berkongsi — Berhenti menghantar fail sensitif melalui e-mel. Gunakan LOCK.PUB untuk menghantar pautan dilindungi kata laluan yang tamat tempoh

Data pekerja adalah tanggungjawab terbesar anda sekaligus liabiliti terbesar anda. Perlakukannya sewajarnya.