퇴사할 때 인수인계 자료를 안전하게 관리하는 법

직원의 퇴사는 조직에서 가장 보안 위험이 높은 시점 중 하나입니다. 수년간 축적된 계정 정보, 접속 권한, 프로젝트 자료가 한 사람에게 집중되어 있다가 이를 인계해야 하기 때문입니다.

포스트잇에 비밀번호를 적어두거나, 공유 스프레드시트에 계정 목록을 정리하거나, 구두로 전달하는 방식은 심각한 보안 사고로 이어질 수 있습니다. 이 가이드에서는 퇴사 시 인수인계 자료를 안전하게 관리하는 방법과, 퇴사자와 관리자 모두를 위한 체크리스트를 제공합니다.

퇴사 시 보안 위험이 높은 이유

집중된 접근 권한

오랫동안 근무한 직원일수록 많은 시스템과 서비스에 대한 접근 권한을 보유하고 있습니다. 이 권한이 적절히 이전되지 않으면 업무 공백이 발생하고, 적절히 회수되지 않으면 보안 사고가 발생합니다.

비공식적 정보 관리

많은 직원이 개인 메모, 브라우저 저장 비밀번호, 개인 기기의 인증 앱 등 비공식적인 방법으로 업무 정보를 관리합니다. 이런 정보는 퇴사 시 체계적으로 전달되기 어렵습니다.

감정적 요인

퇴사 과정에서 발생하는 불만이나 갈등이 의도적인 정보 유출이나 데이터 삭제로 이어질 수 있습니다.

안전하게 인수인계해야 할 항목

항목	예시	위험도
계정 비밀번호	관리자 계정, CMS, 호스팅	매우 높음
API 키 및 토큰	결제 서비스, 외부 API, 클라우드	매우 높음
서버 접속 정보	SSH 키, DB 접속 정보, VPN 계정	매우 높음
프로젝트 파일	설계 문서, 기획서, 소스 코드	높음
고객 연락처	CRM 데이터, 주요 거래처 연락처	높음
업무 프로세스	매뉴얼, 반복 업무 절차, 담당자 목록	보통

위험한 인수인계 방법

포스트잇이나 메모지

물리적 메모는 분실, 촬영, 복사가 쉽고, 누가 정보를 확인했는지 추적할 수 없습니다.

공유 스프레드시트

구글 시트나 엑셀 파일에 비밀번호를 정리하면 접근 권한을 가진 모든 사람이 볼 수 있고, 파일이 복사되면 통제가 불가능합니다.

구두 전달

기억에 의존하면 정보 누락이 발생하고, 전달 내용에 대한 기록이 없어 분쟁 시 증빙이 불가능합니다.

일반 메신저

카카오톡이나 슬랙으로 비밀번호를 보내면 대화 기록에 영구적으로 남아 퇴사 후에도 접근 가능합니다.

안전한 인수인계 프로세스

1단계: 자산 목록 작성

퇴사자가 보유한 모든 계정과 접근 권한을 목록화합니다.

• 사용 중인 모든 서비스 계정
• 보유한 API 키 및 토큰
• 서버 및 데이터베이스 접속 정보
• 프로젝트 관련 문서와 파일 위치
• 담당 고객 및 거래처 정보

2단계: 비밀번호 보호 메모로 안전하게 전달

각 계정 정보를 개별 비밀번호 보호 메모로 생성하여 인수자에게 전달합니다. 핵심은 만료 시간을 설정하는 것입니다.

설정 가이드:

• 인수인계 기간이 1주일이라면, 만료 시간을 10일로 설정
• 링크는 이메일로, 비밀번호는 문자나 전화로 별도 전달
• 인수자가 정보를 확인한 후 즉시 비밀번호 변경

3단계: 비밀번호 변경

인수자가 정보를 확인한 후, 모든 인계된 계정의 비밀번호를 즉시 변경합니다. 이렇게 하면 만료 시간 이전에도 메모의 정보는 더 이상 유효하지 않게 됩니다.

4단계: 이전 접근 권한 회수

퇴사자의 모든 접근 권한을 체계적으로 회수합니다.

• 회사 이메일 계정 비활성화
• 모든 공유 서비스 접근 권한 제거
• VPN 및 원격 접속 권한 회수
• 물리적 출입 카드 반납
• 개인 기기에서 회사 데이터 삭제 확인

LOCK.PUB으로 안전한 인수인계 실현하기

LOCK.PUB의 비밀번호 보호 메모는 인수인계에 이상적인 도구입니다.

사용 방법

1. 각 계정 정보를 별도의 비밀 메모로 작성
2. 인수인계 기간에 맞춰 만료 시간 설정 (예: 7~14일)
3. 메모 링크를 인수자에게 이메일로 전달
4. 비밀번호는 별도 채널(전화, 문자)로 전달
5. 인수자가 확인 후 원래 계정 비밀번호를 변경

이 방법의 장점

• 만료 시간 이후 메모가 자동으로 접근 불가
• 비밀번호 변경 후 메모 내용은 더 이상 유효하지 않음
• 메신저 기록에 비밀번호가 영구적으로 남지 않음
• 분석 기능으로 인수자의 확인 여부 추적 가능

퇴사자를 위한 체크리스트

• 모든 업무 계정 목록을 작성했는가
• 각 계정 정보를 안전한 방법으로 인수자에게 전달했는가
• 개인 기기에서 회사 데이터를 삭제했는가
• 개인 클라우드에 업무 파일이 남아있지 않은가
• 퇴사 후 접근이 불가능한 정보가 있는지 확인했는가

관리자를 위한 체크리스트

• 퇴사자의 모든 접근 권한 목록을 확인했는가
• 인수인계 기간과 방법을 명확히 정했는가
• 인계된 모든 계정의 비밀번호를 변경했는가
• 퇴사자의 모든 접근 권한을 회수했는가
• 퇴사 후 비정상 접근 모니터링을 설정했는가
• 인수인계 완료 여부를 문서화했는가

지금 시작하세요

체계적인 인수인계는 조직의 보안과 업무 연속성 모두를 보호합니다. 비밀번호 보호 메모를 활용하면 인수인계 기간 동안만 안전하게 정보를 공유하고, 이후에는 자동으로 접근이 차단됩니다.

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