چگونه فایل‌های محرمانه را در Microsoft Teams به‌صورت امن ارسال کنیم

چرا نباید فایل‌های محرمانه را از طریق چت Teams بفرستید

Microsoft Teams برای ارتباطات کاری ابزاری ضروری است. اما همین راحتی باعث می‌شود بسیاری بی‌آنکه لحظه‌ای فکر کنند، قراردادها، اطلاعات مشتریان و اسناد حساس را مستقیماً در چت‌های Teams رها کنند.

فایل‌هایی که در چت Teams بارگذاری می‌شوند، تا زمانی که کسی آن‌ها را حذف نکند یا سیاست نگهداری تعیین‌شده توسط مدیر آن‌ها را پاک نکند، با همه افراد آن چت به اشتراک گذاشته‌شده باقی می‌مانند، چون خود Teams هیچ تاریخ انقضایی تعیین نمی‌کند. این فایل‌ها در تاریخچه چت می‌مانند و اگر کارمندی سازمان را ترک کند یا حسابی به خطر بیفتد، هر فایلی که تا آن زمان به اشتراک گذاشته شده، به منبع بالقوه نشت اطلاعات تبدیل می‌شود.

۳ نقطه ضعف امنیتی در اشتراک‌گذاری فایل در Teams

۱. تاریخچه چت دائمی

فایل‌هایی که در چت Teams بارگذاری می‌شوند، تا زمانی که به‌صورت دستی حذف نشوند، برای همیشه در دسترس‌اند. قراردادی که شش ماه پیش به اشتراک گذاشته شده، هنوز با کمی اسکرول در دسترس هر کسی در کانال است.

۲. دسترسی بیش از حد مهمان‌ها

وقتی همکاران خارج از سازمان را به‌عنوان مهمان دعوت می‌کنید، ممکن است به همه فایل‌های یک کانال دسترسی پیدا کنند. مدیریت ضعیف مجوزهای مهمان به افشای داده‌های محرمانه منجر می‌شود.

۳. همگام‌سازی خودکار در موبایل

اپلیکیشن موبایل Teams فایل‌ها را به‌طور خودکار روی دستگاه ذخیره موقت (کش) می‌کند. در نتیجه ممکن است فایل‌های محرمانه روی گوشی‌های شخصی باقی بمانند.

۵ روش برای اشتراک‌گذاری امن فایل‌های محرمانه در Teams

روش ۱: از مجوزهای SharePoint استفاده کنید

فایل‌های Teams در واقع در SharePoint ذخیره می‌شوند. با تنظیم مجوز دسترسی برای هر فایل در SharePoint، می‌توانید دسترسی را به کاربران مشخصی محدود کنید.

نحوه تنظیم:

در Teams روی زبانه Files کلیک کنید
روی فایل راست‌کلیک کنید ← «Open in SharePoint»
Share ← گزینه «Specific people» را انتخاب کنید

روش ۲: برای لینک‌ها تاریخ انقضا تعیین کنید

برای لینک‌های اشتراک‌گذاری SharePoint می‌توان تاریخ انقضا تعیین کرد تا دسترسی پس از تاریخ مشخص‌شده به‌طور خودکار لغو شود.

روش ۳: برچسب‌های حساسیت اعمال کنید (Microsoft 365 E5)

برچسب‌های حساسیت Microsoft Information Protection فایل‌ها را به‌طور خودکار رمزگذاری می‌کنند و کپی، چاپ و فوروارد کردن آن‌ها را محدود می‌کنند.

روش ۴: از لینک فایل‌ها با LOCK.PUB محافظت کنید

لینک اشتراک‌گذاری SharePoint خود را در LOCK.PUB وارد کنید تا یک پوشش محافظت‌شده با رمز عبور برای آن ساخته شود. لینک LOCK.PUB را در چت Teams به اشتراک بگذارید و رمز عبور را از کانالی جداگانه مثل WhatsApp بفرستید. به این ترتیب یک محافظت دولایه ایجاد می‌شود.

روش ۵: خود فایل را رمزگذاری کنید

پیش از بارگذاری در Teams، روی فایل‌های PDF رمز عبور بگذارید یا اسناد Office را رمزگذاری کنید.

سطح امنیت پیشنهادی بر اساس میزان حساسیت

میزان حساسیت	نمونه اسناد	روش پیشنهادی
عمومی	صورت‌جلسه‌ها، برنامه‌های زمانی	اشتراک‌گذاری پیش‌فرض Teams
مهم	طرح‌های پروژه، گزارش‌ها	مجوزهای SharePoint + تاریخ انقضا
محرمانه	قراردادها، اطلاعات مشتریان	LOCK.PUB + رمز عبور جداگانه
فوق‌سری	پرونده‌های منابع انسانی، داده‌های مالی	برچسب‌های حساسیت + رمزگذاری فایل

بهترین شیوه‌ها برای همکاری با افراد خارج از سازمان

وقتی از طریق Teams با شرکای خارجی فایل به اشتراک می‌گذارید، احتیاط بیشتری لازم است.

دامنه دسترسی مهمان را محدود کنید — فقط به کانال‌های ضروری دعوت کنید
برای لینک تاریخ انقضا تعیین کنید — پس از پایان پروژه، دسترسی به‌طور خودکار لغو شود
دانلود را غیرفعال کنید — فقط اجازه مشاهده بدهید
از LOCK.PUB استفاده کنید — به لینک‌های اشتراکی محافظت با رمز عبور اضافه کنید

چک‌لیست امنیت فایل‌های محرمانه در Teams

فایل‌های محرمانه را به‌جای چت، از طریق مجوزهای SharePoint به اشتراک بگذارید
برای لینک‌های اشتراک‌گذاری تاریخ انقضا تعیین کنید
دامنه دسترسی مهمان‌های خارجی را محدود کنید
از لینک‌های حساس با LOCK.PUB محافظت کنید
رمز عبور را از کانالی جداگانه بفرستید
فایل‌های غیرضروری را به‌طور منظم حذف کنید

Teams ابزار همکاری قدرتمندی است، اما اشتراک‌گذاری فایل‌های محرمانه به تدابیر امنیتی بیشتری نیاز دارد. با ترکیب LOCK.PUB و مجوزهای SharePoint می‌توانید هم راحتی را حفظ کنید و هم امنیت را.