Informationen sicher teilen im Zeitalter der Datenschutzgesetze

Datenschutzgesetze betreffen laengst nicht mehr nur Grossunternehmen. Die EU-DSGVO, das deutsche BDSG, US-amerikanische Gesetze wie der CCPA und aehnliche Regelungen weltweit gelten fuer Organisationen jeder Groesse. Wenn Sie auch nur einen einzigen Kundennamen, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verarbeiten, unterliegen Sie diesen Gesetzen.

Dieser Leitfaden fasst die Kernanforderungen wichtiger Datenschutzgesetze zusammen und bietet praktische Methoden fuer den sicheren Austausch personenbezogener Daten im Geschaeftsalltag.

Ueberblick ueber wichtige Datenschutzgesetze

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Seit 2018 in Kraft, ist die DSGVO eines der strengsten Datenschutzgesetze weltweit. Sie gilt fuer jede Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Buergern verarbeitet. Bussgelder koennen bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

Deutsches Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das BDSG ergaenzt die DSGVO auf nationaler Ebene und enthaelt spezifische Regelungen fuer den deutschen Kontext, insbesondere zum Beschaeftigtendatenschutz.

US-Bundesstaatliche Gesetze (CCPA/CPRA und weitere)

Die USA haben kein einheitliches Bundes-Datenschutzgesetz, aber Staaten wie Kalifornien (CCPA/CPRA), Virginia und Colorado haben eigene umfassende Regelungen erlassen.

Was sind personenbezogene Daten

Die folgenden Kategorien werden von den meisten Datenschutzgesetzen als personenbezogene Daten eingestuft.

Kategorie	Beispiele
Identifikationsdaten	Name, Personalausweisnummer, Reisepassnummer
Kontaktdaten	E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift
Online-Kennungen	IP-Adresse, Cookies, Geraete-ID
Finanzdaten	Kartennummern, Kontodaten, Transaktionen
Gesundheitsdaten	Krankenakten, Krankenversicherungsdaten
Standortdaten	GPS-Daten, Bewegungsmuster

Pflichten beim Teilen personenbezogener Daten

1. Datenminimierung

Erheben und teilen Sie nur die minimal notwendigen Informationen.

2. Verschluesselte Uebertragung

Personenbezogene Daten muessen ueber verschluesselte Kanaele uebertragen werden. Unverschluesselte E-Mails oder Standard-Messenger erfuellen moeglicherweise nicht die gesetzlichen Anforderungen.

3. Speicherbegrenzung

Personenbezogene Daten duerfen nur fuer den zur Zweckerfuellung notwendigen Zeitraum gespeichert werden.

4. Einwilligung

Die Erhebung oder Weitergabe an Dritte erfordert in der Regel die Einwilligung der betroffenen Person.

5. Zugriffsbeschraenkung

Beschraenken Sie den Zugang zu personenbezogenen Daten auf die minimal erforderliche Anzahl von Personen.

Vergleich wichtiger Datenschutzgesetze

Merkmal	EU DSGVO	US CCPA/CPRA	DE BDSG
Geltungsbereich	Jede Org. mit EU-Buergerdaten	Unternehmen mit CA-Einwohnern	Ergaenzt DSGVO in DE
Einwilligung	Einwilligung oder berechtigtes Interesse	Opt-out-orientiert	Wie DSGVO + Beschaeftigtendatenschutz
Hoechstbussgelder	4% Umsatz oder 20 Mio. EUR	Bis zu $7.500 pro Verstoss	Wie DSGVO
Speicherung	Loeschen bei Zweckerfuellung	Loeschen in angemessener Frist	Wie DSGVO
Betroffenenrechte	Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Portierung	Auskunft, Loeschung, Opt-out	Wie DSGVO

LOCK.PUB fuer datenschutzkonformen Austausch nutzen

Die Funktionen von LOCK.PUB stimmen mit den Kernprinzipien des Datenschutzrechts ueberein.

Passwortschutz = Zugangskontrolle

Nur Personen mit dem Passwort koennen auf die Informationen zugreifen.

Ablaufzeit = Speicherfrist-Konformitaet

Eine Ablaufzeit auf geteilten Links stellt sicher, dass der Zugang automatisch widerrufen wird.

Getrennter Kanalversand = Erhoehte Sicherheit

Link und Passwort ueber verschiedene Kanaele zu senden bedeutet, dass die Kompromittierung eines Kanals allein die Daten nicht offenlegt.

Zugriffsanalyse = Pruefpfad

Die Analysefunktion verfolgt, wer wann auf Informationen zugegriffen hat.

Praxistipps fuer kleine Unternehmen

Beim Teilen von Kundendaten

• Nicht per E-Mail oder Messenger direkt versenden; passwortgeschuetzte Memos nutzen
• Nur notwendige Daten einschliessen
• Ablaufzeiten setzen

Bei Datenweitergabe an externe Dienstleister

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschliessen
• Daten ueber passwortgeschuetzte Links mit Ablauf bereitstellen
• Zugriffsprotokolle fuehren

Beim internen Austausch personenbezogener Daten

• Keine personenbezogenen Daten in geteilten Tabellenkalkulationen speichern
• Nur an Berechtigte per passwortgeschuetztem Memo weitergeben
• Ablauf setzen fuer automatischen Zugangsentzug nach Aufgabenabschluss

Strafen bei Verstoessen

• EU: Bussgelder bis 4% des weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro
• US Kalifornien: Bis zu $7.500 pro vorsaetzlichem Verstoss
• Deutschland: Wie DSGVO, zusaetzlich strafrechtliche Konsequenzen moeglich

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