सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक से फाइल, फोटो, नोट और ऑडियो कैसे लें
जानें कि सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक से क्लाइंट दस्तावेज, फोटो, नोट और वॉइस मैसेज को एन्क्रिप्टेड सबमिशन और वैकल्पिक सबमिट पासवर्ड के साथ कैसे लिया जा सकता है।
सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक से फाइल, फोटो, नोट और ऑडियो कैसे लें
अधिकतर सिक्योर शेयरिंग टूल उस स्थिति के लिए बनाए जाते हैं जहां आप किसी और को कुछ भेजते हैं। लेकिन असली काम में कई बार उल्टा होता है। क्लाइंट को टैक्स दस्तावेज भेजने होते हैं, नए कर्मचारी को आईडी फाइल जमा करनी होती है, ग्राहक को स्क्रीनशॉट और वॉइस स्पष्टीकरण भेजना होता है।
सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक ऐसे काम के लिए एक सुरक्षित इनटेक पेज है। आप तय करते हैं कि क्या चाहिए, एक लिंक भेजते हैं, और सबमिशन को एक जगह देखते हैं।
सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक क्या है?
यह एक निजी कलेक्शन पेज है। ईमेल अटैचमेंट या चैट में संवेदनशील जानकारी मांगने की जगह आप जरूरत के अनुसार ब्लॉक जोड़ सकते हैं:
- तैयारी बताने वाला निर्देश ब्लॉक
- नाम, विवरण या छोटा जवाब लेने वाला मेमो ब्लॉक
- PDF, ZIP, कॉन्ट्रैक्ट या टैक्स फॉर्म लेने वाला फाइल ब्लॉक
- स्क्रीनशॉट, रसीद, आईडी फोटो या प्रूफ लेने वाला इमेज ब्लॉक
- वॉइस स्पष्टीकरण या रिपोर्ट लेने वाला ऑडियो ब्लॉक
सबमिटर लिंक खोलता है, मांगी गई चीजें भरता है और भेजता है। जमा की गई सामग्री स्टोरेज से पहले एन्क्रिप्ट होती है, और क्रिएटर उसे डैशबोर्ड से खोलता है।
ईमेल और सामान्य फॉर्म जोखिम भरे क्यों हैं
ईमेल अटैचमेंट लंबे समय तक इनबॉक्स में रहते हैं। वे फॉरवर्ड हो सकते हैं और बाद में खोजे जा सकते हैं। सामान्य ऑनलाइन फॉर्म व्यवस्थित लगते हैं, लेकिन वे सीक्रेट जानकारी के लिए नहीं बने होते। आईडी फोटो, कॉन्ट्रैक्ट, बैंक जानकारी या पासवर्ड प्लेनटेक्स्ट जवाब में रह सकते हैं।
चैट ऐप्स में जानकारी बिखर जाती है। एक फाइल DM में, एक स्क्रीनशॉट ग्रुप में, एक सुधार ईमेल में और एक वॉइस नोट किसी दूसरे ऐप में रह जाता है।
कहां उपयोगी है
| स्थिति | उपयोगी ब्लॉक |
|---|---|
| क्लाइंट ऑनबोर्डिंग | निर्देश, मेमो, फाइल, इमेज |
| टैक्स या अकाउंटिंग | निर्देश, फाइल, इमेज |
| HR ऑनबोर्डिंग | मेमो, फाइल, इमेज |
| ग्राहक सहायता प्रूफ | इमेज, ऑडियो, मेमो |
| कानूनी दस्तावेज | निर्देश, फाइल, मेमो |
मुख्य फायदा स्पष्टता है। भेजने वाले को पता होता है कि क्या जमा करना है, और आपको सब कुछ अलग-अलग ऐप्स में खोजने की जरूरत नहीं पड़ती।
सुरक्षित तरीका
- रिक्वेस्ट लिंक बनाएं।
- शीर्षक और विवरण में साफ बताएं कि जानकारी क्यों चाहिए।
- केवल जरूरी ब्लॉक जोड़ें।
- अगर लिंक सार्वजनिक या ज्यादा लोगों तक जा सकता है, तो सबमिट पासवर्ड लगाएं।
- लिंक और महत्वपूर्ण पासवर्ड जानकारी अलग-अलग चैनल से भेजें।
- डैशबोर्ड में सबमिशन देखें।
अच्छा रिक्वेस्ट लिंक छोटा और स्पष्ट होता है। "सारे प्रोजेक्ट दस्तावेज" कहने के बजाय "साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट PDF" या "पेमेंट रसीद का स्क्रीनशॉट" लिखें।
फाइल शेयरिंग से फर्क
फाइल शेयरिंग तब सही है जब फाइल आपके पास है और आपको उसे भेजना है। रिक्वेस्ट लिंक तब बेहतर है जब किसी और को जानकारी आपको भेजनी है।
रिक्वेस्ट लिंक उपयोगी है जब:
- कई लोग सामग्री जमा कर सकते हैं
- नोट, फाइल, फोटो या ऑडियो साथ में चाहिए
- दोहराए जाने वाला इनटेक फ्लो चाहिए
- संवेदनशील जानकारी ईमेल और चैट में बिखरने से रोकनी है
निष्कर्ष
अगर आप अभी भी ईमेल अटैचमेंट, चैट या सामान्य फॉर्म से संवेदनशील सामग्री ले रहे हैं, तो सुरक्षित रिक्वेस्ट लिंक एक आसान अपग्रेड है।
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