نحوه ارسال امن قرارداد تجاری: ریسکهای ایمیل و جایگزینها
ریسکهای ارسال قرارداد از طریق ایمیل را بشناسید و جایگزینهای امن با رمز و رمزنگاری را کشف کنید.
نحوه ارسال امن قرارداد تجاری: ریسکهای ایمیل و جایگزینها
قراردادها از پرتبادلترین اسناد در دنیای تجارت هستند. با این حال، بسیاری هنوز آنها را بهعنوان پیوست ایمیل معمولی ارسال میکنند — که بسیار خطرناکتر از آن چیزی است که تصور میکنید. در این راهنما روشهای کاربردی ارسال امن قرارداد را معرفی میکنیم.
چرا قرارداد را با ایمیل ارسال نکنیم
۱. ذخیره دائمی روی سرورهای ایمیل
پس از رسیدن ایمیل به سرور، بهصورت متن ساده ذخیره میشود. حتی اگر گیرنده آن را حذف کند، نسخهها در پشتیبانهای ارائهدهنده ایمیل باقی میمانند.
۲. صندوق ورودی قابل جستوجو است
هر کسی در شرکت گیرنده میتواند "قرارداد" یا نام شرکت شما را جستوجو کند و سند را پیدا کند.
۳. گیرنده اشتباه
تکمیل خودکار ایمیل میتواند قرارداد را به شخص اشتباهی با نام مشابه ارسال کند. موارد واقعی وجود دارد که قرارداد به رقبا رسیده است.
۴. حملات فیشینگ
مهاجمان ایمیلهای جعلی با عنوان "قرارداد" ارسال میکنند تا اعتماد را سوءاستفاده کنند.
اطلاعات حساس در قرارداد
| مورد | ریسک |
|---|---|
| مبلغ قرارداد | افشای قیمت |
| شرایط | اسرار تجاری |
| امضاها | خطر جعل |
| شناسههای مالیاتی | جعل هویت |
| جزئیات بانکی | کلاهبرداری انتقال وجه |
| اطلاعات کارکنان | نشت اطلاعات شخصی |
۵ روش امن
۱. PDF دارای رمز + ایمیل
روی PDF رمز بگذارید و ایمیل کنید.
مزایا: آشنا معایب: ابزارهای شکستن PDF فراوان هستند
۲. ابر + کنترل دسترسی
در گوگل درایو/دراپباکس بارگذاری کنید و به ایمیلهای خاص دسترسی بدهید.
مزایا: قابل ردیابی معایب: نیاز به ثبتنام، ارائهدهنده ابر دسترسی دارد
۳. تحویل حضوری
امنترین اما کند.
۴. پست سفارشی
اعتبار قانونی دارد اما بسیار کند است.
۵. LOCK.PUB — رمز + رمزنگاری سرتاسری
ارسال قرارداد با LOCK.PUB:
۱. PDF قرارداد را در lock.pub برگه "File Share" بارگذاری کنید ۲. یک رمز قوی تنظیم کنید ۳. لینک را با ایمیل و رمز را با تلفن ارسال کنید ۴. پس از دانلود توسط گیرنده، لینک را غیرفعال کنید
مزایا:
- ✅ بدون ثبتنام
- ✅ رمزنگاری سرتاسری
- ✅ حفاظت با رمز رایگان
- ✅ Pro: زمان انقضا قابل تنظیم
بهترین شیوهها
۱. هرگز رمز را در همان ایمیل قرار ندهید
نوشتن "رمز: abc123" در متن ایمیل حفاظت را بیاثر میکند. از کانال دیگری استفاده کنید.
۲. نسخه خودتان را نگه دارید
همیشه یک نسخه امن از قرارداد را در رایانه خود حفظ کنید.
۳. افزودن واترمارک
واترمارک "نام گیرنده + تاریخ" به ردیابی نشت کمک میکند.
۴. تنظیم زمان انقضا
پس از پایان مذاکرات، دسترسی باید بهطور خودکار منقضی شود.
۵. تأیید دانلود
مطمئن شوید گیرنده فایل را دریافت کرده و سپس لینک را غیرفعال کنید.
بر اساس نوع قرارداد
| نوع | توصیه |
|---|---|
| قرارداد تجاری عمومی | LOCK.PUB + رمز |
| NDA | LOCK.PUB + انقضای Pro |
| قرارداد استخدامی | LOCK.PUB (برای منابع انسانی) |
| املاک | دفتر اسناد + LOCK.PUB |
| M&A بزرگ | SFTP اختصاصی / اتاق داده امن |
جمعبندی
قرارداد یکی از مهمترین اسناد شرکت است. ذهنیت "با ایمیل میفرستم و تمام" میتواند به حوادث جدی منجر شود.
LOCK.PUB را برای اشتراک رایگان و امن قرارداد امتحان کنید. بدون ثبتنام، در ۳۰ ثانیه یک لینک محافظتشده با رمز آماده دارید.
کلمات کلیدی
شاید اینها را هم بپسندید
چگونه فایلهای بیشتر از ۲۵ مگابایت را با ایمیل بفرستیم: ۵ روش
محدودیت ۲۵ مگابایتی پیوست جیمیل و اوتلوک را دور بزنید. ۵ روش رایگان، امن و بدون نیاز به ثبتنام برای ارسال فایلهای بزرگ با ایمیل.
فریلنسرها چگونه فایلها را امن به مشتری تحویل دهند
راهنمای عملی برای فریلنسرها — طراحی، کد و اسناد را با رمز عبور و محدودیت دانلود به مشتری تحویل دهید.
ارسال رایگان فایلهای حجیم (بدون ثبتنام)
فایلهای بزرگ را رایگان و امن بدون ثبتنام ارسال کنید. مقایسه ۵ روش برای عبور از محدودیت ۲۵ مگابایتی ایمیل.
همین حالا لینک محافظتشده با رمز خود را بسازید
لینکهای محافظتشده با رمز، یادداشتهای محرمانه و گفتگوهای رمزگذاریشده را رایگان بسازید.
شروع رایگان