Jak bezpečně sdílet daňové dokumenty s účetním nebo manželem či manželkou

Přijde daňová sezóna a účetní vám napíše e-mail: „Můžete mi poslat formulář W-2, loňské přiznání a kopii karty sociálního zabezpečení?“ Vezmete telefon, všechno vyfotíte a pošlete zpátky e-mailem. Za necelou minutu leží vaše číslo sociálního zabezpečení (SSN), údaje o příjmech a informace o zaměstnavateli ve dvou nešifrovaných schránkách — natrvalo.

Daňové dokumenty jsou pro většinu lidí vůbec nejbohatším zdrojem osobních údajů, jaký kdy sdílejí. Takto to můžete udělat bezpečně.

Proč je sdílení daňových dokumentů tak nebezpečné

Jediné daňové přiznání obsahuje všechno, co zločinec potřebuje, aby vám ukradl identitu i peníze.

Údaje v běžných daňových dokumentech

Dokument	Citlivé údaje
W-2 / 1099	SSN, EIN zaměstnavatele, příjem, adresa
Daňové přiznání (1040)	SSN (vaše i manželovo či manželčino), příjem, bankovní směrovací čísla, SSN vyživovaných osob
Karta sociálního zabezpečení	Úplné SSN, úřední jméno
1098 (úroky z hypotéky)	Výše úvěru, adresa nemovitosti, údaje o věřiteli
K-1 (příjmy ze společnosti)	SSN/EIN, podnikatelský příjem, výplaty podílů

Proč jsou tato data pro zločince zlatý důl

• Podvod s vratkou daně: Někdo podá falešné přiznání s vaším SSN dřív než vy — a ukradne vám vratku
• Úplná krádež identity: SSN + datum narození + adresa z daňového přiznání stačí k založení kreditních karet, úvěrů a bankovních účtů
• Podvod se zaměstnáním: Vaše SSN může někdo použít k získání zaměstnání a daňová povinnost pak zůstane na vás
• Komplikace s IRS: Vyřešit krádež identity s IRS trvá v průměru 6–12 měsíců

IRS v posledních letech hlásil přes 1,1 milionu případů krádeže identity souvisejících s daněmi. Většina z nich začíná odcizenými osobními údaji.

Kdy potřebujete daňové dokumenty sdílet

1. Posílání dokumentů účetnímu nebo auditorovi (CPA)

Váš daňový poradce potřebuje formuláře W-2 a 1099, předchozí přiznání a podpůrné doklady. Mnoho účetních je stále přijímá běžným e-mailem.

2. Sdílení s manželem či manželkou

Společné podání přiznání znamená, že oba partneři potřebují přístup k dokladům o příjmech toho druhého, k předchozím přiznáním i k osobním identifikačním číslům.

3. Žádost o hypotéku nebo úvěr

Věřitelé vyžadují daňová přiznání za dva roky, formuláře W-2 a někdy i úplné výpisy přímo od IRS. Často je sdílíte přes úvěrového specialistu e-mailem.

4. Doklady k žádosti o finanční podporu na studium (FAFSA)

Žádosti o finanční podporu na vysokou školu vyžadují daňová přiznání rodičů, takže rodiče sdílejí vysoce citlivé dokumenty se svými dětmi — často přes textové zprávy.

5. Spolupráce s finančním poradcem

Plánování dědictví, výhledy na důchod i investiční strategie — to vše vyžaduje vaše daňové údaje.

Proč je e-mail pro daňové dokumenty nejhorší volbou

Většina lidí posílá daňové dokumenty e-mailem, protože je o to tak účetní požádá. Tady je důvod, proč je to problém:

• E-mail ve výchozím stavu není šifrovaný: Běžný e-mail posílá přílohy přes internet jako prostý text
• Trvalé uložení: Dokumenty zůstávají v obou schránkách navždy, dokud je ručně nesmažete — a i pak přetrvávají v zálohách
• Kompromitace účtu: Pokud je kterýkoli z e-mailových účtů hacknut, jsou odhaleny všechny daňové dokumenty, které kdy byly odeslány
• Nesprávný příjemce: Automatické doplňování pošle vaše přiznání špatnému „Honzovi“ a vzít to zpět nejde
• IRS před tím varuje: IRS daňovým poplatníkům výslovně doporučuje neposílat SSN ani daňové dokumenty nešifrovaným e-mailem

4 bezpečné způsoby, jak sdílet daňové dokumenty

1. Zabezpečený klientský portál vašeho účetního

Mnoho účetních firem a služeb pro zpracování daní (Intuit, H&R Block, Drake) nabízí šifrované klientské portály pro nahrávání dokumentů. Vždy se účetního zeptejte, jestli ho má — a používejte ho.

2. Odkaz na poznámku chráněnou heslem

Chcete-li sdílet konkrétní údaje, jako jsou SSN, EIN nebo bankovní směrovací čísla, vytvořte si na LOCK.PUB poznámku chráněnou heslem. Zadejte údaje, nastavte heslo a s Pro i dobu platnosti (24 hodin na daňovou sezónu bohatě stačí), pak pošlete odkaz jedním kanálem a heslo jiným. Po vypršení platnosti se odkaz už neotevře.

3. Sdílení souborů chráněné heslem

Potřebujete poslat skeny formuláře W-2, PDF daňových přiznání nebo fotky průkazů totožnosti? Pomocí LOCK.PUB můžete sdílet soubory za heslem s datem vypršení platnosti. Účetní otevře odkaz, zadá heslo, stáhne si, co potřebuje, a platnost odkazu vyprší. Žádné kopie, které by se donekonečna povalovaly na e-mailových serverech.

4. Osobní předání dokumentů

Nejcitlivější dokumenty — karty sociálního zabezpečení, originály daňových přiznání — doneste ve fyzické podobě přímo do kanceláře účetního. Žádná digitální stopa, žádné riziko zachycení.

Kontrolní seznam pro sdílení daňových dokumentů

Než pošlete jakýkoli daňový dokument, ověřte si těchto pět věcí:

• Sdílíte jen nezbytné minimum? Účetní možná potřebuje jen konkrétní čísla, ne celé dokumenty
• Je kanál šifrovaný nebo chráněný heslem? Pokud je odpověď „běžný e-mail“, najděte lepší způsob
• Má způsob sdílení omezenou platnost? Daňové dokumenty by ve sdíleném prostoru neměly zůstávat natrvalo
• Ověřili jste příjemce? Před odesláním si znovu zkontrolujte e-mailovou adresu nebo telefonní číslo
• Můžete ověřit, že je žádost legitimní? Phishingové podvody s daňovou tematikou každou sezónu podávání přiznání prudce přibývají — žádosti si ověřujte přímo u svého účetního

Chraňte své daňové údaje už od této sezóny

Vaše daňové dokumenty obsahují tu nejkoncentrovanější sbírku osobních údajů, s jakou kdy budete pracovat. Až vás příště účetní požádá o formulář W-2 nebo manžel či manželka bude potřebovat vaše SSN ke společnému přiznání, věnujte třicet sekund tomu, abyste je ochránili heslem a dobou platnosti. Tenhle malý zvyk rozhoduje o tom, zda proběhne daňová sezóna hladce, nebo zda strávíte měsíce vzpamatováváním se z krádeže identity.

Vytvořit zabezpečený odkaz -->